ماتریس ارزیابی ریسک پروژه یکی از مدارک مورد نیاز برای تکمیل مرحله تعریف متدولوژی DMAIC است. این رویه به گونه ای طراحی شده است تا اطمینان حاصل شود که افرادی که پروژه را اجرا می کنند، فکر کرده اند که چه چیزی ممکن است اشتباه باشد و شروع به فکر کردن به برنامه های کاهش کنند. در اینجا مروری گام به گام درباره نحوه تهیه ماتریس ارزیابی ریسک پروژه آورده شده است:

مرحله 1: خطرات را فهرست کنید

اولین گام در فرآیند با فهرست کردن تمام خطراتی که شرکت کنندگان می توانند به آنها فکر کنند آغاز می شود. این معمولا در یک جلسه طوفان فکری انجام می شود. به شرکت‌کنندگان معمولاً فهرستی داده می‌شود که شامل دسته‌های رایج ریسک‌ها است. سپس به شرکت کنندگان توصیه می شود که به هر خطری که می توانند در طبقه بندی پروژه بر اساس طبقه بندی پیش بینی کنند فکر کنند. این کار بارها و بارها انجام می شود تا اطمینان حاصل شود که فهرست جامع است.

مرحله 2: نرخ برای احتمال و تاثیر

هنگامی که لیست ریسک های احتمالی که ممکن است یک پروژه با آن مواجه شود در دسترس باشد، مرحله بعدی رتبه بندی ریسک ها است. ریسک ها بر اساس دو پارامتر رتبه بندی می شوند. احتمال وقوع و تأثیر وقوع. در هر دو مورد امتیاز از 5 داده می شود، با 5 اطمینان از وقوع خطر یا تأثیر بسیار بالایی در صورت وقوع. سپس امتیازها ضرب می شوند و سپس به ترتیب نزولی مرتب می شوند.

مرحله 3: طبقه بندی ریسک ها

همه ریسک ها از دیدگاه پروژه شش سیگما به یک اندازه مهم نیستند. از این رو آنها باید طبقه بندی شوند و تلاش ها باید فقط روی مواردی که اولویت دارند متمرکز شود. معمولاً یک ماتریس استاندارد وجود دارد که ریسک ها را بر اساس پارامترها به 4 دسته زیر طبقه بندی می کند:

• احتمال زیاد و تاثیر زیاد: این خطرات به عنوان مانع نمایش در نظر گرفته می شوند و اولویت هر طرح کاهشی هستند. 

   

• احتمال زیاد و تأثیر کم: اینها خطرات استاندارد هستند، برنامه های کاهش به دلیل فرکانس بالا توصیه می شود اما تأثیر آن کم و قابل کنترل است. 

   

• احتمال کم و تاثیر زیاد: به این قوهای سیاه می گویند. احتمال وقوع این حوادث تقریباً صفر است. با این حال، اگر این رویدادها رخ دهند، تأثیر زیادی بر عملیات خواهند داشت. برنامه های کاهش باید اجرا شود. پیشگیری باید اولین گزینه باشد. 

   

• احتمال کم و تاثیر کم: این خطرات ناچیز در نظر گرفته می شوند. این به این دلیل است که احتمال وقوع آنها کم است. حتی اگر آنها اتفاق بیفتند، آسیب وارد شده حداقل است. از این رو آنها در کانون برنامه های کاهش نیستند. 

مرحله 4: در مورد برنامه ریزی کاهش تصمیم گیری کنید

سه استراتژی اساسی وجود دارد که به کاهش موفقیت آمیز خطرات کمک می کند. آن ها هستند:

• پیشگیری: این طرح‌ها سعی می‌کنند اطمینان حاصل کنند که رویداد مخاطره‌آمیز نمی‌تواند رخ دهد. این برای خطرات تاثیر بالا توصیه می شود.
• تصحیح: این طرح ها سعی می کنند قبل از اینکه آسیب زیادی وارد شود، خطرات را زودتر شناسایی کنند. سیگنال دهی زودهنگام محور این برنامه هاست. با این حال تفاوت مشخصه تلاش برای به حداقل رساندن تأثیر است.
• اخطار: در اینجا نیز تاکید بر تشخیص هر چه زودتر خطر است. با این حال عنصر تصحیح وجود ندارد.