بستن پروژه شش سیگما یک تمرین مفصل است. یکی از بزرگترین بخش های این تمرین مستندسازی صریح پروژه است. با این حال با توجه به اهمیت آن برای پروژه هایی که ممکن است در تاریخ بعدی اجرا شوند، اهمیت آن غیر قابل تردید است. در اینجا چک لیستی از فعالیت هایی است که باید در حین بسته شدن رسمی یک پروژه شش سیگما انجام شود .
اطمینان از تحقق اهداف
بدیهی ترین کاری که باید هنگام بستن یک پروژه شش سیگما انجام داد این است که اطمینان حاصل شود که اهدافی که در وهله اول علت پروژه بوده اند به اندازه کافی برآورده شده اند. با توجه به وجود ذینفعان متعدد با اهداف متفاوت، پایان دادن به پروژه مستلزم دریافت اسناد امضا از همه این ذینفعان است.
برای هر امضا، اهداف تعیین شده در منشور پروژه بررسی می شود. سپس دستاوردهای تیم پروژه در پرتو این اهداف مورد بررسی قرار می گیرد و در مورد موفقیت پروژه شش سیگما تصمیم گیری می شود. با این حال، از آنجایی که اهداف دارای اعداد ملموس هستند، زمینه برای سیاست زدگی و ابهام بسیار کمتر است.
اطمینان از استاندارد بودن نتایج
پروژه های شش سیگما برای ایجاد قابلیت فرآیند طراحی شده اند. از این رو، این وظیفه تیم شش سیگما است که از استاندارد بودن نتایج به دست آمده اطمینان حاصل کند. این امر مستلزم حصول اطمینان از این است که نتایج به مهارت، دانش یا تخصص هیچ یک از کارگران یا مدیران درگیر وابسته نیستند و می توانند مستقل از آن کار کنند.
اطمینان از اثبات خطا بودن نتایج
همانطور که قبلاً بحث کردیم، هیچ فرآیندی اثبات خطا نیست. مهم نیست که فرآیند چقدر خوب طراحی شده است، همیشه این احتمال وجود دارد که همه چیز اشتباه پیش برود. وظیفه تیم شش سیگما این است که چنین سناریوهایی را فهرست کند که در آن همه چیز ممکن است اشتباه پیش برود و برای جلوگیری از وقوع آنها در زندگی واقعی تلاش کند.
برنامه ها باید همراه با بحث در مورد آن با صاحب فرآیند مستند شوند. برای حل هر نوع مشکل احتمالی که تیم شش سیگما می تواند پیش بینی کند، باید کارشناسانی منصوب شوند.
اطمینان از مستند بودن دانش
هر پروژه شش سیگما که اجرا می شود، دانش زیادی را به همراه دارد. این دانش ممکن است مربوط به کاربرد روش شش سیگما، تیم سازی یا دانش بیشتر در مورد فرآیند مورد نظر باشد.
این دانش باید به صراحت مستند شده و در مخزن دانش سازمان برای استفاده مجدد ذخیره شود.
بدون نظر