فقط استخدام یک نامزد با استعداد برای یک نقش آزاد در شرکت شما کافی نیست. شما باید آنها را به روشی پیشرو و متناسب با آنها همراه کنید تا آنها را به سرعت بالا ببرید و آنها را در اسرع وقت بخشی از تیم کنید، اما بدون استرس بی مورد که می تواند گردش مالی را افزایش دهد.

فرآیند ورود به سیستم چگونه باید باشد؟ این می تواند از شرکتی به شرکت دیگر متفاوت باشد، اما هسته اصلی فرآیند یکسان باقی می ماند. به سادگی این فرآیند را مطابق با نیازهای کسب و کار خود تنظیم و سفارشی کنید.

زمان بندی را درک کنید

بخش اول ورود نه با نامزد، بلکه با شما شروع می شود. شما باید چارچوب های زمانی که با آن کار می کنید را درک کنید.

به گفته کریستین مارینو:

8 تا 12 ماه طول می کشد تا یک استخدام شده جدید به اندازه یک همکار ارشد با مهارت و مهارت باشد.

در طول این زمان – اساساً سال اول استخدام – باید مایل و قادر به رسیدگی به تمام جنبه‌های حضور در هواپیما، از جمله پرداختن به نقاط درد کارمند برای کمک به تقویت بهره‌وری و حفظ کار باشید. از این گذشته، حدود 15 درصد از کارمندان می گویند که یک روند بد ورود به سیستم باعث ترک شرکت آنها شده است.

بین رسمی و غیررسمی تصمیم بگیرید

فرآیند ورود غیررسمی برای همه رایگان است. یک کارمند جدید ظاهر می شود و تا حد زیادی توسط همه کارمندان به جز مستقیم ترین کارمندان نادیده گرفته می شود. آنها هیچ فضای کاری یا کار مشخصی برای تکمیل ندارند، و همچنین مدارک لازم برای تشکیل پرونده ندارند. برای آنها هیچ سخت افزاری از شرکت صادر نشده است و مجبور هستند فضایی برای فعالیت در یک دفتر باز با صندلی گرم پیدا کنند.

یک فرآیند غیررسمی پذیرش زمانی است که یک استخدام‌کننده جدید نیاز به یادگیری طناب‌های شغل خود، شامل قوانین و هنجارهای اجتماعی ناگفته در دفتر، عمدتاً به تنهایی دارد. در یک محیط صمیمانه و دوستانه، این می تواند کارساز باشد. در یک محیط پرتنش و خصمانه، می تواند استرس زا و دردناک باشد. فرهنگ شرکتی از آزمایش با آتش، هجوم کارمندان جدید، و آزمایش‌های مکرر می‌تواند باعث شود برخی از کسانی که از آن عبور می‌کنند با وفاداری بیشتری به شرکت و همکاران خود ابراز کنند. از طرفی گردش مالی را به طرز چشمگیری افزایش می دهد.

برخی از کارمندان و برخی شرکت ها می توانند در این نوع جو پیشرفت کنند. بیشتر این کار را نمی کنند.

در تضاد با فرآیند رسمی ورود. SHRM می گوید:

سازمان‌هایی که با اجرای برنامه‌های گام‌به‌گام برای کارمندان جدید به عضویت رسمی می‌پردازند تا به آن‌ها بیاموزند که چه نقش‌هایی دارند، هنجارهای شرکت چیست و چگونه باید رفتار کنند، مؤثرتر از سازمان‌هایی هستند که این کار را انجام نمی‌دهند.»

چهار C را آماده کنید

Tayla Bauer ، استاد مدیریت دانشگاه ایالتی پورتلند، نیازهای کارکنان را به چهار C کدگذاری کرده است.

انطباق. این همه آن چیزی است که یک کارمند برای جلوگیری از شکست در شغل خود به آن نیاز دارد. این شامل خط‌مشی‌های منابع انسانی، قوانین شرکت، آیین‌نامه‌های رفتار، کدهای لباس، خط‌مشی‌های حضور و غیاب و تأخیر، هرگونه سیاست دولتی قابل اجرا و سایر قوانین ملموس و مدون است. این موارد باید به کارمند ارائه شود، در صورت لزوم مورد بحث قرار گیرد و در صورت امکان توضیح داده شود.

شفاف سازی. بخش شفاف سازی شامل بحث های بین کارمند جدید و همکارانش، رهبران تیم و مدیران است. در حالی که کارمند ممکن است به طور کلی بداند که شغل او چه چیزی را در بر خواهد داشت، فرآیند شفاف سازی شامل صحبت با کسانی است که به آنها گزارش می دهند، تیم آنها رهبری می کند و دیگرانی که می توانند الزامات شغلی دقیق، KPI ها، لیست وظایف و وظایف را مشخص کنند. شفاف سازی به معنای بحث در مورد این موضوع با کارمند و همچنین ارائه راه هایی است که از طریق آن کارمند بتواند توضیح بیشتری را دنبال کند.

فرهنگ. فرهنگ جنبه “گفتگوی واقعی” از سوار شدن است. هنگامی که یک کارمند استخدام می شود، نما می تواند کاهش یابد. شرکت مجبور نیست خود را اغراق کند یا خود را به گونه ای معین نشان دهد، زیرا کارمند می تواند حقیقت را برای خود ببیند و تجربه کند. بحث آشکار در این مورد با کارمند – از جمله هنجارهای شرکت و دیدگاه فرهنگی – مزایای زیادی را به همراه دارد. ارزش اخلاقی چگونه درک می شود؟ عملکرد رهبری چگونه است؟ گرفتن یک سرپرست یا همکار مستقیم برای بحث در مورد این موضوع با استخدام شده جدید بهترین انتخاب است.

ارتباط.برای موفقیت یک کارمند، آنها به ارتباطات نیاز دارند. ارتباط با همکاران خود، ارتباط با مافوق خود، ارتباط با مدیران اجرایی؛ همه آنها مهم هستند تا حدی، این یک برون یابی از فرهنگ شرکت است، اما می توان آن را با ارائه یک مربی جدید به یک کارمند جدید، یک مربی شرکت، فرصتی برای گپ زدن با یک مدیر اجرایی، و کانال هایی که آنها می توانند برای برقراری ارتباط با هرکسی که نیاز دارند از آن استفاده کنند، مدون کرد. .

همانطور که فرآیند ورود خود را توسعه می دهید، به یاد داشته باشید که تمام C ها را پوشش دهید.

یک مربی ارائه کنید

یکی از بهترین کارهایی که یک شرکت می تواند هم برای فرهنگ و هم برای ارتباطات شرکت انجام دهد این است که به هر کارمند جدید یک مربی از داخل بخش خود اختصاص دهد.

این ممکن است یک کارمند ارشدتر در همان نقش باشد، شخصی که به تازگی این نقش را به ارتقاء داخلی یا یک سرپرست مستقیم واگذار کرده است. این نباید فردی خارج از بخش یا کسی باشد که مربیگری را به عنوان یک تعطیلات از کار واقعی خود تلقی کند.

مربی اولین نقطه تماس کارمند است. آنها فردی هستند که کارمند ابتدا با او آشنا می شود، یک دوست بالقوه در دفتر، و کسی که می داند چه کاری باید انجام دهد، چگونه مشکلات را حل کند، و زمانی که آن مشکلات نمی تواند فوراً حل شود با چه کسی صحبت کند.

آنها به استخدام جدید کمک می کنند و به آنها آموزش می دهند که دقیقاً چه کاری باید انجام دهند، چگونه رفتار کنند، با چه کسی صحبت کنند و چه کاری را نباید انجام دهند. کمک آنها بسیار ارزشمند خواهد بود.

اطمینان حاصل کنید که کارمند اهداف دارد

هیچ چیز سریعتر از استخدام شدن، حضور در یک شرکت و نداشتن کاری، انگیزه کار برای یک شرکت را از بین نمی برد. اولین روز، هفته اول و اولین ماه استخدام باید احساس سازنده و کاملی داشته باشد، حتی اگر کارمند با سرعت کامل کار نمی کند.

برای این منظور، وظایف کارمند را با فرآیندهای متمایز برای کمک به آنها انجام دهید. این نباید فقط به معنای کاغذبازی منابع انسانی باشد. این باید شامل آموزش و وظایف شغلی واقعی باشد، کاری که وقتی پای خود را پیدا کردند و می توانند به سرعت دیگران برسند، انجام می دهند. مربی آنها باید با وظایف نیز آشنا باشد تا در صورت نیاز به فرآیندها، چالش ها و سیستم های خاص کسب و کار کمک کند.

برقراری ارتباط مکرر

کارمندان همیشه در برقراری ارتباط زمانی که به کمک نیاز دارند بهترین نیستند. شما می توانید ادعا کنید که فرهنگ و محیط شرکت را تقویت می کنید که کارکنان جدید را قادر می سازد در صورت لزوم درخواست کمک کنند، اما هنوز هم می تواند یک بار شخصی باشد که تعیین کند چه زمانی به آن نقطه رسیده اند. همچنین افراد زیادی وجود دارند که مبارزه و موفقیت بدون کمک برای آنها نشانه ای از ارزش شخصی است و ممکن است زمانی که به حال خود رها می شوند خود را ناتوان کنند.

در ماه اول کارمند، چیزی به نام ارتباط بیش از حد وجود ندارد. در حالت ایده آل، چندین نفر باید با استخدام جدید در چندین کانال ارتباطی مختلف بررسی شوند. این مزایای بسیاری را به همراه دارد:

• خطوط ارتباطی و ارتباطاتی را باز می کند که کارمند جدید می تواند از آن برای دسترسی به افراد در مناطق و بخش های مختلف استفاده کند.
• این نشان دهنده سودمندی برقراری ارتباط از طریق کانال های درون اداری مانند تلفن، Slack و جلسات حضوری است.
• این به افراد مختلف با سطوح مختلف اختیار اجازه می دهد تا با تیم بررسی کنند و بپرسند که آیا کارمندان به کمک نیاز دارند یا خیر. همچنین به آن‌ها اجازه می‌دهد از کسی کمک بخواهند که راحت‌تر به او نزدیک شوند.

برخی از کارفرمایان توصیه می کنند که هر 30 تا 60 دقیقه یک بار در هفته اول استخدام خود با کارمند جدید تماس بگیرند و مطمئن شوند که همه چیزهایی که نیاز دارند را دارند. پس از پایان هفته اول، آنها را بنشینید تا آنچه را که اتفاق افتاده، انتظارات هفته آینده، نحوه جمع آوری آنها و منابعی که ممکن است برای حرکت رو به جلو نیاز داشته باشند، مرور کنند. این کار را برای ماه اول تکرار کنید، سپس در حالی که گام برداشتند، آن را شماره گیری کنید.

این نیز راه خوبی برای ایجاد فرهنگ ارتباطی شرکتی است. همانطور که Engagedly می گوید :

«مفهوم ورود کارکنان را به کارمندان خود معرفی کنید و چارچوبی ایجاد کنید که با سازمان شما کار کند. به افراد آموزش دهید که چگونه در چک-این کارکنان شرکت کنند و چگونه می تواند به آنها کمک کند. به یاد داشته باشید که در حالی که کارکنان شما ممکن است در طول آموزش آماده بررسی حضوری باشند، برای منظم کردن این تمرین به کمی فشار از سوی مدیریت نیاز دارند.

چارچوب فرآیند نمونه

این بخش نمونه‌ای از این است که فرآیند ورود به سیستم چگونه می‌تواند باشد. جدول زمانی، چیزهای دقیقی که هر روز و هر هفته اتفاق می افتد، و آنچه پوشش می دهید، بسته به شرکت شما متفاوت است.

جاهای خالی را در صورت لزوم متناسب با کسب و کار خود پر کنید.

• روز 0: رسیدگی به تمام وظایف اساسی “هزینه سواری”. دفترچه راهنما، کد رفتار، خط مشی های تجاری، قوانین انطباق و مدارکی را که باید پر کند به کارمند بدهید. خود را در دسترس قرار دهید تا به هر سوالی در مورد آن پاسخ دهید. بسیاری از این کارها باید قبل از تاریخ شروع انجام شود، اما پس از پذیرفته شدن یک پیشنهاد. اطمینان حاصل کنید که هر چیزی که کارمند در روز اول به آن نیاز دارد، آماده شده است، از جمله فضای اداری/محیطی، کامپیوتر و هر ابزاری که نیاز دارد، لباس فرم آنها در صورت وجود، و غیره.
• روز اول: کارمند را با مکعب/دفتر، بخش و دفتر به طور کلی معرفی کنید. تور را به آنها بدهید. در مورد مسئولیت های جدید استخدام شده، هم برای هفته/ماه اول و هم به طور کلی در نقش آنها بحث کنید. آنها را با اهداف و جهت کلی شرکت آشنا کنید. یک مربی تعیین کنید و هر دوی آنها را برای ناهار بیرون ببرید، تا شما، مربی، و استخدام کننده جدید بتوانید در یک موقعیت معمولی در مورد شرکت با هم صحبت کنید.
• هفته 1: برای کارمند آموزش هایی در مورد کارهایی که برای بخش عمده کارشان انجام خواهند داد، ارائه دهید. تأیید کنید که مدارک امضا شده است و مشکلاتی را که پیش می‌آید (مانند اولویت‌های اسامی/ضمایر، مشکلات نام کاربری، اشکالات تکنولوژیکی، خطاهای کاغذبازی و غیره. به ما اعتماد کنید؛ همیشه اتفاق می‌افتد، پس برای آنها برنامه‌ریزی کنید.)

زمان‌های خاصی را برای تیم کارمند یا بخش‌هایی از تیمشان در نظر بگیرید تا به یک جلسه ناهار (با حمایت شرکت) برای اهداف اجتماعی بروند. شما نیازی به اجرای تمرینات یخ شکن یا تمرینات تیم سازی ندارید، اما دادن فضایی معمولی به همه آنها برای معرفی خود و پیوستن به یک حلقه اجتماعی می تواند بسیار مهم باشد.

در پایان هفته با کارمند چک کنید و ببینید که چگونه کار می کنند. هر گونه نگرانی خاص را در صورت لزوم برطرف کنید.

• ماه 1: به آرامی مسئولیت ها را بر اساس آنچه کارمند می تواند انجام دهد افزایش دهید. فرصت‌های اجتماعی شدن درون اداری و درون اداری را افزایش دهید. در صورت لزوم، کارمند را در جلسات شرکت کنید. یک برنامه آموزشی برای رسیدگی به شکاف های مهارتی یا نیازهایی که ممکن است کارمند داشته باشد، تنظیم کنید. در پایان ماه، با یک چشم انداز کلی بررسی کنید و بهره وری را بر اساس شاخص های KPI و معیارهای معمول دفتر خود اندازه گیری کنید.
• ماه 3: به افزایش مسئولیت ها و کاهش دست نگه داشتن ادامه دهید، در حالی که روشن کنید که اگر کارمند به کمک نیاز داشت، کانال ها همیشه باز هستند. یک جلسه 1:1 با مدیر مسئول کارمند ترتیب دهید تا در مورد چگونگی استقرار آنها، پیشرفت آنها و اینکه آیا آنها جلوتر هستند یا پشت سر کارمند هستند، صحبت کنید. در نظر بگیرید که به کارمند فرصت دهید تا اهداف خود را برای سه ماه آینده تعیین کند، با راهنمایی برای اطمینان از منطقی و دست یافتنی بودن آنها. با استخدام‌کننده جدید به‌طور خاص در مورد تجربه حضورشان صحبت کنید.

درخواست بازخورد

در نهایت، تشخیص دهید که هیچ فرآیند سوار شدنی هرگز کامل نیست. همانطور که شرکت شما تکامل می‌یابد، نیروی کار شما رشد می‌کند و تغییر می‌کند، فرآیندهای کسب‌وکار شما سازگار و تکامل می‌یابند، فرآیند عضویت شما نیز باید تغییر کند.

پس از اینکه یک کارمند جدید مستقر شد، با آنها در مورد تجربه خود در مورد فرآیند ورود به سیستم صحبت کنید. زمانی را صرف بحث در مورد نحوه رسیدگی به آن کنید، اینکه آیا احساس می‌کنید بیش از حد عجله شده یا بیش از حد خسته شده‌اید، آیا نقاط دردناک یا مسائلی نادیده گرفته شده‌اند، و اینکه چگونه می‌توان این فرآیند را با وضعیت فعلی کسب‌وکار شما تطبیق داد. با آن به عنوان یک سند زنده، تغییرات ناشی از فشارهای کارکنان جدید و یک شرکت در حال تغییر رفتار کنید.

به یاد داشته باشید، گردش مالی در 18 ماه اول استخدام بالاترین میزان است. این زمان‌ها مهم‌ترین زمان‌ها برای ایجاد تأثیر خوب و نمایش یک فرآیند و ساختار مدیریتی قوی برای استخدام‌های جدیدتان است. گردش مالی پرهزینه است ؛ یادگیری نحوه به حداقل رساندن آن از طریق یک فرآیند ورود خوب بسیار مهم است.