به همان اندازه که استخدام نامزدهای باکیفیت دشوار است، منطقی است که شرکت شما باید تمام تلاش خود را برای حفظ کارمندان خود انجام دهد. این بدان معناست که یکی از مهمترین معیارهای سنجش نیروی کار شما، میزان حفظ کارمندان شما است.

مقداری از گردش مالی طبیعی و اجتناب ناپذیر است. مردم بازنشسته می شوند. افراد در زندگی خود فشارهای بیرونی دارند که آنها را مجبور به حرکت یا ترک می کند. افراد مجروح یا بیمار می شوند و نمی توانند به کار خود ادامه دهند. و البته، مردم به مراتع سرسبزتر می روند، مهم نیست که چمن در کنار حصار شما چقدر سبز است.

برخلاف عقل رایج، نرخ حفظ کارکنان صرفاً معکوس جابجایی کارکنان نیست. این دو عمیقاً به هم مرتبط هستند، اما برخی ملاحظات مربوط به نرخ های نگهداری است که در گردش مالی لحاظ نمی شود و بالعکس.

تعریف نرخ نگهداری

نرخ ماندگاری کارکنان درصدی است که تعداد کارمندان را در یک دوره معین با شرکت می‌مانند. بنابراین، برای تعریف نرخ ماندگاری، باید یک واحد زمان را تعریف کنید. نرخ نگهداری را می توان در هر دوره ای اندازه گیری کرد، خواه یک ماه، یک چهارم، یک سال یا بیشتر باشد. نظارت بر نرخ‌های نگهداری تاریخی بسیار مهم است، بنابراین می‌توانید ببینید که آیا حفظ در طول زمان بالا می‌رود یا کاهش می‌یابد.

نرخ حفظ می تواند برای اندازه گیری بلند مدت و اندازه گیری کوتاه مدت مهم باشد. در بلندمدت، می‌توانید از سه ماهه به سه ماهه یا سال به سال اندازه‌گیری کنید تا تأثیر تغییرات سیاست، تغییرات فرهنگی، مدیریت جدید یا سایر تغییرات بزرگ مقیاسی را که در شرکت خود ایجاد می‌کنید، ببینید.

در کوتاه مدت، نرخ حفظ می تواند تأثیر سیاست ها و تغییرات حاد و همچنین فشارهای خارجی را نشان دهد. به عنوان مثال، بیشتر شرکت‌ها در سال گذشته به دلیل همه‌گیری ویروس کرونا که بازار کار را به هم ریخته است، معیارهای بسیار منحرفی داشته‌اند. در مقیاس یک دهه، این احتمال وجود دارد که یک ضربه در رادار باشد. در مقیاس یک یا دو سال، این یک تغییر چشمگیر است. اندازه گیری میزان نگهداری در هر دو مقیاس به شما کمک می کند تا داده ها را در چشم انداز قرار دهید.

همانطور که در بالا ذکر شد، حفظ کارکنان صرفا معکوس جابجایی کارکنان نیست. اگر یک موقعیت دارید که یک کارمند آن را ترک می‌کند، یک موقعیت جدید استخدام می‌کنید، آنها هم می‌روند، و شما جایگزین آن‌ها را استخدام می‌کنید، دو مورد از جابجایی دارید اما فقط یک موقعیت از دست رفته حفظ می‌کنید.

فرمول پایه

بیایید نگاهی به فرمول اصلی برای نرخ ماندگاری بیندازیم. در دو قسمت آمده است.

قسمت 1: TE – EL = ER، که در آن:

• TE: مجموع کارکنان در ابتدای بازه زمانی شما.
• EL: تعداد آن دسته از کارکنانی که در طول بازه زمانی آن را ترک کردند.
• ER: کارمندانی که در پایان بازه زمانی باقی می مانند.

سپس از ER محاسبه شده خود برای قسمت دوم استفاده می کنید.

قسمت 2: (ER / TE) * 100 = نرخ حفظ

این به شما یک درصد درصد حفظ می‌دهد که می‌تواند برای بازه زمانی معین، بالاتر یا کمتر از 100 درصد باشد.

موقعیت های نمونه

دو موقعیت اساسی وجود دارد که می توانید در آن قرار بگیرید.

در موقعیت اول مقداری گردش مالی دارید. فرض کنید با 100 کارمند شروع می کنید و پنج کارمند در سه ماهه اول ترک می کنند.

TE(100) – EL(5) = ER(95)
ER(95) / TE(100) = 0.95 * 100 = 95% نرخ حفظ

وضعیت دوم افزایش استخدام بدون گردش مالی را نشان می دهد. فرض کنید از 100 کارمند شروع می‌کنید، پنج نفر دیگر را استخدام می‌کنید و هیچ‌کدام از آنها در طول بازه زمانی آن را ترک نمی‌کنند.

TE (100) – EL (0) = ER (100)
ER (100) / TE (100) = 1 * 100 = 100٪ نرخ حفظ

توجه داشته باشید که استخدام کارمندان جدید یک عدد منفی را از محاسبه کم نمی کند. استخدام تاثیری بر محاسبات نرخ نگهداری ندارد. شما باید کارمندانی را که در کل دوره اندازه گیری در کارکنان بوده اند اندازه گیری کنید.

این بدان معناست که کارمندانی که استخدام می شوند و به سرعت جهش می یابند، در مورد نرخ ماندگاری آن دوره فکر نمی کنند. اگر نرخ‌های ماندگاری Q1 را اندازه‌گیری می‌کنید و کارمندی دارید که استخدام شده و فقط سه هفته قبل از ترک کار می‌ماند، در ابتدا به کارمندان اضافه نمی‌شود و در پایان خود را از تعداد کارمندان حذف نمی‌کند.

دلیل این کار این ساده است. شما در حال محاسبه نگهداشت هستید و حفظ آن کارکنان را شامل نمی شود.

یک مثال واقعی تر شامل اعداد مختلط خواهد بود. فرض کنید شما یک شرکت با 36 کارمند در 1 ژانویه هستید. شما پنج کارمند جدید را در فوریه استخدام می کنید. دو نفر از آن کارمندان در ماه مارس ترک می‌کنند، و همچنین دو کارمندی که در ابتدا با شما بودند. تا پایان سه ماهه اول، شرکت شما 37 کارمند دارد. محاسبات شما پنج استخدام جدید را نادیده می گیرد و فقط به دو کارمند بلندمدت که ترک کرده اند اهمیت می دهد.

TE(36) – EL(2) = ER(34)
ER(34) / TE(36) = 0.94 * 100 = 94% نرخ حفظ برای Q1

اکنون، شرکت شما در این شرایط در ابتدای سه ماهه دوم 37 کارمند برای محاسبات آینده دارد. با این حال، محاسبات سالانه برای سال، هنوز 36 را نقطه شروع در نظر می گیرد.

عواملی که برای محاسبه نرخ نگهداری باید در نظر گرفته شوند

نرخ حفظ ظاهراً ساده است، اما چندین فاکتور وجود دارد که باید برای محاسبات خود در نظر بگیرید یا تعریف کنید.

بازه زمانی خود را انتخاب کنید شاید بزرگترین عاملی که باید تعریف کنید بازه زمانی است که برای محاسبه نرخ نگهداری خود استفاده می کنید. انتخاب های رایج ماهانه، سه ماهه، سالانه و سال مالی است.

یک بازه زمانی کوتاهتر اطلاعات دقیق تری را به شما نشان می دهد. اندازه گیری ماهانه به شما ایده ای از تأثیر فصلی، رویدادهای خاص در تجارت یا صنعت شما، یا تأثیرات سیاست ها، مدیریت و سایر ملاحظات مشابه در حوزه می دهد.

به عنوان مثال، اگر مدیریت شما سیاست نظارتی بر بهره وری کارکنان را اجرا کند که سخت تلقی می شود، این امر به طور بالقوه می تواند به نرخ حفظ شما در ماه های بعد آسیب برساند. اگر تصمیم دارید زمان مرخصی کارمندان خود را کاهش دهید، ممکن است تغییری در نرخ نگهداری خود در آن سال نیز مشاهده کنید.

در یک بازه زمانی طولانی‌تر، داده‌های دقیق کمتری دارید، اما دید بلندمدتی از تغییر کسب‌وکارتان در طول زمان دارید. مقایسه نرخ‌های نگهداری سه‌ماهه برای چندین سال به شما ایده می‌دهد که کسب‌وکار شما چگونه با کارکنان خود، سیاست‌ها و تغییرات در صنعت و فرهنگ رفتار می‌کند.

این همچنین داده‌های مفیدی را به شما می‌دهد تا ببینید شرکت شما چگونه رویدادهای مهم را مدیریت می‌کند. برای مثال، همه‌گیری ویروس کرونا و نرخ‌های بیکاری مرتبط با آن، بیشتر در نرخ‌های نگهداری سالانه منعکس می‌شود تا نرخ‌های ماهانه. رکودهای سیستمیک نیز در بازه های زمانی بزرگتر منعکس می شوند.

تعیین تعداد کارتان محاسبه تعداد کار برای یک شرکت سنتی یک چیز است. حقوق و دستمزد در HR باید همیشه یک عدد دقیق داشته باشد.

در دنیای مدرن با در نظر گرفتن کارگران گیگ، پیمانکاران پاره وقت و سایر کارمندان غیراستاندارد، اوضاع بدتر می شود. اگر شما یک فریلنسر در حفظ و نگهداری دارید، اما آنها هیچ کاری برای شما در Q1 انجام نداده اند، آیا آنها را حساب می کنید؟

به طور معمول، هر کسی که یک کارمند سنتی در لیست حقوق و دستمزد نیست، برای نرخ های نگهداری نادیده گرفته می شود.

• به عنوان پیمانکاران، مشاوران یا فریلنسرها، آنها صرفاً توسط شرکت شما استخدام نمی شوند.
• با کار متغیر، تعیین اینکه آیا آنها را برای اهداف شمارش کار در نظر بگیریم یا نه، می تواند دشوار باشد.

این همچنین به این معنی است که یک شرکت می‌تواند نیروی کار خود را به نفع کارگران شرکت کوچک کاهش دهد و در نرخ‌های نگهداری تأثیر ضعیفی خواهد داشت، حتی اگر خود شرکت ممکن است در حال پیشرفت باشد. این ما را به نکته بعدی هدایت می کند:

در نظر گرفتن نرخ های نگهداری نرخ حفظ تنها یک معیار از بسیاری از معیارهایی است که اطلاعاتی در مورد کسب و کار شما به ما می دهد. همچنین می خواهید نرخ گردش مالی، حاشیه سود، فروش، رضایت مشتری و غیره را در نظر بگیرید. کوچک کردن و اخراج چندین کارمند ممکن است حاشیه سود شما را افزایش دهد، اما رضایت مشتری را کاهش دهد. آیا این خوب است؟ یا بد؟ این بستگی به دیدگاه شرکت شما دارد.

راه دیگر برای در نظر گرفتن نرخ‌های نگهداری، استفاده از آن‌ها برای محک زدن شرکت شما در برابر استانداردهای صنعت است. منابع زیادی برای داده های خاص صنعت وجود دارد . به طور معمول، مجلات صنعتی و آژانس های منابع انسانی آمار سالانه را منتشر می کنند.

شما همچنین می توانید نیروی کار خود را تقسیم بندی کنید. در نظر گرفتن:

• نرخ نگهداری در شرکت شما بر اساس گروه سنی چقدر است؟ آیا هزاره‌ها بیشتر از نسل Z می‌مانند؟ آیا بومرها بیشتر می‌مانند؟
• نرخ ماندگاری برای جمعیت‌های خاص چقدر است؟ اگر گردش مالی قابل توجهی در میان اقلیت ها یا زنان دارید، ممکن است بخواهید به دنبال سیاست های خصمانه یا عوامل محیطی باشید.
• میزان ماندگاری در هر بخش چقدر است؟ آیا تیم فروش شما راضی است و پایبند است، در حالی که تیم فناوری اطلاعات شما گردش مالی بالایی دارد؟
• میانگین مدت نگهداری شما چقدر است؟ این یک محاسبه متفاوت، اما مرتبط است. کارمندان چه مدت در اطراف خود باقی می مانند؟ نرخ های ماندگاری همیشه منعکس کننده یک ریزش آهسته اما ثابت نیستند.

شما می توانید از خود سوالاتی مانند این بپرسید تا به تجزیه و تحلیل وضعیت خود کمک کنید. به طور کلی، نرخ نگهداری 85٪ یا بیشتر خوب در نظر گرفته می شود، اگرچه البته، این میزان در صنعت به صنعت متفاوت است.

اگر گروه خاصی از افراد، مانند زنان یا اقلیت‌ها، نرخ نگهداری پایینی دارند، ممکن است فرهنگ شرکت را بررسی کنید. یک محیط کاری خصمانه، به ویژه محیطی که شامل نژادپرستی یا تبعیض جنسی است، می تواند نه تنها برای بهره وری و رضایت کارکنان بد باشد، بلکه می تواند شرکت شما را در برابر اقدامات قانونی باز کند.

به همین ترتیب، نرخ نگهداری پایین برای بخش‌های خاص ممکن است نشان‌دهنده مشکل در سیاست‌ها، سیستم‌ها یا مدیریت باشد. برای استفاده از یک مثال معمول، یک بخش فناوری اطلاعات که مجبور به کار بر روی نرم‌افزارهای قدیمی و بدون هیچ فرصتی برای بهبود است، ممکن است ناامید شده و آن را ترک کند.

جابجایی کارکنان را دسته بندی کنید. بخشی از چشم انداز قرار دادن نرخ های نگهداری شما این است که بدانید چه زمانی گردش مالی خوب یا بد است. مصاحبه های خروج بخش کلیدی این امر است.

کارمندان به دلیل بازنشستگی پس از یک حرفه طولانی و موفق، کار بدی نیست. کارمندانی که به دلیل احساس آزار و اذیت یا عدم پیشرفت شغلی ترک می کنند، بد است. به این ترتیب می توانید طبقه بندی کنید که آیا میزان ماندگاری شما به دلیل خوب یا بد پایین است و در صورت لزوم می توانید اقدامات مناسب را انجام دهید.

نحوه بهبود نرخ نگهداری

نرخ نگهداری را می توان بهبود بخشید، اگرچه به ندرت برای مدت طولانی در 100٪ باقی می ماند. همیشه عواملی خارج از کنترل شما وجود دارد که کارمندان را مجبور به ترک آن می کند، از تشکیل خانواده تا مرگ ناگهانی و همه چیز در این بین. با این حال، عوامل زیادی وجود دارد که می توانید کنترل کنید.

کیفیت کاندیداهایی را که استخدام می کنید بهبود بخشید. کل فرآیند استخدام باید بر یافتن افراد مناسب برای نقش مناسب متمرکز شود.

زمانی که افرادی را استخدام می کنید که واقعاً واجد شرایط نیستند، حفظ می تواند کاهش یابد. زمانی که افراد دارای صلاحیت بیش از حد را استخدام می کنید، ممکن است کاهش یابد. هر زمانی که کارکنان شما از نقش خود در شرکت شما ناراضی باشند، ممکن است کاهش یابد.

برنامه های عضویت، راهنمایی و پشتیبانی خود را بهبود بخشید. بخش بزرگی از جابجایی کارکنان فقدان ارتباط است.

رها کردن کارمندان جدید بدون آموزش یا بازخورد، ایجاد احساس در آنها که کسی را ندارند که در مورد مشکلات با او صحبت کنند، و رها کردن آنها بدون ارتباطات اجتماعی، همگی از دلایل جابجایی و در نتیجه کاهش نرخ نگهداری هستند.

حقوق و مزایای خود را بهبود بخشید. بیا با آن روبرو شویم؛ بسیاری از مردم برای دریافت حقوق و مزایای خود کنار می آیند و زمانی که پیشنهاد بهتری دریافت کنند، آنجا را ترک خواهند کرد.

 

هرچه مقیاس دستمزد و بسته مزایا بهتری ارائه دهید، حفظ شما بهتر خواهد بود، صرفاً به این دلیل که سایر شرکت‌ها کار سخت‌تری را برای شکار غیرقانونی کارکنان شما خواهند داشت.

پیشرفت و رشد شغلی خود را بهبود بخشید. باز هم، کارمندان اغلب زمانی که احساس می کنند راهی برای پیشرفت شغلی خود ندارند، آنجا را ترک می کنند.

 

پیشرفت می تواند حفظ را از طرق مختلف تشویق کند. اجرای سیاست های آموزشی (و افزایش دستمزدهای همراه)، ترفیعات داخلی و سایر اشکال رشد شخصی و حرفه ای را در نظر بگیرید.

ارتباطات را در بالا و پایین زنجیره بهبود دهید. وقتی کارمندان احساس نمی کنند که شنیده می شوند، نمی خواهند در اطراف خود بمانند.

 

عدم اطمینان در مورد آینده شرکت، در مورد تغییر سیاست‌ها یا مدیریت، یا حتی فقدان راه‌هایی برای بازخورد، همگی می‌توانند روحیه را کاهش دهند و حفظ را از بین ببرند. ارتباطات برای یک نیروی کار شاد و وفادار بسیار مهم است.

فرهنگ و تنوع شرکت را بهبود بخشید. مطالعات مکرراً نشان می دهد که نیروهای کاری متنوع و متعهد مولدتر، خلاق تر و وفادارتر از عکس آن هستند.

بهبود فرهنگ شرکت شما، حفظ و نگهداری را در کل بهبود می بخشد. ممکن است زمانی که سیاست‌ها تغییر می‌کنند و استخدام‌های جدید وارد می‌شوند، اصطکاک اولیه وجود داشته باشد، اما اگر روشن کنید که تنوع بسیار مهم است و از بین نمی‌رود، همه چیز حل می‌شود.

به طور کلی، محاسبه نرخ حفظ کارکنان لزوماً دشوار نیست. آنچه دشوار است این است که بفهمیم چگونه می توان آن نرخ ها را در زمینه قرار داد، اطلاعات قابل اجرا را استخراج کرد، و بر اساس آن اطلاعات یک برنامه اقدام ایجاد کرد. شما نمی توانید هیچ یک از این کارها را بدون داده انجام دهید!

این مقاله به شما کمک کرد؟ سوال دیگه ای از من دارید؟ در بخش نظرات در زیر به من اطلاع دهید! من دوست دارم نظر شما را بشنوم، و لازم است به هر نظر سازنده پاسخ دهم.