کوچینگ :تأثیر شخصی و نفوذ-ابزارهایی برای افزایش حضور و تاثیر

حسابرسی مهارت‌های ارتباطی و موجودی مهارت‌ها چیست؟

“ارتباطات، ارتباطات، ارتباطات! شما هرگز نمی‌توانید آن را سیر کنید!” ارتباطات خوب، توانایی شما برای تأثیرگذاری، رهبری، ارتباط با دیگران و به طور کلی بهبود روابط شما در محل کار و خانه را تعیین می‌کند. حسابرسی مهارت‌های ارتباطی یک روش عالی برای فهمیدن این است که دیگران چگونه شما را تجربه می‌کنند و چقدر خوب با آنها ارتباط برقرار می‌کنید.

این ابزار برای جمع‌آوری داده‌ها پیرامون مجموعه‌ای از سؤالات ساختاریافته استفاده می‌شود که همه مربوط به مهارت‌های ارتباطی هستند. یک برگه بازخورد توزیع می‌شود و از گیرندگان خواسته می‌شود تا مشتریان را در برابر یک سری اظهارات امتیاز دهند. از مشتریان خواسته می‌شود که در برابر همان اظهارات خود ارزیابی کنند. این یک راه عالی برای دیدن این است که آیا شکاف‌هایی در درک مهارت‌های ارتباطی بین مشتری و دیگران وجود دارد یا خیر است.

حسابرسی مهارت‌های ارتباطی به ویژه در کار با مشتریانی که به نظر می رسد در هنگام تأثیرگذاری یا کار سازنده با دیگران با چالش روبرو هستند مفید است. همچنین استفاده از این ابزار برای مشتریانی که می‌خواهند عملکرد خود را بهبود بخشند یا حرکت شغلی انجام دهند، می‌تواند مفید باشد زیرا به آنها کمک می‌کند تا بفهمند که چه اقدامات خاصی برای بهبود مهارت‌های ارتباطی خود باید انجام دهند.

می‌توان مهارت‌های موجودی را برای تیم‌های مشتریان، برای همتایان آنها، برای رئیس آنها، برای مشتریانشان و در حالت ایده‌آل برای همه این گروه‌ها برای دریافت بازخورد 360 درجه، صادر کرد.

روند چیست؟

در این روش، از مشتریان خواسته می شود گروهی از افراد را تعریف کنند که می خواهند از آنها در مورد مهارت های ارتباطی خود بازخورد داشته باشند. برای این کار، تعدادی فرم موجودی به تعداد افراد گروه ارسال می شود. سپس، گیرندگان هر گروه به صورت تصادفی انتخاب می شوند. برای این منظور، نام ها در یک کلاه قرار داده شده و به صورت تصادفی انتخاب می شوند. تعداد دریافت کنندگان برای هر گروه تقریباً شش نفر خواهد بود.

سپس، از مشتریان خواسته می شود برگه بازخورد ممیزی مهارت های ارتباطی را همراه با یک پاکت آدرس بازگشت و تاریخ بازگشت مورد نیاز ارسال کنند. بازه زمانی دو هفته‌ای برای تکمیل این فرم ها معمولاً مناسب است. پس از تحویل فرم ها، مشتریان باید بازخورد خود را در مورد مهارت های ارتباطی فرد مورد نظر ارائه دهند.

در نهایت، پاسخ ها با مشتریان مرور می شود و نمرات در برگه نتایج کلی قرار داده می شود. در مورد نتایج بحث کرده و نقاط قوت و ضعف را شناسایی کنید و برنامه ریزی اقدام را در حوزه های خاص و اولویت دار نگه دارید. همچنین باید به این نکته دقت کرد که مشتریان افراد را به صورت تصادفی انتخاب کرده باشند تا از عدم تعصب مثبت یا منفی اطمینان حاصل شود.

نکات و راهنمایی ها:

توصیه می شود بازه زمانی دو هفته‌ای برای تکمیل فرم ها مناسب است.

باید به مشتریان توضیح داده شود که باید صادقانه و بدون تحلیل بیش از حد پاسخ دهند.

پس از تحلیل نتایج، باید روی حوزه های خاص کار کرد تا به یک برنامه اقدام تبدیل شود.
اگر مشتریان سه حوزه یا بیشتری را شناسایی کرده باشند که نیاز به بهبود دارند، برنامه‌ای برای بهبود سه حوزه اول، سپس سه حوزه بعدی و غیره ایجاد نمایید. برای این کار، باید نقاط قوت و ضعف را شناسایی کرده و مطمئن شوید که مشتریان به نقاط قوت خود توجه کرده و بدانند چگونه می توانند از آنها به عنوان یک منبع استفاده کنند.

زمان مورد نیاز

در ابتدا فرآیند انتخاب حدود 15 دقیقه طول خواهد کشید. بررسی پاسخ ها حدود 45 دقیقه طول خواهد کشید.

جدول 8.1 ممیزی مهارت های ارتباطی: برگه بازخورد

برای اینکه بتوانم بیشتر در مورد نحوه برقراری ارتباط خود بدانم، لطفاً دیدگاه خود را در مورد اثربخشی مهارت های من بیان کنید. لطفاً به هر سؤال از 6 امتیاز دهید (1 = کم و 6 = زیاد). لطفاً با دقت فکر کنید و صادق باشید – رتبه‌بندی همه 3ها به من کمک نمی‌کند تا مناطقی را که باید روی آن‌ها کار کنم به وضوح شناسایی کنم.

لطفا برگه را در یک پاکت در بسته برگردانید. متشکرم.

مهارت‌های ارتباطی		نمره
1	ایجاد یک تاثیر اولیه خوب
2	دریافت احساسات اساسی از دیگران
3	انتقال ایده به دیگران
4	برقراری ارتباط حتی زمانی که شرایط سخت است
5	زیاد صحبت نکردن
6	بیرون کشیدن دیگران
7	باز بودن در برابر ایده های دیگران
8	دستور دادن به دیگران
9	نادیده گرفتن خصومت دیگران
10	از دیدگاه خودم صحبت می کنم
11	ارائه یک ارائه واضح به یک گروه
12	سکوت در مواقع لزوم
13	گوش دادن با دقت به انتقاد
14	متقاعد کردن دیگران برای انجام کاری که من می خواهم
15	دادن بازخورد واضح به دیگران در مورد کاری که انجام داده اند
16	درک عقاید دیگران
17	ترک بحث هایی که به من مربوط نمی شود
18	مصاحبه موثر با دیگران
19	جمع آوری اطلاعات از دیگران
20	راحت کردن مردم
21	حذف نظرات منفی دیگران از ذهنم
22	اینکه دیگران بدانند چه احساسی دارم
23	مشارکت موثر در جلسات
24	در هنگام مصاحبه به خوبی می آیند
25	ایجاد رابطه با دیگران
26	وادار کردن دیگران به پذیرش ایده های من
27	دریافت واکنش مخاطبان به ارائه من
28	کمک به پیشرفت جلسه
29	انتقال احساساتم به دیگران
30	تصمیم به عدم اظهار نظر
31	درک زمانی که کسی ناراحت است
32	پی بردن به علایق دیگران
33	ایجاد مکالمه
34	وقتی تصمیم می‌گیرم احساساتم را به وضوح بیان کنم

 

جدول 8.2 ممیزی مهارت های ارتباطی: نتایج کلی

برای هر یک از مهارت های زیر، نمرات را در ستون مربوطه تکمیل کنید و مهارت ها را از 1 (کم) تا 6 (بالا) نمره دهید.

مهارت‌های ارتباطی		نمره خود	نمره دیگران	نمره دیگران	نمره دیگران
1	ایجاد یک تاثیر اولیه خوب
2	دریافت احساسات اساسی از دیگران
3	انتقال ایده به دیگران
4	برقراری ارتباط حتی زمانی که شرایط سخت است
5	زیاد صحبت نکردن
6	بیرون کشیدن دیگران
7	باز بودن در برابر ایده های دیگران
8	دستور دادن به دیگران
9	نادیده گرفتن خصومت دیگران
10	از دیدگاه خودم صحبت می کنم
11	ارائه یک ارائه واضح به یک گروه
12	سکوت در مواقع لزوم
13	گوش دادن با دقت به انتقاد
14	متقاعد کردن دیگران برای انجام کاری که من می خواهم
15	دادن بازخورد واضح به دیگران در مورد کاری که انجام داده اند
16	درک عقاید دیگران
17	ترک بحث هایی که به من مربوط نمی شود
18	مصاحبه موثر با دیگران
19	جمع آوری اطلاعات از دیگران
20	راحت کردن مردم
21	حذف نظرات منفی دیگران از ذهنم
22	اینکه دیگران بدانند چه احساسی دارم
23	مشارکت موثر در جلسات
24	در هنگام مصاحبه به خوبی می آیند
25	ایجاد رابطه با دیگران
26	وادار کردن دیگران به پذیرش ایده های من
27	دریافت واکنش مخاطبان به ارائه من
28	کمک به پیشرفت جلسه
29	انتقال احساساتم به دیگران
30	تصمیم به عدم اظهار نظر
31	درک زمانی که کسی ناراحت است
32	پی بردن به علایق دیگران
33	ایجاد مکالمه
34	وقتی تصمیم می‌گیرم احساساتم را به وضوح بیان کنم

وقتی تصمیم می‌گیرم که احساساتم چیست؟

بازخورد، راهی عالی برای یافتن اینکه آیا استراتژی‌هایی که به کار می‌برید، همان‌طور که می‌خواهید عمل می‌کنند یا خیر، می‌باشد. در سناریوی کوچینگ، بازخوردهای مرتبط با جنبه‌های خاص مهارت‌های رهبری، به مشتریانی که مسئولیت مدیریت و رهبری افراد را دارند، ارائه می‌شود. این بازخوردها، منبعی عالی برای کمک به مشتریان در بهبود خود در زمینه‌های خاص رهبری است.

این برای چه است؟

بازخورد ساختاریافته، منبعی غنی برای مربی فراهم می‌کند تا با مشتریان در زمینه‌های خاص رهبری آنها کار کند. این یک روش عالی برای شناسایی نقاط قوت و ضعف در سبک رهبری و مدیریت شماست. بازخورد 360 درجه، به خصوص برای مشتریانی که در نقش‌های رهبری خود دچار مشکلاتی هستند، مفید است، زیرا آنها ممکن است به اطلاعات و مهارت‌هایی دسترسی نداشته باشند که برای موفقیت لازم هستند. همچنین رهبرانی که به موفقیت می‌رسند، اما دلیل آن را نمی‌دانند، می‌توانند از بازخورد ساختاریافته برای درک نقاط قوت خود بهره بگیرند.

چه زمانی از آن استفاده کنم؟

زیبایی این ابزار این است که می‌توان از آن در هر زمانی در طول رابطه کوچینگ استفاده کرد: در ابتدا برای کمک به طراحی اهداف کوچینگ، در طول رابطه کوچینگ برای شناسایی نقاط قوت کلیدی و زمینه‌های بهبود، و در انتهای رابطه برای اندازه‌گیری پیشرفت. این ابزار برای کمک به اقدامات بهبودی طراحی شده است و بازخورد ساختاریافته به صورت ناشناس داده می‌شود و به طور محرمانه به مشتریان بازخورد داده می‌شود. هرچه مشتریان اطمینان بیشتری داشته باشند که هیچ داده‌ای به سایر افراد مهم در سازمانشان منتقل نمی‌شود، بازخورد برای کمک به اقدامات بهبود، مفیدتر است.

روند چیست؟

برای استفاده از بازخورد ساختاریافته، از مشتریان بپرسید که کدام گروه از افراد بیشترین ارتباط را با شما دارند تا در مورد مهارت‌های رهبری و مدیریت، به آنها بازخورد دهید. معمولاً این افراد افرادی هستند که به صورت مستقیم تحت مدیریت شما قرار دارند، افرادی که به صورت غیرمستقیم تحت مدیریت شما قرار دارند، مثلاً تیم‌های مجازی، رؤسای آنها و همکاران آنها. تعداد افراد در این گروه‌ها، تعداد پاسخ‌های مورد نیاز در پرسشنامه را تعیین می‌کند.

در مرحله بعد، برای گروه‌هایی از افرادی که مدیریت می‌کنند و همتایانشان، به‌طور تصادفی گیرندگان هر گروه را انتخاب کنید. فرآیند این کار همانند ممیزی مهارت‌های ارتباطی بالاست. تعداد دریافت‌کنندگان بسته به اندازه گروه برای هر گروه تقریباً شش نفر خواهد بود. برای هر گروهی که بین شش تا هشت نفر دارد، احتمالاً ایده خوبی است که یک نسخه از پرسشنامه را برای همه ارسال کنید. هدف این است که یک عدد به طور تصادفی از گروه به دست آورید تا از تعصب جلوگیری شود و در عین حال برای نماینده کل گروه کافی باشد.

هنگامی که افراد انتخاب شدند، از مشتریان بخواهید که پرسشنامه بازخورد ۳۶۰ درجه (به جدول ۸.۳ را ببینید) همراه با یک پاکت با آدرس بازگشت و تاریخ بازگشت مورد نیاز ارسال کنند. معمولاً یک بازه زمانی دو هفته‌ای تمام چیزی است که لازم است – خیلی طولانی است و گیرندگان آن را به تعویق می‌اندازند یا فراموش می‌کنند، خیلی کوتاه هستند و زمانی برای تکمیل آن ندارند.

از مشتریان بخواهید ارزیابی خود را تکمیل کنند. از آنها بخواهید صادق باشند و بدون تحلیل بیش از حد پاسخ‌هایشان، اولین پاسخ خود را انجام دهند.

از آنها بخواهید که پرسشنامه‌های برگشتی را تا جلسه کوچینگ بعدی در پاکت‌های مهر و موم شده خود نگه دارند. در آن جلسه پاسخ‌ها را با مشتری مرور کنید و نمرات را در برگه نتایج کلی قرار دهید (جدول ۸.۴).

نتایج کلی را با هم تجزیه و تحلیل کنید، به دنبال روندها، شباهت‌ها، شکاف‌ها در ادراک (مثبت و منفی)، تغییرات غیرمعمول باشید. آیا دسته‌بندی خاصی وجود دارد که برجسته باشد؟ به عنوان مثال، آیا مهارت‌های مدیریتی مشتریان امتیاز بالاتری نسبت به مهارت‌های تیم‌سازیدارند؟ آیا ارتباط میان مهارت‌های ارتباطی بالا و عملکرد کسب و کار وجود دارد؟ آیا هر گروه به طور متوسط به یک شیوه خاصی ارزیابی شده است؟

با توجه به نتایج، باید تصمیم بگیرید که کجا باید اصلاحاتی ایجاد شود و چه کسانی نیاز به کوچینگ دارند. برای هر فردی که نیاز به کوچینگ دارد، برنامه کوچینگ منحصر به فردی را طراحی کنید که به افزایش عملکرد و بهبود مهارت‌های آن فرد کمک می‌کند.

همچنین، نتایج را با افرادی که ارزیابی شده‌اند، به اشتراک بگذارید. این به آنها کمک می‌کند تا درک بهتری از نقاط قوت و ضعف خود داشته باشند و در آینده بهبود آنها را مد نظر قرار دهند.

در نهایت، برای ارزیابی عملکرد کلی، نتایج را با معیارهای اندازه‌گیری عملکرد کلی کسب و کار مقایسه کنید. این بررسی برای شناسایی تغییرات و بهبود کارایی در طول زمان بسیار مفید است.

زمان مورد نیاز

در ابتدا فرآیند انتخاب حدود 15 دقیقه طول خواهد کشید. 60 تا 90 دقیقه برای بازخورد

جدول 8.3 پرسشنامه بازخورد 360 درجه

من در شرف انجام یک ابتکار توسعه هستم و از شما می خواهم که این فهرست را تکمیل کنید تا به من بازخوردی در مورد اینکه چقدر مهارت های مدیریتی من را مؤثر می بینید، ارائه دهید.

فهرست زیر برای بررسی تمام جنبه های مدیریت طراحی شده است و اطلاعات گردآوری شده به من در درک نقاط قوت و زمینه های توسعه کمک می کند.

بازخورد شما کاملاً ناشناس است، پس لطفا موجودی کامل خود را در یک پاکت مهر و موم شده سفید A4 برگردانید.

لطفاً با تکمیل این پرسشنامه در مورد اثربخشی من نظر دهید. لطفاً در مقیاس 1-6 (1 = اثربخشی کم و 6 = اثربخشی بالا) مشخص کنید. همچنین از هرگونه نظر در مورد نقاط قوت یا توسعه که ممکن است از آنها مطلع باشید استقبال می کنم.

ممکن است به شما اطمینان داده شود که تمام بازخوردها به صورت محرمانه برخورد خواهد شد.

ممنون از نظر شما

به عنوان راهنمای امتیازدهی:

6	– بسیار موثر	3	– می تواند موثرتر باشد
5	– بسیار موثر	2	– به طور متناقض موثر
4	– تاثير گذار	1	– غیر تاثیرگذار

امتیاز مهارت ها و فعالیت ها
	مهارتهای مدیریتی
1	وقت گذاشتن برای بحث های مهم در مورد مشکلات و تصمیمات
2	نشان دادن تصویر کلان به طوری که مردم به وضوح اهمیت نقش و وظایف مرتبط را درک کنند
3	حفظ ارتباط با اهداف و اهداف افراد
4	ارتباط موثر و به موقع در مورد تغییرات مؤثر بر سازمان و نقش اعضای تیم
5	ایجاد احساس در فرد مهم، مورد اعتماد و ارزشمند در تیم
6	ارائه بازخورد سازنده که به ایجاد اعتماد به نفس کمک می کند
7	درک زمان ارائه مشاوره و راهنمایی و اینکه چه زمانی به افراد اجازه ادامه کار را بدهید
8	شفاف سازی چگونگی سنجش موفقیت؛ کمک به مردم برای تعیین چشم انداز و اهداف روشن
9	بررسی منظم اهداف و موافقت با پشتیبانی بیشتر مورد نیاز، در صورت لزوم
10	یافتن پروژه هایی برای توسعه پایه مهارت ها مهارت های ارتباطی
11	استفاده از تکنیک پرسشگری سازنده که تیم را تشویق می کند اعضا به عواقب اعمال فکر کنند
12	مراقبت از برقراری ارتباط واضح، برای جلوگیری از هرگونه احتمال مختلط پیام ها
13	استفاده از مهارت های گوش دادن فعال
14	مراقب باشند تا احساسات خود را به طور حرفه ای مدیریت کنند
15	برخورد سازنده با احساسات دیگران
16	خنثی ماندن در هنگام صحبت در مورد مسائل: بازنویسی و خلاصه کردن اما قضاوت نکردن کار با مشتریان
17	نشان دادن اینکه مشتریان اولویت اول هستند
18	اطمینان از اینکه همه افراد مشتریان اصلی خود را می شناسند (کاربران نتایج) و نیازهای آنها
19	نشان دادن حرفه ای بودن در هر زمان
20	ارائه پاسخ های فعالانه به مشتریان
21	نشان دادن سطح بالایی از دانش فنی که الهام بخش است اعتماد به نفس
22	پاسخگویی در بازه های زمانی توافق شده
23	بررسی سطح رضایت مشتریان
24	اطمینان از اینکه اعضای تیم در معرض دید مناسب مشتریان قرار می گیرند مدیریت عملکرد
25	ارائه بازخورد به موقع در مورد پیشرفت به سمت اهداف عملکرد
26	ارائه بازخورد سازنده، روشن و باز در مورد نقاط قوت و مناطق توسعه
27	مدیریت مسائل عملکرد به صورت عینی و در مراحل اولیه
28	اطمینان از اینکه بازخورد شخصی نیست
29	یافتن فرصت هایی برای جشن گرفتن موفقیت
30	اشاره کردن به زمانی که مردم کارها را درست انجام می دهند و نه تنها زمانی که اشتباه می کنند
31	تسهیل تفکر خلاق برای یافتن فرصت هایی برای افزایش رضایت شغلی
32	درک اینکه اشتباهات برای توسعه مهم هستند
33	بررسی عملکرد انگیزاننده و سازنده است
34	صادق بودن در مورد آینده شغلی تیم سازی
35	به دنبال راه هایی برای افزایش اثربخشی تیم هستیم
36	تشویق کار تیمی، اعتماد و ارتباط بین همسالان در تیم
37	جست‌وجوی ایده‌هایی از تیم در مورد بهبود فرآیندها، سیاست‌ها یا کار گروهی و پیگیری فعالانه از طریق ایده‌ها
38	وقت گذاشتن برای بحث در مورد اهداف، علایق و مسائلی که به افراد در تیم مربوط می شود
39	مدیریت مناسب تعارض در تیم
40	به دنبال بازخورد از تیم در مورد عملکرد به عنوان یک مدیر
41	استفاده از هر بازخورد دریافتی برای تغییر سبک یا روش