مشاغل اداری می توانند طیف گسترده ای از مسئولیت ها و وظایف را برای حمایت از یک سازمان پوشش دهند. در برخی موارد، شرح وظایف بسیاری از موقعیت‌های اداری ممکن است تا حدی با هم تداخل داشته باشند، مانند «دستیار اداری» و «کارمند پذیرش». با این حال، یک سلسله مراتب برای نقش های اداری نیز وجود دارد، به این معنی که مسئولیت ها و وظایف بسته به موقعیت می تواند بسیار متفاوت باشد.

حتی اگر چندین دهه در زمینه اداری بوده اید، سلسله مراتب پیچیده مشاغل اداری می تواند سرتان را به هم بزند. به همین دلیل، ما یک لیست جامع از مشاغل اداری ایجاد کرده ایم تا به ابهام زدایی از شبکه پیچیده عناوین شغلی، مسئولیت ها و ساختارهای سازمانی کمک کند.

عناوین شغلی اداری سطح ورودی

نقش‌های اداری در سطح ورودی اغلب مستلزم آن است که کارمندان وظایف مختلفی را انجام دهند. آنها کمک می کنند تا دفتر به خوبی کار کند و از سایر اعضای سازمان پشتیبانی می کند. در بسیاری از موارد، افرادی که در پست‌های اداری سطح ابتدایی شروع به کار می‌کنند، می‌توانند راه خود را برای تبدیل شدن به مدیران موفق و بسیار شایسته در نقش‌های اداری سطح متوسط ​​انجام دهند.

1. دستیار اداری

یک دستیار اداری وظایف پشتیبانی از ماهیت سازمانی و اداری را انجام می دهد. برخی از عملکردهایی که ممکن است انجام دهند شامل مدیریت سیستم پرونده، انتقال ارتباطات، نگهداری اسناد و ورود داده ها است.

علاوه بر این، دستیاران دفتر ممکن است گاهی اوقات به عنوان یک پذیرش یا مسئول نگهداری موجودی لوازم اداری باشند. به طور کلی، آنها از سایر کارکنان از طریق وظایفی که انجام می دهند حمایت می کنند.

2. معاون اداری

دستیاران اداری که گاهی به عنوان هماهنگ کننده های اداری یا متخصصان اداری نامیده می شوند، وظایف مختلفی را انجام می دهند تا به حمایت از تعاملات مثبت و سازنده بین سازمان و دیگران کمک کنند.

برخی از وظایفی که یک دستیار اداری ممکن است انجام دهد عبارتند از خوش آمد گویی و کمک به بازدیدکنندگان، رسیدگی به وظایف اداری، تنظیم سفر، رزرو قرار و اطمینان از عدم وجود تضاد در برنامه ریزی.

3. کارمند ورود اطلاعات

متصدیان ورود اطلاعات وظیفه وارد کردن اطلاعات از منابع مختلف به یک پایگاه داده و نگهداری آن پایگاه داده را بر عهده دارند.

غیرمعمول نیست که کارمندان ورود اطلاعات سایر وظایف عمومی اداری مانند پاسخگویی به تلفن ها و اسکن اسناد را نیز انجام دهند.

4. مسئول پذیرش

مسئول پذیرش احتمالاً اولین فردی است که هر مهمان در اولین ارتباط با کسب و کار شما با او ارتباط برقرار می کند.

مسئولین پذیرش علاوه بر انجام وظایف مختلف اداری، محیطی دلپذیر و مثبت را نیز بر عهده دارند.

5. مدیر دفتر

یک مدیر دفتر می تواند با حفظ ارتباطات شفاف، انجام مکاتبات و تعامل با فروشندگان و مهمانان به ارتقای یک محل کار هماهنگ کمک کند.

زمانی که بتوانید فرد مناسبی را برای این نقش در دفتر خود پیدا کنید، یک مدیر دفتر می تواند به پشتیبانی از توانایی کل تیم شما برای انجام بهترین کار و تحقق پتانسیل خود کمک کند.

6. مدیریت رویدادها

اگر سازمان شما به طور مرتب رویدادها را برگزار می کند، یک مدیر رویداد می تواند به ساده سازی فرآیند کمک کند و اطمینان حاصل کند که هر عملکردی که دارید به خوبی اجرا می شود.

در این نقش، یک فرد وظایف پشتیبانی اداری به طور خاص مربوط به جمع آوری کمک مالی و برنامه ریزی رویداد را بر عهده می گیرد.

عناوین شغلی اداری سطح متوسط

در سطوح میانی مشاغل اداری، کارمندان هنوز مسئولیت طیف وسیعی از وظایف را بر عهده دارند. با این حال، به طور کلی، معمولاً مدیران سطح متوسط ​​نسبت به مدیران سطح ابتدایی تعداد کمتری از وظایف تخصصی‌تر را انجام می‌دهند. با استفاده از تجربیاتی که از سمت‌های سطح ابتدایی که قبلاً داشتند، به دست آورده‌اند، می‌توانند سیاست‌های سازمانی خود را برای بهبود بیشتر عملیات در شرکت ایجاد و اجرا کنند.

7. مدیر عملیات

وظیفه اصلی مدیران عملیات حفظ و افزایش کارایی یک سازمان است. آنها بر وظایف منابع انسانی، از جمله تعیین استانداردهای آموزشی، تشریح روش های استخدام، و جذب استعدادها نظارت می کنند یا در آن شرکت می کنند.

مانند بسیاری از نقش های اداری دیگر، آنها با حمایت از رهبری عملیاتی در سراسر بخش ها به سازمان کمک می کنند تا به خوبی اداره شود.

8. دستیار اجرایی

یک دستیار اجرایی که به عنوان مدیر اجرایی نیز شناخته می شود، مستقیماً با یک یا چند مدیر اصلی شرکت کار می کند.

دستیاران اجرایی با هماهنگی مقدمات سفر، اولویت‌بندی ایمیل‌ها و تماس‌های تلفنی و کمک به آمادگی برای جلسات با جمع‌آوری اسناد، به مدیریت برنامه‌ها و ارتباطات مدیران اجرایی کمک می‌کنند.

9. مدیر تاسیسات

بسته به ماهیت سازمان، وظایف مدیر تاسیسات می تواند بسیار متفاوت باشد. با این حال، به طور کلی، این موقعیت مستلزم نظارت بر ساختمان‌ها، زمین‌ها، تجهیزات و تدارکات یک سازمان است.

با مدیریت بودجه برای حفظ اموال فیزیکی شرکت، این فرد نقش مهمی در حفظ شکل عالی و عملکرد بهینه یک عملیات ایفا می کند.

10. مدیر دفتر

یک مدیر دفتر هم بر وظایف اداری مختلف در یک دفتر نظارت و هم هماهنگی دارد. این ممکن است شامل انجام وظایف پذیرش، توسعه خط مشی ها و رویه های دفتر و مدیریت بودجه دفتر باشد. به طور کلی، آنها وظیفه دارند به پشتیبانی از عملکرد روان یک سازمان کمک کنند.

به طور معمول، بهترین افراد برای این نقش ها خودانگیخته، بسیار سازمان یافته هستند، توجه استثنایی به جزئیات دارند.

11. تکنسین اداری

تکنسین های اداری نسبت به سایر پست های اداری سطح متوسط ​​یا ابتدایی متخصص تر هستند. آنها معمولاً مسئول مدیریت، تهیه، بررسی و پردازش اسناد مختلف و تحقیق، تجزیه و تحلیل و مدیریت داده ها هستند.

بسته به سازمان، افراد در این نقش ممکن است وظایف اداری و اداری مختلفی را نیز بر عهده بگیرند، از جمله توزیع نامه، راه اندازی سیستم های تلفن چند خطی، و مدیریت موجودی عرضه.

12. مدیر خدمات

مدیران خدمات که اغلب در صنعت تعمیرات خودرو و تجهیزات یافت می شوند، وظایف ارتباط با مشتری را انجام می دهند و پشتیبانی اداری را ارائه می دهند. آنها اغلب سوابق صورتحساب و فاکتورها را نگهداری می کنند، به مشتریان کمک می کنند، کارهای اداری را پردازش می کنند و به هماهنگی خدمات و قرار ملاقات ها کمک می کنند.

معمولاً افرادی که در این نقش هستند پیشینه خدمات مشتری یا پشتیبانی اداری دارند. علاوه بر مهارت در برنامه های نرم افزاری رایج، آنها باید مهارت های ارتباط با مشتری بسیار توسعه یافته داشته باشند.

13. مدیر خدمات اداری

در حالی که افراد در این نقش ممکن است کلاه های زیادی را به صورت روزانه بر سر بگذارند، مسئولیت اصلی آنها اطمینان از عملکرد مؤثر و روان دفتر است. آنها معمولاً بر کارمندان و عملیات بخش اداری نظارت می کنند و به این بخش حیاتی سازمان کمک می کنند تا اهداف خود را برآورده کند. مدیران خدمات اداری موفق عموماً جزئیات گرا، سازمان یافته، خلاق و تحلیلی هستند.

14. مدیر بازرگانی

این عنوان شغلی می‌تواند نقش‌های گسترده‌ای را هم در دنیای شرکت‌ها و هم در دنیای کسب‌وکارهای کوچک در بر بگیرد. معمولاً می توانید مدیران کسب و کار را بیابید که چندین حوزه مختلف را در یک سازمان مدیریت می کنند، مانند فروش، بازاریابی، حسابداری و عملیات.

 

داشتن مدرک در بازاریابی، حسابداری، بازرگانی یا یک رشته مرتبط برای مدیران کسب و کار معمول است. مطمئناً داوطلبان می توانند با داشتن مدرک کارشناسی ارشد مدیریت بازرگانی و گواهینامه های اضافی مانند گواهینامه مدیر خبره به خود کمک کنند.

15. دستیار کارکنان

مانند بسیاری از انواع دیگر پست های اداری، دستیار کارکنان به حمایت از اجرای موثر و کارآمد سازمان کمک می کند.

دستیاران کارکنان به طور خاص مسئول انجام وظایف اداری هستند که مستقیماً از کارکنان بخش خود پشتیبانی می کنند. این ممکن است شامل پاسخ دادن به سؤالات کارکنان، برنامه ریزی جلسات، تهیه پیش نویس اسناد و ترتیبات سفر باشد.

16. سرپرست میز جلو

ناظر میز جلو که اغلب در بخش مهمان نوازی یافت می شود، نقشی است که تا حد زیادی با مشتری روبرو است.

افراد در این نقش مسئولیت پذیرایی از بازدیدکنندگان، پاسخگویی به تلفن ها و مدیریت هرگونه فعالیت در لابی جلویی یک سازمان را بر عهده دارند.

17. تحلیلگر ارشد اداری

تحلیلگران ارشد اداری اغلب نقش مشخص و متمرکزتری نسبت به سایر پست های اداری دارند.

ارائه تحلیل های پیچیده و محرمانه عملیاتی و مدیریتی برای بخش ها و برنامه های مختلف در یک سازمان غیرمعمول نیست.

عناوین شغلی اداری سطح بالا

در بالاترین سطح پست‌های اداری، هنوز هم معمول است که مدیران کمی از همه چیز انجام دهند و به پیوند سازمان کمک کنند. با این حال، به طور کلی، هر چه یک پست اداری بالاتر باشد، مسئولیت های فرد متمرکزتر و خاص تر می شود.

در یک سناریوی ایده آل، مدیران سطح بالا زمان زیادی را صرف رسیدگی به وظایف اداری سطح پایین نمی کنند و در عوض می توانند کارهای عمیق تر و تخصصی تر را انجام دهند.

18. مدیر ارشد اداری

افسر ارشد اداری (CAO) یک مدیر اجرایی است که معمولاً به عنوان رئیس بخش هایی مانند فروش، منابع انسانی یا امور مالی عمل می کند. این مدیران با نظارت بر عملیات روزانه یک سازمان، تدوین سیاست های جدید، تهیه گزارش ها و بررسی فرآیندها، به شرکت کمک می کنند تا عملکرد خود را بهبود بخشد. به افرادی که در این نقش قرار دارند گاهی عنوان کمی متفاوت از مدیر اداری داده می شود.

به طور کلی، مدیران ارشد اداری به مدیر عامل و هیئت مدیره گزارش می دهند . وظایف شغلی معمولی شامل انجام ارزیابی های مدیران، تنظیم و نظارت بر شاخص های کلیدی عملکرد برای بخش ها، شرکت منظم در جلسات با هیئت مدیره و C-suite و آموزش مدیران جدید است.

19. دستیار ارشد اجرایی

در نقش حیاتی دستیار ارشد اجرایی، فردی کوشا و جزئیات گرا به پشتیبانی از مدیران اجرایی در انجام وظایف مختلف اداری کمک می کند.

این ممکن است شامل عمل به عنوان رابط بین کارکنان و مدیریت، هماهنگ کردن تقویم ها و برنامه ریزی جلسات باشد.

20. ارتباط با جامعه

گاهی اوقات به عنوان یک افسر ارتباط با جامعه (CLO) شناخته می شود، یک رابط جامعه نماینده شرکتی است که از طرف سازمان با جامعه محلی تعامل دارد. این ممکن است به این معنی باشد که هنگام برقراری ارتباط با مدارس، ادارات پلیس، پروژه‌های خیریه یا عموم مردم، یک واسطه باشید.

رابطان جامعه معمولاً آموزش، اطلاعات یا ترجمه را به افراد جامعه نزدیک خود ارائه می دهند. به عنوان چهره عمومی سازمان، این فرد در ارتباطات بین فردی، حل مسئله و حل تعارض مهارت بالایی دارد. آنها همچنین دارای انگیزه بالایی هستند و مهارت های سخنرانی در جمع عالی دارند.

21. دستیار شخصی ارشد

یک دستیار شخصی ارشد اغلب وظایف شغلی مشابهی را به عنوان دستیار شخصی انجام می دهد، اما تجربه و مهارت لازم برای انجام وظایف با تمرکز، عمق و مسئولیت بیشتر را دارد.

در حمایت از یک یا چند مدیر اجرایی در سازمان، ایفای این نقش با یک دستیار شخصی بسیار ماهر می تواند به طور قابل توجهی بر عملکرد کارآمد و مؤثر یک سازمان تأثیر بگذارد.

22. افسر ارشد مردمی

بخش منابع انسانی بسیار بیشتر از پرداختن به مزایا، پاداش ها و مدیریت عملکرد در بسیاری از شرکت ها انجام می دهد. در این موارد، منابع انسانی پیشرو جنبه های رشد، شمول، تنوع و فرهنگ سازمان است.

برای دپارتمان‌های منابع انسانی که در این زمینه چندوجهی‌تر هستند، معمولاً یک افسر ارشد (CPO) استراتژی و چشم‌اندازی را ایجاد می‌کند که شرکت را قادر می‌سازد در بلندمدت به موفقیت دست یابد.

افراد در این نقش مستقیماً به مدیر عامل گزارش می دهند. به عنوان طراح و معمار ابتکارات فرهنگ سازمانی و استراتژی استعداد یک شرکت، آنها اغلب وظایف رهبری سطح بالاتری را نسبت به روسای بخش منابع انسانی به طور معمول انجام می دهند.

برخی از وظایفی که یک CPO ممکن است انجام دهد شامل مزایای رهبری و مدیریت برنامه بازنشستگی، ایجاد و تقویت برنامه‌های پیرامون تنوع، برابری، و شمول، تفکر استراتژیک در مورد همه جنبه‌های استخدام، استخدام، و حفظ کارمندان و موارد دیگر است.

آیا به دنبال لیست کاملی از عناوین و شرح شغل منابع انسانی هستید؟ جلوترش رو نگاه نکن. ما فهرست نهایی را ایجاد کرده‌ایم تا به تعریف هر نقش HR کمک کنیم.

23. مدیر عملیات

مدیر عملیاتی که اغلب با مدیر ارشد اداری اشتباه گرفته می شود، مدیر اجرایی است که بیشتر بر عملیات شرکت به عنوان یک کل تمرکز می کند تا عملیات روزانه شرکت.

برای آنها معمول است که در بخش تولید و تولید یک شرکت کار کنند تا بهره وری سازمان را به حداکثر برسانند. در این موقعیت، مدیران اجرایی گزارش‌های مالی را تهیه می‌کنند، به ایجاد بودجه، انجام بررسی عملکرد و هر کار دیگری که می‌تواند به رشد شرکت کمک کند، کمک می‌کنند.

حتماً فهرست نقش‌های سنتی C-Suite و عناوین شغلی ما را در اینجا بررسی کنید .

24. مدیر عملیات

مدیر عملیات نقشی بسیار شبیه به افسر ارشد عملیاتی دارد و گاهی اوقات این اصطلاحات به جای هم استفاده می شوند.

در برخی از شرکت‌ها، مدیر عملیات ممکن است مسئول مدیریت عملیات مربوط به یک نیاز خاص سازمان باشد، یا می‌تواند بر تمامی حوزه‌های عملیاتی شرکت نظارت داشته باشد.

25. معاون اداری

معاون اداری مسئول نظارت بر بخش اداری یک سازمان است.

معمولاً معاونان اداری در چندین محیط اداری کار می کنند تا اطمینان حاصل کنند که تیم ها کار با کیفیتی تولید می کنند و اهداف اداری را با موفقیت در کل شرکت اجرا می کنند.

آیا در مورد هر یک از این عناوین شغلی اداری سؤالی دارید یا اینکه آنها دقیقاً چه کاری انجام می دهند؟ اگر چنین است، لطفاً نظر خود را در زیر بگذارید، و ما گفتگو را آغاز خواهیم کرد! همانطور که قبلاً اشاره کردیم، فکر کردن به همه این عناوین شغلی می‌تواند به راحتی سرتان را به هم بریزد، حتی اگر در این زمینه تحصیلات خوبی داشته باشید. ما بسیار خوشحال خواهیم شد که به هر یک از سؤالات شما در مورد موضوع کلی پاسخ دهیم و هر طور که ممکن است به شما کمک کنیم! ما بسیار مشتاقانه منتظر شنیدن شما هستیم!