مدیریت زمان:21 تکنیک ها و روش به سبک مرکز کوچینگ ایران
چه می شود اگر به شما بگوییم که می توانید:
- به آرزوهات برس،
- سفر به مکان های عجیب و غریب،
- شغل رویایی خود را به دست آورید،
- پروژه های خود را قبل از موعد مقرر به پایان برسانید،
- هر شب به اندازه کافی بخوابید، و
- زمان کافی را با عزیزان خود بگذرانید – همه در این یک عمر!
بله، ممکن است، و کلید این است: مدیریت زمان خوب .
- من وقت ندارم!!
چرا پدربزرگ های ما 12 ساعت کار می کردند و لی هیچ وقت از نداشتن وقت شاکی نبودند.
ما وقت زیادی داریم !!فقط کافی است که توجه خود را کجا صرف کنیم
محاصره در عصر حواس پرتی
ویژگی های عصر حواس پرتی :
- فعالیت کم
- چند وظیفگی
- فقر انگیزه
- گرفتار در جعبه
- خواب کم
- واکنش نامناسب به رویدادها
- توهم سرعت
- ابر مقایسه
- محاصره اشیا
- سندروم شی براق
- عدم مطالعه و اقدام
- انجام کارهای بی ارزش
- سنجیدن همه چیز با پول
ما در چه عصری قرار داریم؟....
تقسیم بندی انقلاب های صنعتی ...
- انقلاب صنعتی اول: (1750-1850) …
- انقلاب صنعتی دوم – انقلاب فناوری: (پایان قرن نوزدهم-آغاز قرن بیستم) …
- انقلاب صنعتی سوم – انقلاب دیجیتال: (دهه هفتاد) …
- انقلاب صنعتی چهارم- اینترنت همهچیز: (امروزه)
رایج ترین اشتباهات در مدیریت زمان :باید ها مهم نیستند نباید ها مهم هستند
- نداشتن انگیزه:
- اولویت بندی نکردن:یک دانش است
- تنبلی و اهمال کاری:بزرگی وظیفه-نداشتن مهارت -فرسودگی شغلی-استرس زا-ناخوشایند
- تمرکز همزمان روی چند کار:نمی تونی همزمان به دنبال دو تا خرگوش بدوید
- کمالگرایی یا کامل گرایی:یک نوع دیوانگی
- رویا های بزرگ و غیر واقعی:ابر مقایسه
- ضعف در تصمیم گیری:خستگی تصمیم گیری-وقتی انتخاب های زیادی داری نمی توانی تصمیم خوب بگیری
- ضعف در تفویض اختیار:70 درصد باید بلد باشد..
- ضعف در حل مسئله و مشکل:نبود خلاقیت
- مدیریت نکردن حواس پرتی ها:چون فکر می کنی همیشه زنده هستی
- به تعویق انداختن:دشمن درجه یک انسان ها و باعث همه مشکلات
- استراحت نکردن:توهم سرعت -داستان پیر و پرسیدن دانشجو -پراید و مرسدس بنز
دو سوال بسیار مهم...
همیشه این دو سوال را از خودت بپرس:
- آیا نحوه گذراندن وقت شما در راستای رویاهای شماست؟
- آیا سبک زندگی شما در راستای رویاهای شماست؟
- 1. تا زمانی که برای خود ارزش قائل نباشید، برای زمان خود ارزشی قائل نخواهید شد. تا زمانی که برای وقت خود ارزش قائل نباشید، کاری با آن انجام نخواهید داد. -م. اسکات پک
- 2. من باید بر ساعت حکومت کنم نه اینکه توسط آن اداره شوم. -گلدا مایر-
- 3. بزرگترین دارایی شما توانایی کسب درآمد شماست. بزرگترین منبع شما زمان شماست. -برایان تریسی
- 4. شش ساعت به من فرصت دهید تا یک درخت را قطع کنم و من چهار ساعت اول را صرف تیز کردن تبر خواهم کرد. -آبراهام لینکولن
- 5. فقط در صورتی می توانید زمان را مدیریت کنید که آن را به درستی پیگیری کنید. - تیم اسپیکا
- انجام کار عمیق و تمرکز بر مهمترین وظایف روز دو مفهوم از محبوب ترین مفاهیم در مدیریت زمان است.
- 7. منتظر نباشید. زمان هرگز درست نخواهد بود. - ناپلئون هیل
- 8. راز آینده شما در برنامه روزانه شما پنهان است. - مایک مرداک
- 10. هنگامی که بر زمان تسلط پیدا کردید، متوجه خواهید شد که چقدر درست است که اکثر مردم آنچه را که می توانند در یک سال به انجام برسانند دست کم می گیرند – و آنچه را که در یک دهه می توانند به دست آورند دست کم می گیرند! - آنتونی رابینز
- 11. شما می توانید همه چیز را داشته باشید. فقط نه به یکباره - اپرا وینفری
- 12. روزهای سخت هرگز دوام نمی آورند، اما افراد سرسخت دوام می آورند. - رابرت اچ شولر
مدیریت زمان چیست؟
مدیریت زمان نشان می دهد که چقدر از زمان خود به طور موثر استفاده می کنید. اگرچه مدیریت زمان یک اصطلاح شناخته شده است، بسیاری از مردم هنوز در مورد معنای واقعی آن سردرگم هستند. بنابراین، برای کمک در تعریف آن با دکتر سعید جوی زاده تماس گرفتیم.دکتر سعید جوی زاده ، مدیرعامل هوش پیروزی و مدیر مرکز کوچینگ ایران است.. برای دکتر سعید جوی زاده، مدیریت زمان و برنامه ریزی هوشمند دست به دست هم می دهند:
«مدیریت زمان نحوه برنامه ریزی، سازماندهی و انجام وظایف و فعالیت های خود به شیوه ای هوشمندانه است. ”
وی همچنین به اهمیت مدیریت زمان موثر اشاره کرد که تنها انجام کارهای بیشتر در زمان کمتر نیست، بلکه انجام کارهای درست در زمان مناسب است:
به نظر شما مدیریت زمان چیست؟
مردم وقت خود را چگونه صرف می کنند؟
- مدیریت توجه و تمرکز
مدیریت انگیزه و انرژی
- مدیریت انتخاب ها :ما انتخاب می کنیم که وقت خود را چگونه بگذرانیم
تمرکز ..رشته جغرافیا ..گرایش ها
چک لیست پزشکی و فقر انگیزه کم داشتن
بزرگسالان آمریکایی تقریباً 8 ساعت در شب می خوابند (گالوپ).
به طور متوسط، یک فرد شاغل تمام وقت در ایالات متحده 8.5 ساعت در روز در طول هفته کاری استاندارد (اداره آمار کار ایالات متحده) کار می کند.
زنان ایالات متحده حدود 2.5 ساعت در روز برای فعالیت های خانگی استفاده می کنند، در حالی که مردان – 1.9 ساعت (اداره آمار کار ایالات متحده).
فعالیت های اوقات فراغت – ورزش، معاشرت، مطالعه، تلویزیون و غیره – حدود 5.2 ساعت در روز از زندگی بزرگسالان ایالات متحده (اداره آمار کار ایالات متحده) می گیرد.
در سراسر جهان، کاربران اینترنت تقریباً 144 دقیقه در روز را در رسانه های اجتماعی (Statista) می گذرانند.
+ 20 راز و تکنیک مدیریت زمان برای همه دوران ها
- بزرگترین دارایی شما ست
پس گرفتنی نیست
قابل بازیافت هم نیست
- تنها ثروتی است که زیاد نمی شود
چرایی شما چیست؟
اگر …نبود جهان بخاطر این ضرر می کرد که …
1903 برادران رایت و استاد دانشگاه هاروارد …..
چشم انداز :
تصویر بزرگ شما
ارزش:
خط قرمز های شما
ارزشمند ترین کار شما چیست؟
اولویت های استراتژیک
اولویت های تاکتیکی
تنها 3 اولویت
- تنها یک چیز
- کمتر اما بیشتر
20/80
یک سوال مهم:
اون 20 درصد شما چیست؟
به فکر افتادن
احساس
جرکت
- چرا 80 درصد مردم از یادداشت های خود تبعیت نمی کنند؟
تکنیک Time boxing
ضرب العجل برای یادداشت ها
ضرب العجل فرضی و واقعی
فشرده سازی موفقیت
تصور آینده به شما یک مدیریت زمان عالی می دهد
دو سوال مهم؟
اگر این کار را انجام بدهم در اینده و زمان حال چه ذتی می برم؟
اگر انجام ندهم در آینده چه عواقبی خواهد داشت؟
انتخاب های شما :
از روی ترس
از روی شجاعت
به نظر شما انتخاب ها چگونه می توانند مدیریرت زمان را کنترل کنند؟
صبح ها:
روز شنبه ….هوش پژوهشی
روز یکشنه..بیا وب
روز دوشنبه …مرکز کوچینگ
روز سه شنبه ……GISland
روز چهار شنبه ….هوش نوآوری
روز پنجشنبه…انتشارات
روز جمعه …بازی و استراحت
عصر ها:
تدریس و پژوهش
شب ها :
خانواده و دوستان
آداب صبحگاهی و تشریفات
آداب خواب
آداب روحی
فورا انجامش بده و به بعد موکول نکن
چند مثال بزنید؟
بله در دیار نه زندگی می کند
اگر به چیزهای مهم در زندگی بله بگویید به همه چی نه می گویید
وارن بافت
داستان استیو جابز و مدیر نایک
جلسات سمی هستند و تولید مثل می کنند
جلسات خانوادگی
جلسات اداری
جلسات عاشقی
جلسات باید:
ایستاده
5 الی 10 دقیقه
افراد گزینشی
بدون پذیرایی
با اهداف مشخص و واضح
چک کردن بچه
چک کردن دوست دختر
چک کردن کارمند
چک کردن موبایل
چک کردن اینستا
چک کردن ایمیل
مشکل موتور
مشکل پرینتر
مشکل ماشین خراب
مشکل موبایل
مشکل پر شدن هارد لب تاپ
کمال گرایی یک شمشیر دو لبه است. از یک طرف، کمال گرایان تلاش می کنند تا کار با کیفیت بالا تولید کنند و همچنین میزان وظیفه شناسی، مشارکت و انگیزه بیشتری را نشان دهند. با این حال، استانداردهای بالا و غیر قابل انعطاف و طرز فکر همه یا هیچ، اغلب باعث استرس، فرسودگی و اضطراب می شود که عملکرد آنها را مختل می کند.
در عصر تغییرات سریع یاد بگیرید تا مدیریت زمان بهتری داشته باشید
دانش شما تا یک سال دیگر بدرد نمی خورد
یادگیری انتخابی :همه چیز را یاد نگیرید
پیکاسو گفت:
هنرمند خوب کپی می کند اما هنرمند بزرگ می دزدد
بهترین منابع برای مدیریت زمان
مدل های کاربردی در رابطه با مدیریت زمان
نرم افزار های کاربردی مدیریت زمان
تحلیل پارتو (معروف به قانون 80/20)
قانون 80/20 تکنیکی است که توسط اقتصاددان ایتالیایی ویلفردو پارتو ایجاد شده است. این ایده این است که 20٪ از اقدامات مسئول 80٪ از نتایج هستند. هدف تجزیه و تحلیل پارتو این است که به شما کمک کند کارهایی را که در حل مشکلات مؤثرتر هستند اولویت بندی کنید.
چگونه کار می کند:
- برخی از مشکلاتی که با آن روبرو هستید را فهرست کنید. به عنوان مثال، شاید نمرات شما در حال سقوط است.
- علت اصلی هر مشکل را شناسایی کنید. شاید به دلیل اینکه زمان زیادی را در رسانه های اجتماعی یا هر نوع حواس پرتی دیگری صرف می کنید، نمرات شما کاهش می یابد .
- به هر مسئله یک امتیاز اختصاص دهید : به مسائل مهم اعداد بالاتر اختصاص دهید
- گروه بندی مشکلات با هم بر اساس علت : همه مشکلات ناشی از صرف زمان زیاد در رسانه های اجتماعی را با هم گروه بندی کنید.
- امتیاز هر گروه را جمع کنید : گروهی که بالاترین امتیاز را دارد، موضوعی است که ابتدا باید روی آن کار کنید.
- اقدام کنید .
انواع افرادی که از تجزیه و تحلیل پارتو سود می برند:
- حل کننده های مشکل
- متفکران تحلیلی
روش مسدود کردن زمان
مخترع ایلان ماسک به تولید کننده بودن شهرت دارد. او زمان خود را به قدری موثر مدیریت می کند که می تواند بیش از 80 ساعت در هفته کار کند و همچنان برای خود وقت بگذارد. راز او چیست؟ مسدود کردن زمان
چگونه کار می کند:
از لحظهای که بیدار میشوید، هر بلوک زمانی را در روز به یک کار اختصاص دهید. این وظایف می تواند هر چیزی باشد، از خوردن صبحانه تا مطالعه برای امتحان. در زیر مراحلی وجود دارد که ایلان ماسک از آن برای جلوگیری از زمان خود استفاده می کند:
- یک تکه کاغذ را به دو ستون تقسیم کنید. در سمت چپ، هر ساعت از روز را یادداشت کنید و بلوک های زمانی مانند تکه های نیم ساعته یا ساعتی ایجاد کنید.
- زمان لازم برای تکمیل هر یک از وظایف خود را تخمین بزنید و آنها را در بلوک های زمانی خود قرار دهید.
- زمانهای بافر را بین هر بلوک زمانی اضافه کنید تا امکان تنظیمات در طول روز فراهم شود.
انواع افرادی که این کار برای آنها کار می کند:
- دانش آموزان یا والدین شاغل
- متفکران تحلیلی
روش انجام کارها (GTD).
این فرآیند که توسط نویسنده دیوید آلن ایجاد شده است، به شما کمک میکند تا کارها را با ثبت وظایف بر روی کاغذ و سپس تجزیه آنها به موارد کاری عملی انجام دهید.
چگونه کار می کند:
- اقداماتی را که توجه شما را به خود جلب میکند : این اقدامات، وظایفی هستند که میتوانند به هر چیزی از محل کار تا مدرسه و زندگی شخصی شما مربوط باشند.
- منظور آنها را روشن کنید : تصمیم بگیرید که آیا وظایفی که توجه شما را جلب می کند قابل اجرا هستند یا خیر. اگر موردی قابل عمل نیست، فعلاً آن را نادیده بگیرید. اگر مورد قابل اجرا است، آن را انجام دهید، آن را تفویض کنید یا کنار بگذارید.
- اقدامات خود را سازماندهی کنید : فهرست کارهای خود را با توجه به کارهایی که باید در چه زمانی انجام دهید، اولویت بندی کنید.
- Reflect : فهرست اقدامات خود را مرتباً مرور کنید تا اولویت بعدی خود را تعیین کنید. وظایفی را که انجام داده اید کنار بزنید و لیست خود را به روز کنید.
- درگیر شوید : اقدامات یا کارهای کوچکتری را که می توانید همین الان انجام دهید انجام دهید.
انواع افرادی که از روش GTD بهره مند می شوند:
- افرادی که تلاش می کنند روی یک چیز در یک زمان تمرکز کنند
- افرادی که در زندگی روزمره خود احساس خستگی می کنند
ماتریس آیزنهاور
قبل از اینکه دوایت آیزنهاور در سال 1953 رئیس جمهور شود، در طول جنگ جهانی دوم به عنوان فرمانده نیروهای متفقین در ارتش ایالات متحده خدمت می کرد. او هر روز با تصمیمات دشواری روبهرو میشد که او را وادار به اختراع آنچه امروزه ماتریس آیزنهاور یا ماتریس فوری-مهم نامیده میشود، میکرد .
چگونه کار می کند:
لیست وظایف خود را در چهار ربع جداگانه سازماندهی کنید، آنها را بر اساس مهم در مقابل غیر مهم و فوری در مقابل غیر فوری مرتب کنید، همانطور که در نمودار زیر نشان داده شده است. کارهای فوری آنهایی هستند که احساس می کنیم باید فوراً انجام دهیم. وظایف مهم آنهایی هستند که به اهداف یا ارزش های بلند مدت شما کمک می کنند . در حالت ایدهآل، شما فقط باید روی وظایفی در دو ربع بالا کار کنید – بقیه وظایف را باید محول کنید یا حذف کنید.
انواع افرادی که از ماتریس آیزنهاور سود می برند:
- افرادی که در پست های رهبری هستند
- متفکران انتقادی
تکنیک پومودورو
تکنیک پومودورو توسط کارآفرین و نویسنده فرانچسکو سیریلو ایجاد شده است. این تکنیک از یک تایمر برای تقسیم کار شما به فواصل زمانی استفاده می کند. هر بازه به عنوان Pomodoro شناخته می شود که نام آن از تایمر گوجه ای شکلی که Cirillo ایجاد کرد، گرفته شده است.
چگونه کار می کند:
- کاری را انتخاب کنید که باید انجامش دهید .
- یک تایمر (مثلاً برای 25 دقیقه) تنظیم کنید .
- روی کاری که در دست دارید تمرکز کنید.
- وقتی تایمر زنگ می زند، روی یک تکه کاغذ علامت بزنید .
- یک استراحت کوتاه: حدود سه تا پنج دقیقه استراحت کنید. به پیاده روی بروید، یک فنجان قهوه بنوشید، کاری غیر مرتبط با کار انجام دهید تا به مغزتان استراحت بدهید.
- مراحل دو تا پنج را تکرار کنید : هنگامی که این فرآیند را چهار بار کامل کردید، می توانید شروع به استراحت های طولانی تری (20 تا 30 دقیقه) کنید.
انواع افرادی که از تکنیک پومودورو سود می برند:
- متفکران خلاق
- کسانی که از کار/ مدرسه احساس خستگی می کنند
تکنیک پومودورو فقط مدیریت زمان را به شما آموزش نمی دهد. همچنین به شما در تعیین اهداف و چگونگی دستیابی به آنها می آموزد. بهتر می توانید به برنامه روزانه و برنامه هفتگی خود پایبند باشید
Learn, teach, publish
یاد بگیر ،یاد بده و منتشر کن
قانون پارکینسون
مورخ بریتانیایی سیریل نورثکوت پارکینسون با عبارت «کار گسترش مییابد تا زمان موجود برای تکمیل آن پر شود» مشهور شد. به عبارت دیگر، مدت زمانی که برای انجام یک کار خاص به خود اختصاص می دهید ، مدت زمانی است که برای انجام آن کار صرف می کنید.
چگونه کار می کند:
این یک تکنیک مدیریت زمان به خودی خود نیست . این قانونی است که وقتی فهمیده شود، میتواند به عنوان یکی از سودمندترین روشهای مدیریت زمان استفاده شود – اما شما باید کار کنید. این بدان معناست که در زمانهای کوتاهتر کارآمدتر کار کنید. در اینجا چند نکته برای مدیریت زمان آورده شده است:
- سعی کنید بدون شارژر کامپیوتر کار کنید. این شما را مجبور می کند تا قبل از اینکه کامپیوتر شما از بین برود، یک پروژه را به پایان برسانید.
- زودتر انجامش بده به جای اینکه یک انشا را تا نیمه شب تمام کنید، سعی کنید آن را تا ظهر تمام کنید.
- یک ضرب الاجل تعیین کنید. به خودتان زمان مشخصی برای انجام کاری بدهید – و سپس آن را به نصف برسانید.
- زمان را برای وظایف محدود کنید. فقط 20 دقیقه صبح به خود فرصت دهید تا به ایمیل ها پاسخ دهید.
انواع افرادی که این کار برای آنها کار می کند:
- معطل کنندگان
- افرادی که تحت فشار به خوبی کار می کنند
روش برنامه ریزی سریع: چه می خواهم؟
تونی رابینز شخصاً روش برنامه ریزی سریع را برای کمک به مدیریت زندگی و سرمایه گذاری های تجاری خود توسعه داد. این سیستم روشی برای تفکر در مورد هر چیزی که در آن شرکت می کنید ارائه می دهد: هر جلسه، تماس تلفنی، جلسه کاری عمیق و غیره. بر این اساس، RPM به شما کمک می کند تا آنچه را که از زندگی می خواهید به حداکثر برسانید و روی رشد و تحقق تمرکز کنید.
سه سوال برای روش برنامه ریزی سریع
هنگام برنامه ریزی زندگی یا کسب و کار خود، سه سوال مهم وجود دارد که باید از خود بپرسید در مورد چیستی، چرایی و چگونه. بنابراین، حروف در RPM به معنای زیر است:
- نتایج متمرکز (R) : واقعاً چه می خواهم؟
- هدف محور (P) : چرا برای من مهم است؟
- برنامه اقدام عظیم (M) : چگونه به آن دست خواهم یافت؟
نتایج گرا: واقعاً چه می خواهم؟
“همیشه روی نتیجه یک عمل دلخواه تمرکز کنید.”
پیتر لو
اول، شما باید در مورد آنچه می خواهید دقیق باشید:
نتیجه (چه چیزی) نتیجه، اثر یا نتیجه ای است که می خواهید به آن برسید.
در روش برنامه ریزی سریع، تعیین نتیجه مورد نظر شما وضوح را ارائه می دهد. وقتی روی نتایج خاصی تمرکز میکنید، مغز شما راههای بهتر و کارآمدتری برای رسیدن به نتیجهتان پیدا میکند. شما می توانید از چارچوب اهداف SMART برای شناسایی واضح نتیجه مورد نظر خود استفاده کنید.
مثالهای RPM:
هنگام نوشتن نتیجه دلخواه خود، باید از عبارات مبهم مانند «بهتر باش»، «کمی وزن کم کن» یا «پول بیشتری کسب کن» خودداری کنید. در عوض، در نتایج خود مشخص و قابل اندازه گیری باشید، که در مثال های زیر نشان داده شده است:
- از کسب و کار جانبی محوطه سازی من، ماهیانه 1000 دلار درآمد اضافی کسب کنید.
- در سه ماه آینده 15 پوند چربی از دست بدهید.
هدف محور: چرا برای من مهم است؟
زمانی که کاری که انجام می دهید مطابق با دلیل انجام آن و نحوه بیان آن باشد، برای کاری که انجام می دهید اشتیاق خواهید داشت. و اشتیاق سوختی است که به شما انرژی میدهد تا رویاهایتان را دنبال کنید.»
دکتر گری سانچز
در مرحله بعد، نتیجه مورد نظر خود را با هدف خود مرتبط کنید:
هدف (چرا) دلیل قانع کننده ای است که می خواهید به نتیجه دلخواه خود برسید.
در روش برنامه ریزی سریع، هدف شما به انگیزه و تشویق شما برای دستیابی به نتیجه دلخواهتان کمک می کند. هنگامی که احساس می کنید گیر افتاده اید، تحت فشار هستید یا انگیزه ندارید، به خود یادآوری کنید که چرا کاری را انجام می دهید.
مثالهای RPM:
تونی رابینز پیشنهاد میکند دلایل قانعکننده را یادداشت کنید و کلمات محرکی را برجسته کنید که سوخت احساسی موشک شما را برای انجام کارها فعال میکند. در اینجا نمونه های خاصی وجود دارد:
- از کسب و کار جانبی محوطه سازی من، ماهیانه 1000 دلار درآمد اضافی کسب کنید. برای این نتیجه، اهداف احتمالی شما می تواند این باشد:
- تا آن تعطیلات به یاد ماندنی دو هفته ای امسال را به ایتالیا ببرم
- برای پرداخت آن بدهی دانشجو در دو سال آینده
- در سه ماه آینده 15 پوند چربی از دست بدهید. برای این نتیجه، اهداف احتمالی شما می تواند این باشد:
- به تناسب کت و شلوار شما برای به نظر رسیدن عالی برای روز عروسی شما
- از نظر روحی و جسمی احساس بهتری داشته باشید
برنامه اقدام عظیم: چگونه به آن دست خواهم یافت؟
“مسیر موفقیت، انجام اقدامات گسترده و مصمم است.”
تونی رابینز
در نهایت، ایده خود را از طریق یک برنامه عملیاتی عظیم به واقعیت تبدیل کنید:
برنامه اقدام (چگونه) مراحلی است که شما برای رسیدن به نتیجه دلخواه خود انجام خواهید داد.
در روش برنامه ریزی سریع، شما در مورد مهمترین اقدامات برای رسیدن به نتیجه دلخواه خود تصمیم خواهید گرفت. راه های زیادی برای انجام اقدامات گسترده بر روی نتیجه دلخواه شما وجود دارد، بنابراین طوفان فکری کنید و در مورد یک مسیر تصمیم بگیرید. سپس، می توانید از قانون 80/20 یا اصل پارتو برای تمرکز بر 20 درصد حیاتی اقدامات عظیم استفاده کنید که منجر به 80 درصد نتیجه دلخواه می شود. برای اطلاعات بیشتر در مورد ایجاد یک برنامه اقدام عظیم برای یک چهارم، به سال ۱۲ هفته ( خلاصه کتاب ) مراجعه کنید .
مثالهای RPM:
کمتر، بیشتر است، بنابراین روی مجموعه کوچکی از اقدامات عظیم تمرکز کنید که نتایج خارقالعادهای ایجاد میکند. در اینجا نمونه های خاصی وجود دارد:
- از کسب و کار جانبی محوطه سازی من ماهیانه 1000 دلار درآمد اضافی کسب کنید . برای این نتیجه، برنامه اقدام عظیم شما می تواند این مراحل را داشته باشد:
- تعیین کنید که به چهار مشتری نیاز دارید که هر کدام 250 دلار در ماه بپردازند.
- با ارائه یک مشوق از مشتریان فعلی و سابق خود بخواهید که ارجاع دهند.
- تبلیغات محوطه سازی را در روزنامه محلی اجرا کنید.
- حداقل 20 تماس فروش با مشتریان بالقوه برنامه ریزی کنید.
- در سه ماه آینده 15 پوند چربی از دست بدهید. برای این نتیجه، برنامه اقدام عظیم شما می تواند این مراحل را داشته باشد:
- برای تعیین برنامه غذایی با یک متخصص تغذیه مشورت کنید.
- همه غذاهای ناسالم را دور بریزید تا به طور پیش فرض آن را نخورید.
- دستور العمل هایی را که از برنامه غذایی شما پیروی می کنند تحقیق کنید.
- برای پیروی از رژیم غذایی خود، مواد غذایی ارگانیک بخرید و در خانه غذا بپزید.
- به جای رانندگی هر روز با دوچرخه به محل کار بروید و برگردید.
برنامه ریزی با روش برنامه ریزی سریع
اکنون که سه سوال مهم روش برنامه ریزی سریع را بررسی کردیم، زمان آن رسیده است که RPM را در زندگی خود پیاده سازی کنید. این مراحل برای ایجاد یک برنامه RPM:
- همه چیز را از سر خود ضبط کنید
- آن را کنار بگذارید تا قابل مدیریت باشد
- انبوه با هدف خود برنامه ریزی کنید
- اقدام کنید و یک شناسه ایجاد کنید
- با استفاده از سؤالات روش برنامه ریزی سریع مرور کنید
هنگام برنامه ریزی، می توانید این مراحل روش برنامه ریزی سریع را در بازه زمانی دلخواه خود، که می تواند یک روز، هفته، سال و غیره باشد، اعمال کنید.
مرحله 1 – همه چیز را از سر خود ضبط کنید
دیوید آلن در کتاب خود، انجام کارها ( خلاصه )، از شما می خواهد که همه چیز را از ذهن خود خارج کنید. بسیاری از مردم به خاطر تلاش برای به خاطر سپردن هر کاری که می خواهند انجام دهند مقصر هستند. در عوض، آن را از سر خود حرکت دهید و هر آنچه را که نیاز دارید یا می خواهید انجام دهید، یادداشت کنید. میتوانید از تکنیک Pomodoro برای تنظیم یک تایمر 25 دقیقهای استفاده کنید و فهرستی از کارهایی را که میخواهید برای یک دوره زمانی معین انجام دهید، طوفان فکری کنید.
با استفاده از روش برنامه ریزی سریع، این مرحله به شما کمک می کند تا قبل از هدف و برنامه ریزی روی نتایج تمرکز کنید. شما در مورد هر کاری که می خواهید انجام دهید وضوح خواهید داشت. همچنین، پهنای باند ذهنی شما را برای اولویت بندی و اجرای نتایج خود آزاد می کند.
از خودت بپرس:
- آیا همه چیز را از سرم بیرون آوردم؟
- تمام نتایج آنچه می خواهم برای این دوره انجام دهم چیست؟
مرحله 2 – آن را کنار بگذارید تا قابل مدیریت باشد
بسیاری از افراد مستعد تلاش برای انجام هر کاری هستند. با این حال، انسان ها منابع شخصی محدودی از جمله مهارت ها، زمان، انرژی، توجه و پول دارند. بنابراین، میتوانید وظایف خود را با حذف و تقسیم به چند مورد حیاتی مدیریت کنید:
تقسیم بندی – فرآیند سازماندهی وظایف خود به چند دسته و اولویت بندی آنها به ترتیب اهمیت
در نهایت نباید بیش از سه تا پنج نتیجه ای داشته باشید که می خواهید برای دوره زمانی انتخابی خود روی آنها تمرکز کنید. Jairek Robbins در کتاب خود، Live It ( خلاصه )، میگوید که میتوانید وظایف را در یکی از هفت دسته اصلی زندگی طبقهبندی کنید: سلامت، هوش هیجانی، روابط، خانواده، زندگی حرفهای، امور مالی و معنویت.
سپس، می توانید از چارچوب اهداف SMART برای بیان نتایج مورد نظر خود به وضوح استفاده کنید. اگر به دنبال یک ابزار لیست کارها برای سازماندهی و ذخیره وظایف خود هستید، بررسی ما را در مورد ClickUp یا Todoist بررسی کنید !
از خودت بپرس:
- آیا فهرست کارهایم را حذف و تکه تکه کردم؟
- مهم ترین نتایجی که می خواهم برای این دوره به دست بیاورم چیست؟
مرحله 3 – به طور گسترده با هدف خود برنامه ریزی کنید
اکنون زمان اعمال دو سوال دوم روش برنامه ریزی سریع است. شما باید نتایج مورد نظر خود را به هدف خود متصل کنید. درک دلیل خود با دلایل قانع کننده به شما انگیزه و ترغیب می کند تا اقدام کنید.
پس از آن، شما باید یک برنامه عملیاتی عظیم ایجاد کنید تا به نتیجه دلخواه خود برسید. شما باید تمام راه های ممکن برای رسیدن به نتیجه خود را طوفان فکری کنید. سپس، از قانون 80/20 برای تمرکز بر روی چند اقدام مهم که بیشترین تأثیر را خواهند داشت، استفاده کنید.
از خودت بپرس:
- هدف من چیست که چرا نتایج مورد نظر من برای من اهمیت دارد؟
- برنامه اقدام عظیم من برای اینکه چگونه به نتایج دلخواهم برسم چیست؟
مرحله 4 – اقدام کنید و یک شناسه ایجاد کنید
جیمز کلیر در کتاب خود، عادات اتمی ( خلاصه کتاب )، می گوید که عادات و اعمال شما هویت شما را شکل می دهد:
شناسایی کنید – به چه چیزی اعتقاد دارید. از عادات شما بیرون میآید و هر عملی رای به نوع فردی است که میخواهید تبدیل شوید
بنابراین، شما می توانید با تمرکز بر اینکه چه کسی می خواهید باشید (شناسایی) به سمت آنچه می خواهید به انجام برسانید (نتیجه) کار کنید. شما می توانید هویت خود را با تصمیم گیری در مورد نوع فردی که می خواهید باشید تغییر دهید و ثابت کنید که این اقدام عمدی در راستای هدف نهایی شما خواهد بود.
برداشتن گامهای عمدی در برنامه اقدام عظیم شما، باورهای شما را به چالش میکشد و هویت شما را به گونهای رشد میدهد که به تدریج نسخه بهتری از خودتان باشید. وقتی هویتی را شخصیت میبخشید، گامهای عمل شما میتواند دیدگاه شما را در حین انجام اقدامات گسترده تغییر دهد.
از خودت بپرس:
- هویت کسی که می خواهم بشوم چیست؟
- آیا برای دستیابی به نتایج خود در برنامه اقدام عظیم خود قدم برمی دارم؟
مرحله 5 – سؤالات با استفاده از روش برنامه ریزی سریع را مرور کنید
اگر به نتیجه دلخواه خود رسیدید، پیروزی را جشن بگیرید! پس از پیروزی یا رسیدن به تاریخ پایان تعیین شده، باید پیشرفت خود را بررسی کنید.
از خودت بپرس:
- آیا من برای دستیابی به نتایج دلخواهم مراحل برنامه عملیاتی عظیم خود را دنبال کردم؟
- آیا هدفم به من انگیزه و انرژی داد تا به نتایج دلخواهم برسم؟
- آیا به نتایج دلخواهم رسیدم؟
اگر به هر یک از این سؤالات پاسخ منفی دادید، باید روی پیشرفتی که انجام داده اید تمرکز کنید زیرا حرکت به شما کمک می کند ادامه دهید. همچنین به دنبال راه هایی برای بهبود اجرای روش برنامه ریزی سریع باشید.
تونی رابینز می گوید که اگر بتوانید به وضوح نتایج و هدف خود را تعیین کنید، این بهتر از 90 درصد افراد اطرافتان است. سپس، می توانید یک برنامه عملیاتی عظیم برای چگونگی دستیابی به نتیجه دلخواه خود ایجاد کنید. با این حال، سخت ترین بخش اقدام است. اگر می خواهید به اهداف بزرگ خود برسید و موفق باشید، باید عمدی اقدام کنید.
مراحل بعدی
وقتی از روش برنامه ریزی سریع استفاده می کنید، طرز فکر خود را تغییر می دهید تا بر نتایجی که می خواهید به دست آورید تمرکز کنید. سپس، نتایج مورد نظر خود را به یک هدف متصل خواهید کرد و یک برنامه عملیاتی عظیم در مورد چگونگی دستیابی به آنها طراحی خواهید کرد.
تئوری کوزه ترشی
این نظریه به شما کمک می کند تا بفهمید چه چیزی در زندگی روزمره شما مفید است و چه چیزی مفید نیست. این به شما امکان می دهد تا وظایف خود را با زمان صرف برنامه ریزی کنید و اولویت های روز خود را تعیین کنید.
چگونه کار می کند:
یک ظرف ترشی پر از ماسه، سنگریزه و سنگ را تصور کنید. ماسه در پایین است و سنگ ها در بالا نشسته اند.
- شن : این نشان دهنده عناصر مختل کننده روز شما است، مانند تماس های تلفنی، پیام های متنی، ایمیل ها، رسانه های اجتماعی و غیره.
- سنگریزه ها : این نشان دهنده وظایفی است که باید تکمیل شوند، اما می توانند در روز دیگری یا توسط شخص دیگری انجام شوند.
- سنگ ها : اینها مهمترین وظایفی هستند که امروز باید انجام شوند.
با فکر کردن در مورد اینکه چگونه وظایف روزانه شما در دسته بندی های بالا قرار می گیرد، شروع کنید. سپس فهرستی از کارها تهیه کنید که از سنگ ها شروع شده و با ماسه ختم می شود (اگر زمان اجازه دهد). در کنار هر کدام یک تخمین زمان صادقانه وارد کنید. سعی کنید بیش از شش ساعت از یک روز کاری هشت ساعته را برنامه ریزی نکنید. این باعث می شود زمان بافر برای سنگریزه ها و شن ها باقی بماند.
انواع افرادی که از نظریه کوزه ترشی سود می برند:
- افراد بصری
- متفکران ملموس
تکنیک آن قورباغه را بخورید
این تکنیک از قول مارک تواین نامگذاری شده است: “اولین روز یک قورباغه زنده را بخورید و هیچ اتفاق بدتری در بقیه روز برای شما نخواهد افتاد.” روز خود را ابتدا با انجام سخت ترین کارها و کنار گذاشتن آنها از سر راه شروع کنید.
چگونه کار می کند:
- یک هدف را روشن کنید . بیشتر از همه می خواهید به چه چیزی برسید؟
- آن را بنویسید .
- مهلت تعیین کنید .
- فهرستی از کارهایی که باید انجام دهید تا به هدفتان برسید تهیه کنید.
- این لیست را به ترتیب اولویت سازماندهی کنید . مهمترین موارد احتمالاً سخت ترین هستند. اینها “قورباغه های” شما هستند.
- اقدام کنید . اگر بیش از یک قورباغه در بشقاب خود دارید، ابتدا بدترین قورباغه را بخورید.
- این چرخه را هر روز تکرار کنید تا همیشه در حال انجام کاری باشید که شما را به سمت هدفتان سوق دهد.
انواع افرادی که از تکنیک Eat That Frog سود می برند:
- متفکران انتزاعی
- افرادی با اهداف بلند مدت
هر کاری که به زندگی شما معنا می دهد و ارزشمند است را انجام بده و بقیه کارگاه را حذف کنید
داستان رفیق من و ساعتی 100 دلار
برنامه مدیریت زمان Google Calendar
یکی بهترین برنامه ها برای مدیریت زمان Google Calendar تقویم رسمی شرکت نامآشنای گوگل است. در این تقویم بهراحتی میتوانید تمامی روزهای هفته، ماهها و سالها را مشاهده کنید و برنامههای تفریحی، کاری و روزمره خود را با چند کلیک ساده به آن اضافه کنید تا آنها را به شما یادآور شود. این قابلیت تقویم باعث میشود تا هیچ یک از کارهای خود را فراموش نکنید.
با ورود به حساب گوگل خود در این برنامه میتوانید همزمان از طریق چند دستگاه مختلف به تقویم خود دسترسی داشته باشید. در نهایت Google Calendar از برنامههای شخص ثالث برای افزودن قابلیتهای اضافی پشتیبانی میکند.
برنامه مدیریت زمان Apple Calendar
اگر از گوشی ایفون استفاده میکنید یکی از بهترین برنامههایی که با استفاده از آن قادر به برنامهریزی دقیقی برای روزمره یا حتی در طولانی مدت خواهید بود، برنامه Apple Calendar است. این اپلیکیشن که بهصورت پیشفرض روی گوشیهای آیفون وجود دارد، یکی از بهترین برنامه ها برای مدیریت زمان بهحساب میآید.
در این برنامه میتوانید با مشاهده روز، هفته، ماهها و سالها بهراحتی رویدادها و برنامههای خود را جهت یادآوری داخل روز موردنظر تنظیم کنید. از دیگر قابلیتهای مثبت این تقویم میتوان به ارسال دعوتنامه برای دیگران، زمانبندی رویدادها، استفاده از دستیار صوتی Siri جهت، نمایش تمامی رویدادهای روزانه و امکان جستجوی رویدادها اشاره کرد.
برنامه مدیریت زمان Microsoft Outlook
اپلیکیشن Outlook یکی از برنامه های مدیریت ایمیل از کمپانی محبوب مایکروسافت با بیش از 500 میلیون کاربر فعال است. با استفاده از این برنامه میتوانید هنگام شروع روزتان در کنار ایمیلهای خود، برنامه کاری، قرارهای مهم و تمامی اتفاقاتی که قرار است در طول روز با آن سر و کار داشته باشید را مشاهده کنید.
در برنامه مدیریت زمان Microsoft Outlook میتوانید وارد ایمیل یا تقویم شوید و با برنامهریزی جلسات و رویدادهای کاری آنها را تنها با چند ضربه با افراد دیگر به اشتراک بگذارید. شاید این اپلیکیشن یکی بهترین برنامه مدیریت زمان باشد؛ اما ممکن است به دلیل قابلیتهای گسترده دیگری که در اختیار کاربران قرار میدهد کمی فضای آن شلوغ به نظر برسد.
از جمله قابلیتهای مثبت برنامه مایکروسافت Outlook میتوان به امکان همگامسازی نسخه ویندوز با گوشی موبایل اشاره کرد که باعث میشود تمامی رویدادهای مهم و ایمیلها را در صورت عدم دسترسی به کامپیوتر همراه خود داشته باشید.
برنامه مدیریت زمان Calendar.com
اپلیکیشن Calendar.com میتواند تمامی انتظاراتی که باید برنامه مدیریت زمان داشته باشید را برطرف سازد. این تقویم هوشمند به دلیل رابط کاربری ساده و روانی که دارد کار کردن با آن بسیار راحت است و برای کسانی که علاقهای به محیطهای شلوغ ندارند، تمامی عناصری که به آنها نیازی نیست را از دید مخفی میکند.
گفتنی است که این امکان برای شما وجود دارد تا بهصورت روزانه، هفتگی یا حتی سالانه برنامههای خود را مرتب و به لیست کارهایتان اضافه کنید و حتی آن را با افراد دیگر نیز به اشتراک بگذارید. همچنین میتواند با استفاده از رنگهای مختلف کارهای شخصی خود را از موارد کاری جداسازی کنید. از جمله قابلیتهای برجسته این برنامه میتوان به پشتیبانی از سیستمهای دورکاری مانند Zoom و Zapier اشاره کرد.
برنامه مدیریت زمان Calendar.com سه نسخه پایه، استاندارد و حرفهای داراست که میتوانید از نسخه پایه آن بهصورت کاملاً رایگان استفاده کنید.
برنامه مدیریت زمان Any.Do Calendar
یکی از بهترین و کاملترین برنامه های مدیریت زمان که میتوانید از آن جهت برنامهریزی کارهای روزمره خود استفاده کنید Any.Do Calendar نام دارد. این برنامه علاوه بر اینکه امکان برنامهریزیهای طولانیمدت و روزمره را برای شما فراهم میکند، شما نیز میتوانید یادداشتهای روزانه و مهم خود را داخل آن به ثبت برسانید. امکان همگامسازی این برنامه با تقویم گوگل، iCloud، Outlook و غیره و دستیارهای صوتی خانگی هوشمند مانند الکسا و گوگل هوم از جمله ویژگیهای مثبت آن محسوب میشود.
با استفاده از قابلیت یادآور برنامه Any.Do کاملاً نگرانی شما از بابت فراموشی رویدادها رفع خواهد شد. همچنین با فعالسازی ویژگی تکرار در صورتی که موفق به مشاهده اعلان نشده باشید مجدداً به شما نمایش داده خواهد شد. افزون بر این با استفاده از ضبط صدا و بدون نیاز به تایپ کردن میتوانید رویداد مورد نظر خود را بهطور مجزا ثبت کنید.
این اپلیکیشن بهصورت رایگان برای دانلود در دسترس کاربران اندروید و iOS قرار گرفته است که البته با ارتقا آن میتوانید به امکانات پیشرفتهتری از نسخه رایگان دسترسی داشته باشید. این برنامه مدیریت زمان را از دست ندهید!
برنامه مدیریت زمان TimeTree
با استفاده از برنامه TimeTree میتوانید زمان خود را مدیریت کرده و به بهترین صورت ممکن کارهای خود را انجام دهید. همچنین با ایجاد تقویم مشترک با تیم، همکار یا حتی خانواده خود کارها را به نحو احسنت سازماندهی کنید. با اضافه کردن رویدادهای مهم و ایجاد زمان یادآوری نیز میتوانید از فراموشی آن جلوگیری کرده و حتی زمان و مکان مربوطه را به تیم یا همکاران خود اعلام کنید. افزون بر این با استفاده از قابلیت چت در اپلیکیشن TimeTree قادر به بحث درباره برنامهریزی رویدادها و اتفاقات پیش رو خواهید بود تا برنامهها بدون ایجاد هیچگونه مشکلی پیش بروند.
برنامه TimeTree میتواند یک انتخاب عالی برای کسانی باشد که نیاز به برنامه مدیریت زمان چه بهصورت فردی و چه بهصورت گروهی دارند تا برنامههای خود را به عالیترین شکل ممکن به جلو هدایت کنند.
برنامه مدیریت زمان Fantastical Calendar
اپلیکیشن Fantastical را میتوان بهعنوان بهترین برنامه مدیریت زمان برای گوشی های آیفون معرفی کرد که قابلیتهای گستردهای را جهت برنامهریزی در اختیار کاربران میگذارد. اگرچه میتوان این برنامه را روی سیستمعاملهای iPadOS، iOS و حتی watchOS نصب و استفاده کرد؛ اما در درجه اول برای کاربران macOS در نظر گرفته شده است.
با استفاده از این برنامه میتوانید قرار ملاقات، یادآوری رویدادها و اضافهکردن یادداشت به تقویم را انجام دهید و آن را با سایر تقویمهای خود همگامسازی کنید. همچنین رابط کاربری ساده و روان آن امکان کسب تجربه عالی از یک برنامه تقویم را برای مدیریت زمان برای شما فراهم میکند.
برنامه مدیریت زمان aCalendar
اگر به دنبال بهترین تقویم کلاسیک با پشتیبانی از تقویم هجری شمسی هستید برنامه مدیریت زمان aCalendar را در لیست دانلود اپلیکیشنهای خود قرار دهید. این تقویم با بیش از 10 میلیون بار دانلود در فروشگاه پلیاستور جایگاه ویژهای میان برنامه های مدیریت زمان اندرویدی داراست و ویژگیهای گستردهای را جهت شخصیسازی ارائه میدهد. لازم به ذکر است که میتوانید ویجت اختصاصی برنامه aCalendar را جهت دسترسی سریع و آسان روی صفحه اصلی گوشی خود قرار دهید.
از جمله ویژگیهای مثبت این برنامه که باعث شده طرفدارهای زیادی را به سمت خود جذب کند میتوان به 48 رنگ مختلف جهت جداسازی و نمایش رویدادهای تقویم، امکان همگامسازی با تقویم رسمی گوگل، امکان سفارشیسازی رویدادها، امکان یادآوری رویدادها و قابلیت به اشتراکگذاری رویدادهای تقویم اشاره کرد.
برنامه مدیریت زمان Nook Calendar
Nook Calendar به دلیل ارائه ویژگیهای گسترده در راستای برنامهریزیهای روزمره یکی از بهترین برنامه مدیریت زمان برای گوشی آیفون شناخته میشود. این برنامه با هدف بهینه گذراندن روز خود و انجام کارهای تیمی به بهترین شکل ممکن ساخته شده و در این امر به شما یاری میرساند.
تقویم هوشمند Nook توانایی برنامهریزی جلسات، ایجاد رویدادها و اطلاعرسانی از مکانهای کاری را فراهم میکند. همچنین به دلیل اولویت بالای گروههای کاری برای این اپلیکیشن امکان همگامسازی Nook Calendar با برنامههای Zoom، Google Meet و Microsoft Teams برای آن در نظر گرفته شده که برای برگزاری جلسات کاری بسیار کارآمد خواهد بود.
برنامه مدیریت زمان Timepage de Moleskine Studio
اگر شخصی هستید که به رابط کاربری مینیمال ساده علاقهمند هستید باید بگوییم که برنامه مدیریت زمان Timepage از استودیو Moleskine گزینه بسیار مناسبی برای شما خواهد بود. مانند تمامی نرمافزارهای مدیریت زمانی با استفاده از این برنامه میتوانید به طور روزانه، هفتگی، ماهانه و سالانه برای کارهای خود برنامهریزی کنید و با در نظر گرفتن تایم دقیق رویداد، آن را یادآوری کنید.
لازم به ذکر است که برای استفاده از این برنامه باید هزینه بپردازید و تنها یک هفته و جهت آزمایش میتوانید بهصورت رایگان از آن استفاده کنید. اگر انتخاب شما برای مدیریت زمان اپلیکیشن Timepage است میتوانید از طریق لینک قرار داده شده نسبت به دانلود آن اقدام کنید.
بدون نظر