کوچینگ :تأثیر شخصی و نفوذ-ابزارهایی برای افزایش حضور و تاثیر

کوچینگ :تأثیر شخصی و نفوذ-ابزارهایی برای افزایش حضور و تاثیر

کوچینگ

حسابرسی مهارت‌های ارتباطی و موجودی مهارت‌ها چیست؟

“ارتباطات، ارتباطات، ارتباطات! شما هرگز نمی‌توانید آن را سیر کنید!” ارتباطات خوب، توانایی شما برای تأثیرگذاری، رهبری، ارتباط با دیگران و به طور کلی بهبود روابط شما در محل کار و خانه را تعیین می‌کند. حسابرسی مهارت‌های ارتباطی یک روش عالی برای فهمیدن این است که دیگران چگونه شما را تجربه می‌کنند و چقدر خوب با آنها ارتباط برقرار می‌کنید.

این ابزار برای جمع‌آوری داده‌ها پیرامون مجموعه‌ای از سؤالات ساختاریافته استفاده می‌شود که همه مربوط به مهارت‌های ارتباطی هستند. یک برگه بازخورد توزیع می‌شود و از گیرندگان خواسته می‌شود تا مشتریان را در برابر یک سری اظهارات امتیاز دهند. از مشتریان خواسته می‌شود که در برابر همان اظهارات خود ارزیابی کنند. این یک راه عالی برای دیدن این است که آیا شکاف‌هایی در درک مهارت‌های ارتباطی بین مشتری و دیگران وجود دارد یا خیر است.

حسابرسی مهارت‌های ارتباطی به ویژه در کار با مشتریانی که به نظر می رسد در هنگام تأثیرگذاری یا کار سازنده با دیگران با چالش روبرو هستند مفید است. همچنین استفاده از این ابزار برای مشتریانی که می‌خواهند عملکرد خود را بهبود بخشند یا حرکت شغلی انجام دهند، می‌تواند مفید باشد زیرا به آنها کمک می‌کند تا بفهمند که چه اقدامات خاصی برای بهبود مهارت‌های ارتباطی خود باید انجام دهند.

می‌توان مهارت‌های موجودی را برای تیم‌های مشتریان، برای همتایان آنها، برای رئیس آنها، برای مشتریانشان و در حالت ایده‌آل برای همه این گروه‌ها برای دریافت بازخورد 360 درجه، صادر کرد.

کوچینگ

روند چیست؟

در این روش، از مشتریان خواسته می شود گروهی از افراد را تعریف کنند که می خواهند از آنها در مورد مهارت های ارتباطی خود بازخورد داشته باشند. برای این کار، تعدادی فرم موجودی به تعداد افراد گروه ارسال می شود. سپس، گیرندگان هر گروه به صورت تصادفی انتخاب می شوند. برای این منظور، نام ها در یک کلاه قرار داده شده و به صورت تصادفی انتخاب می شوند. تعداد دریافت کنندگان برای هر گروه تقریباً شش نفر خواهد بود.

سپس، از مشتریان خواسته می شود برگه بازخورد ممیزی مهارت های ارتباطی را همراه با یک پاکت آدرس بازگشت و تاریخ بازگشت مورد نیاز ارسال کنند. بازه زمانی دو هفته‌ای برای تکمیل این فرم ها معمولاً مناسب است. پس از تحویل فرم ها، مشتریان باید بازخورد خود را در مورد مهارت های ارتباطی فرد مورد نظر ارائه دهند.

در نهایت، پاسخ ها با مشتریان مرور می شود و نمرات در برگه نتایج کلی قرار داده می شود. در مورد نتایج بحث کرده و نقاط قوت و ضعف را شناسایی کنید و برنامه ریزی اقدام را در حوزه های خاص و اولویت دار نگه دارید. همچنین باید به این نکته دقت کرد که مشتریان افراد را به صورت تصادفی انتخاب کرده باشند تا از عدم تعصب مثبت یا منفی اطمینان حاصل شود.

کوچینگ

نکات و راهنمایی ها:

توصیه می شود بازه زمانی دو هفته‌ای برای تکمیل فرم ها مناسب است.

باید به مشتریان توضیح داده شود که باید صادقانه و بدون تحلیل بیش از حد پاسخ دهند.

پس از تحلیل نتایج، باید روی حوزه های خاص کار کرد تا به یک برنامه اقدام تبدیل شود.
اگر مشتریان سه حوزه یا بیشتری را شناسایی کرده باشند که نیاز به بهبود دارند، برنامه‌ای برای بهبود سه حوزه اول، سپس سه حوزه بعدی و غیره ایجاد نمایید. برای این کار، باید نقاط قوت و ضعف را شناسایی کرده و مطمئن شوید که مشتریان به نقاط قوت خود توجه کرده و بدانند چگونه می توانند از آنها به عنوان یک منبع استفاده کنند.

زمان مورد نیاز

در ابتدا فرآیند انتخاب حدود 15 دقیقه طول خواهد کشید. بررسی پاسخ ها حدود 45 دقیقه طول خواهد کشید.

جدول 8.1 ممیزی مهارت های ارتباطی: برگه بازخورد

برای اینکه بتوانم بیشتر در مورد نحوه برقراری ارتباط خود بدانم، لطفاً دیدگاه خود را در مورد اثربخشی مهارت های من بیان کنید. لطفاً به هر سؤال از 6 امتیاز دهید (1 = کم و 6 = زیاد). لطفاً با دقت فکر کنید و صادق باشید – رتبه‌بندی همه 3ها به من کمک نمی‌کند تا مناطقی را که باید روی آن‌ها کار کنم به وضوح شناسایی کنم.

لطفا برگه را در یک پاکت در بسته برگردانید. متشکرم.

مهارت‌های ارتباطینمره
1ایجاد یک تاثیر اولیه خوب
2دریافت احساسات اساسی از دیگران
3انتقال ایده به دیگران
4برقراری ارتباط حتی زمانی که شرایط سخت است
5زیاد صحبت نکردن
6بیرون کشیدن دیگران
7باز بودن در برابر ایده های دیگران
8دستور دادن به دیگران
9نادیده گرفتن خصومت دیگران
10از دیدگاه خودم صحبت می کنم
11ارائه یک ارائه واضح به یک گروه
12سکوت در مواقع لزوم
13گوش دادن با دقت به انتقاد
14متقاعد کردن دیگران برای انجام کاری که من می خواهم
15دادن بازخورد واضح به دیگران در مورد کاری که انجام داده اند
16درک عقاید دیگران
17ترک بحث هایی که به من مربوط نمی شود
18مصاحبه موثر با دیگران
19جمع آوری اطلاعات از دیگران
20راحت کردن مردم
21حذف نظرات منفی دیگران از ذهنم
22اینکه دیگران بدانند چه احساسی دارم
23مشارکت موثر در جلسات
24در هنگام مصاحبه به خوبی می آیند
25ایجاد رابطه با دیگران
26وادار کردن دیگران به پذیرش ایده های من
27دریافت واکنش مخاطبان به ارائه من
28کمک به پیشرفت جلسه
29انتقال احساساتم به دیگران
30تصمیم به عدم اظهار نظر
31درک زمانی که کسی ناراحت است
32پی بردن به علایق دیگران
33ایجاد مکالمه
34وقتی تصمیم می‌گیرم احساساتم را به وضوح بیان کنم

 

جدول 8.2 ممیزی مهارت های ارتباطی: نتایج کلی

برای هر یک از مهارت های زیر، نمرات را در ستون مربوطه تکمیل کنید و مهارت ها را از 1 (کم) تا 6 (بالا) نمره دهید.

مهارت‌های ارتباطینمره خودنمره دیگراننمره دیگراننمره دیگران
1ایجاد یک تاثیر اولیه خوب
2دریافت احساسات اساسی از دیگران
3انتقال ایده به دیگران
4برقراری ارتباط حتی زمانی که شرایط سخت است
5زیاد صحبت نکردن
6بیرون کشیدن دیگران
7باز بودن در برابر ایده های دیگران
8دستور دادن به دیگران
9نادیده گرفتن خصومت دیگران
10از دیدگاه خودم صحبت می کنم
11ارائه یک ارائه واضح به یک گروه
12سکوت در مواقع لزوم
13گوش دادن با دقت به انتقاد
14متقاعد کردن دیگران برای انجام کاری که من می خواهم
15دادن بازخورد واضح به دیگران در مورد کاری که انجام داده اند
16درک عقاید دیگران
17ترک بحث هایی که به من مربوط نمی شود
18مصاحبه موثر با دیگران
19جمع آوری اطلاعات از دیگران
20راحت کردن مردم
21حذف نظرات منفی دیگران از ذهنم
22اینکه دیگران بدانند چه احساسی دارم
23مشارکت موثر در جلسات
24در هنگام مصاحبه به خوبی می آیند
25ایجاد رابطه با دیگران
26وادار کردن دیگران به پذیرش ایده های من
27دریافت واکنش مخاطبان به ارائه من
28کمک به پیشرفت جلسه
29انتقال احساساتم به دیگران
30تصمیم به عدم اظهار نظر
31درک زمانی که کسی ناراحت است
32پی بردن به علایق دیگران
33ایجاد مکالمه
34وقتی تصمیم می‌گیرم احساساتم را به وضوح بیان کنم

کوچینگ

وقتی تصمیم می‌گیرم که احساساتم چیست؟

بازخورد، راهی عالی برای یافتن اینکه آیا استراتژی‌هایی که به کار می‌برید، همان‌طور که می‌خواهید عمل می‌کنند یا خیر، می‌باشد. در سناریوی کوچینگ، بازخوردهای مرتبط با جنبه‌های خاص مهارت‌های رهبری، به مشتریانی که مسئولیت مدیریت و رهبری افراد را دارند، ارائه می‌شود. این بازخوردها، منبعی عالی برای کمک به مشتریان در بهبود خود در زمینه‌های خاص رهبری است.

این برای چه است؟

بازخورد ساختاریافته، منبعی غنی برای مربی فراهم می‌کند تا با مشتریان در زمینه‌های خاص رهبری آنها کار کند. این یک روش عالی برای شناسایی نقاط قوت و ضعف در سبک رهبری و مدیریت شماست. بازخورد 360 درجه، به خصوص برای مشتریانی که در نقش‌های رهبری خود دچار مشکلاتی هستند، مفید است، زیرا آنها ممکن است به اطلاعات و مهارت‌هایی دسترسی نداشته باشند که برای موفقیت لازم هستند. همچنین رهبرانی که به موفقیت می‌رسند، اما دلیل آن را نمی‌دانند، می‌توانند از بازخورد ساختاریافته برای درک نقاط قوت خود بهره بگیرند.

چه زمانی از آن استفاده کنم؟

زیبایی این ابزار این است که می‌توان از آن در هر زمانی در طول رابطه کوچینگ استفاده کرد: در ابتدا برای کمک به طراحی اهداف کوچینگ، در طول رابطه کوچینگ برای شناسایی نقاط قوت کلیدی و زمینه‌های بهبود، و در انتهای رابطه برای اندازه‌گیری پیشرفت. این ابزار برای کمک به اقدامات بهبودی طراحی شده است و بازخورد ساختاریافته به صورت ناشناس داده می‌شود و به طور محرمانه به مشتریان بازخورد داده می‌شود. هرچه مشتریان اطمینان بیشتری داشته باشند که هیچ داده‌ای به سایر افراد مهم در سازمانشان منتقل نمی‌شود، بازخورد برای کمک به اقدامات بهبود، مفیدتر است.

روند چیست؟

برای استفاده از بازخورد ساختاریافته، از مشتریان بپرسید که کدام گروه از افراد بیشترین ارتباط را با شما دارند تا در مورد مهارت‌های رهبری و مدیریت، به آنها بازخورد دهید. معمولاً این افراد افرادی هستند که به صورت مستقیم تحت مدیریت شما قرار دارند، افرادی که به صورت غیرمستقیم تحت مدیریت شما قرار دارند، مثلاً تیم‌های مجازی، رؤسای آنها و همکاران آنها. تعداد افراد در این گروه‌ها، تعداد پاسخ‌های مورد نیاز در پرسشنامه را تعیین می‌کند.

در مرحله بعد، برای گروه‌هایی از افرادی که مدیریت می‌کنند و همتایانشان، به‌طور تصادفی گیرندگان هر گروه را انتخاب کنید. فرآیند این کار همانند ممیزی مهارت‌های ارتباطی بالاست. تعداد دریافت‌کنندگان بسته به اندازه گروه برای هر گروه تقریباً شش نفر خواهد بود. برای هر گروهی که بین شش تا هشت نفر دارد، احتمالاً ایده خوبی است که یک نسخه از پرسشنامه را برای همه ارسال کنید. هدف این است که یک عدد به طور تصادفی از گروه به دست آورید تا از تعصب جلوگیری شود و در عین حال برای نماینده کل گروه کافی باشد.

هنگامی که افراد انتخاب شدند، از مشتریان بخواهید که پرسشنامه بازخورد ۳۶۰ درجه (به جدول ۸.۳ را ببینید) همراه با یک پاکت با آدرس بازگشت و تاریخ بازگشت مورد نیاز ارسال کنند. معمولاً یک بازه زمانی دو هفته‌ای تمام چیزی است که لازم است – خیلی طولانی است و گیرندگان آن را به تعویق می‌اندازند یا فراموش می‌کنند، خیلی کوتاه هستند و زمانی برای تکمیل آن ندارند.

از مشتریان بخواهید ارزیابی خود را تکمیل کنند. از آنها بخواهید صادق باشند و بدون تحلیل بیش از حد پاسخ‌هایشان، اولین پاسخ خود را انجام دهند.

از آنها بخواهید که پرسشنامه‌های برگشتی را تا جلسه کوچینگ بعدی در پاکت‌های مهر و موم شده خود نگه دارند. در آن جلسه پاسخ‌ها را با مشتری مرور کنید و نمرات را در برگه نتایج کلی قرار دهید (جدول ۸.۴).

کوچینگ

نتایج کلی را با هم تجزیه و تحلیل کنید، به دنبال روندها، شباهت‌ها، شکاف‌ها در ادراک (مثبت و منفی)، تغییرات غیرمعمول باشید. آیا دسته‌بندی خاصی وجود دارد که برجسته باشد؟ به عنوان مثال، آیا مهارت‌های مدیریتی مشتریان امتیاز بالاتری نسبت به مهارت‌های تیم‌سازیدارند؟ آیا ارتباط میان مهارت‌های ارتباطی بالا و عملکرد کسب و کار وجود دارد؟ آیا هر گروه به طور متوسط به یک شیوه خاصی ارزیابی شده است؟

با توجه به نتایج، باید تصمیم بگیرید که کجا باید اصلاحاتی ایجاد شود و چه کسانی نیاز به کوچینگ دارند. برای هر فردی که نیاز به کوچینگ دارد، برنامه کوچینگ منحصر به فردی را طراحی کنید که به افزایش عملکرد و بهبود مهارت‌های آن فرد کمک می‌کند.

همچنین، نتایج را با افرادی که ارزیابی شده‌اند، به اشتراک بگذارید. این به آنها کمک می‌کند تا درک بهتری از نقاط قوت و ضعف خود داشته باشند و در آینده بهبود آنها را مد نظر قرار دهند.

در نهایت، برای ارزیابی عملکرد کلی، نتایج را با معیارهای اندازه‌گیری عملکرد کلی کسب و کار مقایسه کنید. این بررسی برای شناسایی تغییرات و بهبود کارایی در طول زمان بسیار مفید است.

زمان مورد نیاز

در ابتدا فرآیند انتخاب حدود 15 دقیقه طول خواهد کشید. 60 تا 90 دقیقه برای بازخورد

جدول 8.3 پرسشنامه بازخورد 360 درجه

من در شرف انجام یک ابتکار توسعه هستم و از شما می خواهم که این فهرست را تکمیل کنید تا به من بازخوردی در مورد اینکه چقدر مهارت های مدیریتی من را مؤثر می بینید، ارائه دهید.

فهرست زیر برای بررسی تمام جنبه های مدیریت طراحی شده است و اطلاعات گردآوری شده به من در درک نقاط قوت و زمینه های توسعه کمک می کند.

بازخورد شما کاملاً ناشناس است، پس لطفا موجودی کامل خود را در یک پاکت مهر و موم شده سفید A4 برگردانید.

لطفاً با تکمیل این پرسشنامه در مورد اثربخشی من نظر دهید. لطفاً در مقیاس 1-6 (1 = اثربخشی کم و 6 = اثربخشی بالا) مشخص کنید. همچنین از هرگونه نظر در مورد نقاط قوت یا توسعه که ممکن است از آنها مطلع باشید استقبال می کنم.

ممکن است به شما اطمینان داده شود که تمام بازخوردها به صورت محرمانه برخورد خواهد شد.

ممنون از نظر شما

به عنوان راهنمای امتیازدهی:

6– بسیار موثر3– می تواند موثرتر باشد
5– بسیار موثر2– به طور متناقض موثر
4– تاثير گذار1– غیر تاثیرگذار
امتیاز مهارت ها و فعالیت ها
مهارتهای مدیریتی
1 وقت گذاشتن برای بحث های مهم در مورد مشکلات و تصمیمات
2نشان دادن تصویر کلان به طوری که مردم به وضوح اهمیت نقش و وظایف مرتبط را درک کنند
3حفظ ارتباط با اهداف و اهداف افراد
4ارتباط موثر و به موقع در مورد تغییرات مؤثر بر سازمان و نقش اعضای تیم
5ایجاد احساس در فرد مهم، مورد اعتماد و ارزشمند در تیم
6ارائه بازخورد سازنده که به ایجاد اعتماد به نفس کمک می کند
7درک زمان ارائه مشاوره و راهنمایی و اینکه چه زمانی به افراد اجازه ادامه کار را بدهید
8 شفاف سازی چگونگی سنجش موفقیت؛ کمک به مردم برای تعیین چشم انداز و اهداف روشن
  9بررسی منظم اهداف و موافقت با پشتیبانی بیشتر مورد نیاز، در صورت لزوم
10یافتن پروژه هایی برای توسعه پایه مهارت ها مهارت های ارتباطی
11استفاده از تکنیک پرسشگری سازنده که تیم را تشویق می کند

اعضا به عواقب اعمال فکر کنند

12مراقبت از برقراری ارتباط واضح، برای جلوگیری از هرگونه احتمال مختلط پیام ها
13استفاده از مهارت های گوش دادن فعال
14مراقب باشند تا احساسات خود را به طور حرفه ای مدیریت کنند
15برخورد سازنده با احساسات دیگران
16خنثی ماندن در هنگام صحبت در مورد مسائل: بازنویسی و خلاصه کردن اما قضاوت نکردن کار با مشتریان
17نشان دادن اینکه مشتریان اولویت اول هستند
18اطمینان از اینکه همه افراد مشتریان اصلی خود را می شناسند (کاربران نتایج) و نیازهای آنها
19نشان دادن حرفه ای بودن در هر زمان
20ارائه پاسخ های فعالانه به مشتریان
21نشان دادن سطح بالایی از دانش فنی که الهام بخش است اعتماد به نفس
22پاسخگویی در بازه های زمانی توافق شده
23بررسی سطح رضایت مشتریان
24اطمینان از اینکه اعضای تیم در معرض دید مناسب مشتریان قرار می گیرند مدیریت عملکرد
25ارائه بازخورد به موقع در مورد پیشرفت به سمت اهداف عملکرد
26ارائه بازخورد سازنده، روشن و باز در مورد نقاط قوت و مناطق توسعه
27مدیریت مسائل عملکرد به صورت عینی و در مراحل اولیه
28اطمینان از اینکه بازخورد شخصی نیست
29یافتن فرصت هایی برای جشن گرفتن موفقیت
30اشاره کردن به زمانی که مردم کارها را درست انجام می دهند و نه تنها زمانی که اشتباه می کنند
31تسهیل تفکر خلاق برای یافتن فرصت هایی برای افزایش رضایت شغلی
32درک اینکه اشتباهات برای توسعه مهم هستند
33بررسی عملکرد انگیزاننده و سازنده است
34صادق بودن در مورد آینده شغلی تیم سازی
35به دنبال راه هایی برای افزایش اثربخشی تیم هستیم
36تشویق کار تیمی، اعتماد و ارتباط بین همسالان در تیم
37جست‌وجوی ایده‌هایی از تیم در مورد بهبود فرآیندها، سیاست‌ها یا کار گروهی و پیگیری فعالانه از طریق ایده‌ها
38وقت گذاشتن برای بحث در مورد اهداف، علایق و مسائلی که به افراد در تیم مربوط می شود
39مدیریت مناسب تعارض در تیم
40به دنبال بازخورد از تیم در مورد عملکرد به عنوان یک مدیر
41استفاده از هر بازخورد دریافتی برای تغییر سبک یا روش

 

 

بدون نظر

پاسخ دهید

3 × چهار =