چند بار تا به حال به خود گفته‌اید که «من واقعاً نیاز دارم که سازماندهی کنم؟ و سپس موفق به انجام این کار نشدید؟ این یک مشکل رایج است.

سازماندهی ضعیف معمولاً به معنای بهره وری کمتر و فرصت های از دست رفته است و می تواند منجر به افزایش اهمال کاری و استرس شود.

خوشبختانه، چند کار ساده وجود دارد که می‌توانید انجام دهید که به شما کمک می‌کند تا مطمئن شوید که سازمان‌دهی می‌شوید و همینطور باقی می‌مانید. و حتی بهتر از آن این است که این مهارت ها را می توان در خانه یا محل کار استفاده کرد و در هر دو به یک اندازه مفید است.

مهارت های سازماندهی در واقع ترکیبی از مدیریت زمان و خودانگیختگی است . اما اگر کمی دلهره آور به نظر می رسد، احتمالاً بهتر است سازماندهی را از نظر یک سری مراحلی که می توانید بردارید در نظر بگیرید.


مهارت های سازمان دهی موثر: هشت مرحله

1. در مورد کاری که باید انجام دهید شفاف باشید.

اگر شما هم مانند بسیاری از ما از آن دسته افرادی هستید که سعی می کنید به خاطر بیاورید که در صورت داشتن زمان کافی چه کاری را انجام داده اید یا می خواهید چه کاری انجام دهید، پس فهرستی را تهیه کنید.

اگر یک لیست کافی نیست، چندین لیست را نگه دارید. برخی افراد متوجه می شوند که با یک لیست واحد بهترین کار را دارند، اما برخی دیگر یک لیست طولانی مدت “کارها” دارند که با لیست روزانه “کارها” تکمیل می شود. دیگران نیز فهرستی از مشاغل هفته دارند. این یک اولویت است که از لیست های کاغذی یا الکترونیکی استفاده می کنید.

2. تصمیم بگیرید که چه زمانی آن را انجام می دهید.

تحقیقات نشان می دهد که مغز ما به سختی می تواند نگران کارهایی باشد که انجام نداده ایم.

به همین دلیل است که در شب با وحشت در مورد آن کاری که فراموش کرده اید از خواب بیدار می شوید. با این حال، جالب است که قرار دادن یک کار در فهرست «کارها» و، مهم‌تر از همه، تصمیم‌گیری در مورد زمانی که آن را انجام می‌دهید، به نظر می‌رسد برای خاموش کردن بخشی از مغز شما که نگران است، حداقل تا زمانی که این کار را از دست داده باشید، کافی است. شکافی که شما شناسایی کرده بودید

3. به خود زمان و مکان بدهید.

سازماندهی تصادفی اتفاق نمی افتد. برای انجام آن باید به خودتان زمان بدهید.

هر روز کمی وقت بگذارید و به کارهایی که در آن روز باید انجام دهید فکر کنید و برای زمانی که قرار است این کار را انجام دهید برنامه ریزی کنید. بهتر است این کار را در ابتدای روز یا در پایان روز برای روز بعد انجام دهید. اگر با قطار رفت و آمد می کنید، ممکن است متوجه شوید که سفر شما زمان ایده آلی برای انجام این کار است، اما اگر نه، فقط 10 دقیقه زمانی که برای اولین بار وارد کار می شوید، ترجیحاً دور از میز کار خود بگذارید تا از حواس پرتی جلوگیری کنید.

اگر برای پیدا کردن آن زمان مشکل دارید، آن را در دفتر خاطرات خود برنامه ریزی کنید. اگر تقویم الکترونیکی شما عمومی است، مطمئن شوید که شکاف را به‌عنوان شلوغ پنهان کرده‌اید، یا آن را به‌گونه‌ای توصیف کنید که همکارانتان فوراً آن را به‌عنوان «زمانی که می‌توان برای آمدن و صحبت با شما استفاده کرد» تشخیص ندهند. به عنوان مثال، از حروف اول استفاده کنید، به طوری که به نظر می رسد جلسه ای دارید، مانند «DSW»، برای «کار انجام دهید» و «PMD» برای «روز خود را برنامه ریزی کنید». شما می دانید معنی آن چیست، اما هیچ کس دیگری نمی داند. و میز خود را ترک کنید. برو و در غذاخوری یا گوشه‌ای ساکت از اتاق جلسه بنشین تا کسی با تو صحبت نکند یا وسوسه «فقط چک کردن ایمیل‌هایت» نباشد.

برای راهنمایی و اطلاعات بیشتر به صفحه ما مراجعه کنید: اجتناب از حواس پرتی .

4. تصمیم بگیرید که چه چیزی مهم و چه چیزی فوری است.

این یک تمایز ظریف است، اما همه چیز را می توان به فوریت یا غیر فوری و مهم یا غیرقابل تفکیک تقسیم کرد.

بعضی چیزها هم مهم و هم فوری هستند. دیگران هیچکدام نیستند. برای ایده های بیشتر در مورد نحوه مدیریت این موضوع ، به بخش اولویت بندی صفحه مدیریت زمان ما نگاهی بیندازید .

5. وظایف را تجزیه و تفویض کنید.

وظایف را به اجزای سازنده آنها تقسیم کنید و در نظر بگیرید که آیا می توانید هر یک از آنها را واگذار کنید یا خیر.

آیا واقعاً نیاز دارید که کل کار را فوراً انجام دهید؟ و آیا واقعاً نیاز به انجام بخشی از آنها دارید؟ گاهی اوقات می‌تواند به اندازه انجام کار زمان ببرد، به خصوص اگر انجام آن نسبتاً سریع باشد، اما ممکن است توضیح آن کمی طول بکشد. اما اگر توضیح نسبتاً ساده و ساده اما طولانی است، برای تفویض اختیار یک کار ایده آل است.

برای یادگیری نحوه تفویض اختیار بدون از دست دادن کنترل، به صفحه مهارت های نمایندگی ما نگاهی بیندازید . و بدون معطل کردن بی مورد، به این فکر کنید که آیا واقعاً نیاز دارید که امروز آن را انجام دهید، یا اگر چیز دیگری مهمتر یا فوری است که استفاده بهتر از زمان شما باشد.

6. از کارهای اضافی ناامید نشوید.

همه ما می دانیم چه حسی دارد …

شما فقط 10 دقیقه را صرف سازماندهی خود کرده اید، و به پشت میز خود باز می گردید و ایمیلی از رئیس خود پیدا می کنید که به شما می گوید همه چیز را رها کنید و فقط گزارشی را تمام کنید که ناگهان به مهم ترین و فوری ترین مسئله در جهان تبدیل شده است.

متقابل یا ناامید نشوید. حداقل اکنون می دانید که آیا چیز دیگری در لیست خود دارید که نمی توانید منتظر بمانید، و می توانید از نقطه نظر آگاهانه در مورد مهلت های طولانی مدت برای کارهای دیگر مذاکره کنید!

7. در بالای همه چیز بمانید.

مخصوصاً زمانی که خیلی شلوغ هستید، به راحتی می توانید اجازه دهید جلسه سازماندهی روزانه شما از بین برود.

شما فقط می خواهید به خانه برگردید، یا واقعاً باید به کار دیگری بپردازید. اما مهم است که برنامه‌ریزی و سازماندهی خود را حفظ کنید، زیرا در غیر این صورت همه چیز به هم می‌ریزد و ساعت‌ها طول می‌کشد تا گره‌گشایی شود.

میدونی که این، منطقیه!


وقتی به مرتب کردن عمومی فکر می کنید، اصل “در بالای همه چیز ماندن” واقعاً منطقی است. برای مثال، اگر اصرار دارید که فرزندانتان قبل از بیرون آمدن اسباب‌بازی‌های بعدی، هر مجموعه اسباب‌بازی را کنار بگذارند: راه‌آهن قبل از بیرون آمدن لگو، چای عروسک‌ها قبل از باز کردن اره منبت کاری اره مویی و غیره، سپس مرتب کردن اسباب‌بازی‌ها. پایان روز زمان بسیار کمتری می گیرد.

با این حال، اگر تمام کارها را تا پایان روز رها کنید، ممکن است زمان زیادی طول بکشد، و در این بین، ممکن است اسباب‌بازی‌ها یا تکه‌هایی از اسباب‌بازی‌ها وجود داشته باشند که روی آنها ایستاده و شکسته شده‌اند، به زیر مبلمان لگد زده‌اند، گم شده‌اند یا در یک بازی دیگر جارو شد.

قوانین یکسانی در مورد سازماندهی عمومی اعمال می شود: در بالای آن قرار داشته باشید، و تنظیم آن کار ساده ای است. بگذارید روی سرتان بیاید و مرتب شدن آن زمان زیادی طول خواهد کشید.

8. از فناوری برای خودکار کردن برنامه ریزی خود استفاده کنید اما کنترل خود را حفظ کنید

یکی از مشکلات تقویم الکترونیکی حفظ کنترل است، به خصوص اگر به دیگران اجازه دهید جلسات شما را برنامه ریزی کنند یا دفتر خاطرات شما را ببینند.

بررسی هر دعوت زمان بر است، اما برای اطمینان از اینکه باید در هر جلسه شرکت کنید، ضروری است. با این حال، چندین برنامه زمان‌بندی در حال حاضر در دسترس هستند که به شما امکان می‌دهند بدون از دست دادن کنترل دفتر خاطرات خود، این فرآیند را خودکار کنید.

برخی از این برنامه‌ها به شما امکان می‌دهند «موقعیت‌های ملاقات» با طول خاصی را شناسایی کنید. همچنین می‌توانید افراد خاصی را تعیین کنید که می‌توانند آن‌ها را بدون نیاز به تأیید رزرو رزرو کنند. برای مثال، می‌توانید هر روز دو یا سه فرصت 30 دقیقه‌ای را برای اعضای تیم یا مدیرتان تعیین کنید تا در صورت نیاز به صحبت با شما، آن‌ها را رزرو کنند. درست قبل از جلسه یک یادآوری خودکار برای شما ارسال می شود تا آن را از دست ندهید. این کار زمان صرف تعامل با افرادی را که باید با آنها صحبت کنید به حداکثر می رساند و نیاز به سازماندهی جلسات را به حداقل می رساند.

بسیاری از برنامه ها همچنین به شما این امکان را می دهند که هر شکافی را که برای جلسات در دسترس نیست، پنهان کنید. این بدان معنی است که می توانید به موقع برای کار پشت میز خود برنامه ریزی کنید و همکاران نخواهند دید که اسماً برای صحبت در دسترس هستید.


 

خواندن بیشتر از مهارت هایی که نیاز دارید


راهنمای مهارت‌هایی که برای کتاب‌های الکترونیکی رهبری نیاز دارید

در مورد مهارت هایی که برای یک رهبر موثر به آن نیاز دارید بیشتر بیاموزید.

کتاب‌های الکترونیکی ما برای رهبران جدید و باتجربه ایده‌آل هستند و مملو از اطلاعات کاربردی آسان برای کمک به شما برای توسعه مهارت‌های رهبری است.


سازماندهی خود یا سازماندهی پروژه ها؟

بیشتر مواردی که در اینجا توضیح داده می شود در مورد سازماندهی خود و تحت کنترل نگه داشتن کار یا زندگی خود است.

همین اصول برای سازماندهی هر چیزی، از خانواده گرفته تا پروژه یا رویداد، صدق می کند.

مهمتر از همه، صرف زمان به طور منظم برای فکر کردن در مورد آنچه که باید انجام دهید و چه زمانی، و به ویژه اینکه چه زمانی محدود است، واقعاً سود خواهد داشت.

بدون نظر

پاسخ دهید