دیر یا زود، هر مدیری باید با کارمندی که انتظارات را برآورده نمی کند، مبارزه کند. شاید عملکرد آنها کاهش یافته باشد، وظایف جدیدی به آنها محول شده و از انجام آنها ناتوان هستند، یا از عهده وظایف خود بر می آیند، اما رفتار آنها برای دیگران مخل است.

بسیاری از شرکت ها به سیستم هشدار روی می آورند و به دنبال آن در این موارد خاتمه می دهند. با این حال، این پاسخ فاقد نکات ظریفی است و به جز تحمیل تهدید به مجازات برای حل و فصل وضعیت کار چندانی انجام نمی دهد. ایا راه دیگری هست؟

در واقع، یک جایگزین وجود دارد. برنامه بهبود عملکرد

برنامه بهبود عملکرد چیست؟

برنامه بهبود عملکرد یا PIP، چارچوب و استراتژی طراحی شده برای راهنمایی کارکنان با مسائل عملکردی یا رفتاری به سمت حل آن مسائل است. این است:

• یک سند رسمی، نه یک توافق یا بحث غیررسمی.
• مجموعه ای از اهداف و ضرب الاجل ها، با جدول زمانی مشخص برای بهبود.
• چارچوبی برای حل مسائل، هم در مورد موفقیت یا هم در شکست.

PIP ها برای کمک به کارمندانی که دچار مشکل هستند، خود را مجدداً تنظیم کنند، یاد بگیرند که چه مهارت ها یا تکنیک هایی را از دست می دهند و موقعیت خوب خود را در شرکت بازگردانند. پس از حل موفقیت آمیز برنامه بهبود عملکرد، کارمند از ریسک مبرا می شود. برعکس، اگر آنها نتوانند نتیجه ای ایجاد کنند، طرح حل مشکل را به روش های دیگر ارائه می دهد.

برخی ممکن است طرح بهبود عملکرد را به عنوان اولین قدم برای اخراج یک کارمند به دلیل “در اطلاعیه” در نظر بگیرند، به طوری که هر گونه شکست می تواند ثبت شود و علیه آنها استفاده شود. در حالی که برخی از شرکت ها از آنها به این روش استفاده می کنند، یک PIP واقعی مزایای قابل توجهی فراتر از “بهانه ای برای خاتمه دادن به یک کارمند” دارد. علاوه بر این، از آنجایی که بیشتر کشور از اشتغال به میل خود استفاده می کند، چنین بهانه هایی معمولاً ضروری نیستند.

برنامه بهبود عملکرد باید در عوض به عنوان یک چیز خوب در نظر گرفته شود. این فرصتی برای رشد، آموزش، و هماهنگی مهارت ها و رفتار است، نه تهدیدی برای پایان دادن به کار. این نشانه آن است که شرکت کارمند را به اندازه کافی ارزشمند می داند که می تواند روی آنها سرمایه گذاری کند و آنها را در اطراف نگه دارد.

کارمندی که ثابت کرده است می‌تواند از عهده برخی وظایف برآید، اما برخی دیگر را نه، ممکن است تنزل رتبه پیدا کند اما در کارمندان باقی بماند، جایی که می‌تواند موثر باشد اما مخل نباشد. دیگرانی که استعدادهایشان آنها را به یک جهت سوق می دهد ممکن است متوجه شوند که پس از حل و فصل PIP خود، به بخش بیشتری مطابق با توانایی هایشان منتقل می شوند. بهترین برنامه های بهبود عملکرد، در واقع، اغلب نتایج بالقوه ای غیر از «بازگشت به هنجار» و «خاتمه» دارند.

ایجاد و اجرای یک برنامه بهبود عملکرد خوب یک فرآیند شش مرحله ای است.

مرحله 1: تعیین اینکه آیا یک PIP تضمین شده است یا خیر

همانطور که در بالا ذکر شد، برنامه بهبود عملکرد به معنای چارچوبی ملموس برای بهبود و همسویی مجدد با اهداف تجاری است. قرار نیست چیزی بیشتر از یک دنباله کاغذی برای خاتمه قریب الوقوع باشد. بنابراین، منابع انسانی باید تعیین کند که آیا PIP ضمانت دارد یا خیر.

سوالاتی که باید بپرسید می تواند شامل موارد زیر باشد:

• آیا رفتار یا بهره وری کارمند مورد سوال است؟ برخی از مسائل ممکن است دلیل اصلی در تعدیل رفتاری یا بهره وری نداشته باشند و بنابراین نمی توان با PIP به آنها پرداخت.
• آیا موضوع جدید است یا در ارزیابی های عملکرد گذشته به آن اشاره شده است؟ هر چه مدت طولانی تری ادامه داشته باشد، احتمال اینکه تلاش های گذشته انجام شده و شکست بخورد بیشتر است. با این حال، این امکان نیز وجود دارد که کارمند تا کنون نمی دانسته که مشکلی دارد.
• آیا مدیر کارمند وقف کمک به بهبود و موفقیت کارمند است؟ مدیری که در پایان کار خود، از کارمندی که به بازخوردها گوش نمی دهد ناامید شده است، ممکن است قادر به مدیریت صحیح PIP نباشد.
• آیا چارچوبی با اهداف ملموس می تواند به بهبود وضعیت کمک کند؟ گاهی اوقات یک مشکل خارج از کنترل کارمند، مدیر یا کسب و کار است. موارد دیگر، به رفتاری مربوط می شود که با PIP نمی توان آن را اصلاح کرد.
• آیا عاملی نادیده گرفته شده است که بتواند مشکل را توضیح دهد؟ به عنوان مثال، اگر یک کارمند به دلیل بیماری مرخصی گرفته باشد و آموزش های حیاتی را از دست بدهد، می توان با شناسایی و ارائه آموزش از دست رفته به جای PIP یا به عنوان بخشی از PIP، مشکل را حل کرد.
• آیا این رفتار عذر موجه و موجهی دارد؟ به عنوان مثال، مسائل شخصی، خانوادگی یا سلامتی می تواند باعث ایجاد مشکلاتی در محل کار شود. در این موارد تطبیق یا تفاهم ممکن است معتبرتر از PIP باشد.

هدف این تجزیه و تحلیل تعیین این است که آیا می توان مشکل را با یک برنامه بهبود عملکرد حل کرد یا نه یا اینکه صرفاً باعث اتلاف وقت می شود و خاتمه گزینه بهتری است.

علاوه بر این، PIP هرگز نباید غافلگیر کننده باشد. این یک “آخرین راه حل” رسمی برای کارمند است. قبل از رسیدن به این نقطه، مدیر آنها باید سعی کند با درجات مختلف رسمی با آنها کار کند تا مشکلات آنها را شناسایی، رسیدگی و حل کند.

مرحله 2: در مورد نتایج PIP بالقوه تصمیم بگیرید

به طور معمول، بهترین نتیجه یک برنامه بهبود عملکرد، بازگشت به فرم است. کارمند باید از طریق چارچوب، بتواند رفتار خود را به گونه ای تنظیم کند که بتواند وظایف خود را انجام دهد، از تعارض غیر ضروری یا رفتار ساینده اجتناب کند، یا در غیر این صورت با الزامات شغلی خود سازگار شود. با این حال، این تنها نتیجه ممکن یک PIP نیست، و نه تنها نتیجه “خوب” است.

نتیجه “شکست” یک PIP، بدیهی است که خاتمه است. اگر یک کارمند ثابت کند که قادر به تنظیم رفتار خود با اهداف و نیازهای کسب و کار نیست، در این صورت پایان دادن به کار او بهترین گزینه برای کسب و کار است.

همچنین این گزینه برای کارمند وجود دارد که PIP را به چالش بکشد یا رد کند. در برخی موارد، این امر می‌تواند نارسایی مدیریت، دزدیدن اعتبار کار کارمند توسط یکی دیگر از اعضای تیم، یا یک مشکل سیستمی دیگر را آشکار کند. در غیر این صورت، می تواند نشانه امتناع از بهبود یا انطباق و خاتمه باشد.

گفته می شود، دو نتیجه بالقوه دیگر می تواند هم برای کسب و کار و هم برای کارمند قابل دوام باشد.

• اولین گزینه تنزل رتبه است. کارمند ممکن است برای نقشی استخدام شده باشد که واقعاً برای انجام آن مناسب نبوده است، یا بیش از توان خود ارتقا یافته باشد. در بسیاری از موارد، چنین کارمندی برای یافتن جایگاه خود تلاش می کند و ممکن است با کاهش نقش و مسئولیت خود، از نظر ذهنی و شغلی بهره مند شود. این تنظیم مجدد مسئولیت با سطح مهارت ممکن است برای کارمند ناامید کننده باشد، اما باز هم بهتر از اخراج آنهاست.
• گزینه دوم انتقال به بخش دیگری است. به عنوان مثال، ممکن است یک کارمند به دلیل عدم توانایی مداوم در دستیابی به اهداف فروش در نقش خود به عنوان نماینده فروش، تحت یک PIP قرار گیرد. با این حال، در طول مدت کار خود، آنها اشتیاق به تجزیه و تحلیل داده ها و کارمند اداری پشتیبان را پیدا کرده اند که موفقیت کارکنان فروش را تسهیل می کند. PIP می تواند این مهارت ها را شناسایی کند و منجر به انتقال کارمند به نقشی شود که برای شرکت مناسب تر باشد.

نکته کلیدی لزوماً تعیین هدف برای PIP نیست. ارائه و تماشای نتایج احتمالی است. کارمند همچنین باید بداند که PIP یک برنامه باینری “بهبود یا خاتمه” نیست، که به آنها فرصت و انعطاف بیشتری برای موفقیت می دهد.

مرحله 3: چارچوب PIP را بسازید

در مرحله بعد، نوبت به پیش نویس قرارداد PIP می رسد.

یک PIP باید:

• باهوش باشید: یعنی خاص، قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، مرتبط و محدود به زمان . به عبارت دیگر، اهداف باید ملموس باشد، ضرب‌الاجل‌های دستیابی تعیین شده باشد و همه چیز قابل اندازه‌گیری و دستیابی باشد.
• فضایی را برای توصیف خاص موضوع ، شامل موارد مستند از شکست در برآورده کردن انتظارات، انتظاراتی که باید برآورده شوند، و چگونه قرار دهید. در حال حاضر، این می تواند خالی یا یک الگو باشد، زیرا ما فقط در حال توسعه چارچوب یک PIP به طور کلی هستیم.
• شامل راهنمایی در مورد چگونگی تنظیم رفتار برای بهبود ، و ارائه منابع و فرصت ها برای آموزش و سایر اطلاعات لازم برای ایجاد این بهبود.
• برای پیگیری پیشرفت (یا فقدان آن) با مدیری که بر PIP نظارت می‌کند، برنامه‌ای برای اعلام حضورها تنظیم کنید . بسته به موقعیت، این مدیر ممکن است نیاز داشته باشد که فردی خارج از بخش باشد تا از تضاد منافع جلوگیری کند.
• فهرستی از نتایج PIP ، از جمله الزامات برای دستیابی به آنها، در صورت لزوم.

در اینجا می توانید نمونه هایی از ظاهر PIP ها را مشاهده کنید. همانطور که می بینید، یک PIP نیازی به یک سند فوق العاده طولانی یا پیچیده ندارد. در واقع، هر چه سناریو پیچیده‌تر باشد، احتمال کمتری وجود دارد که یک PIP در راه حل مورد استفاده قرار گیرد.

مرحله 4: PIP را برای حذف سوگیری پر کرده و مرور کنید

با داشتن یک الگوی PIP، اکنون می‌توانید آن را پر کنید و به کارمندی که مشکل دارد مرتبط کنید. منطقه ای را که نیاز به بهبود دارد، اهداف بهبود، جدول زمانی، هر منبعی که می توانید برای کمک فراهم کنید و ضرب الاجل با نتایج احتمالی را پر کنید.

قبل از مراجعه به کارمند در مورد PIP، سند باید بررسی شود تا هرگونه سوگیری احتمالی علیه کارمند حذف شود. این “بررسی سلامت عقل” به جلوگیری از مشکلاتی مانند:

• مدیری با کینه توزی که اهداف ناپایدار یا دست نیافتنی را تعیین می کند.
• هدف PIP حل کردن مسائلی است که از طریق آموزش قابل حل نیستند، مانند مشکلات عاطفی، سلامتی یا سایر مشکلات.
• PIP که وقتی برای رسیدن به آن هیچ حمایتی صورت نگرفته، موفقیت را می طلبد. یک مثال رایج مسئله ای است که در آن سوار شدن نادرست منجر به این شده است که یک کارمند نمی داند چه کاری باید انجام دهد. PIP راه حل ایده آل برای این وضعیت نیست.

به‌علاوه، مرور کلی محل کار و دیدن افرادی که در گذشته PIP دریافت کرده‌اند، ممکن است مفید باشد و به دنبال روندهایی باشید که می‌تواند تبعیض‌آمیز تلقی شود. در حالی که نباید اینطور باشد، اما همیشه این خطر وجود دارد که افراد در قدرت با تعصبات باعث ایجاد مشکلات شوند.

مرحله 5: پیاده سازی و نظارت بر PIP

جلسه ای که در آن به یک کارمند برنامه بهبود عملکرد ارائه می شود هرگز سرگرم کننده نیست، اما اولین قدم ضروری است. باید تاکید کرد که PIP مثبت است. این بدان معناست که شرکت می خواهد به جای پایان دادن به کارمند، راهی برای بهبود و فرصتی برای انجام آن بدهد. همچنین کارمند باید از اهداف ملموس، خواسته ها و مراحل موجود در PIP آگاه شود و یک کپی از سند به خود داده شود.

این زمان همچنین فرصتی است برای بحث در مورد وضعیت به صورت صریح. در برخی موارد، این ممکن است جایی باشد که یک کارمند می تواند پرونده خود و شواهدی را که آنها را تبرئه می کند ارائه کند. بسته به تجزیه و تحلیل بیشتر، این ممکن است فرصتی برای PIP باشد تا در انتظار بررسی بیشتر باشد یا برای در نظر گرفتن عوامل جدید تنظیم شود.

همانطور که PIP اجرا می شود، بررسی های منظم را انجام دهید تا مطمئن شوید که کارمند پیشرفت می کند و به هر سوالی پاسخ داده شده است و هر منبعی در اختیار شما قرار می گیرد. یک برنامه بهبود عملکرد، بالاخره برای تسهیل موفقیت طراحی شده است، نه اجرای عواقب شکست.

مرحله 6: PIP را با اقدامات مربوطه بررسی و به پایان برسانید

با پیشرفت PIP و نزدیک شدن به نتیجه، تصمیماتی باید گرفته شود. اگر کارمند بهبود یافته باشد، PIP را می توان بدون هیچ مشکل دیگری در پرونده او بسته کرد. اگر کارمند پیشرفت نشان دهد، اما نه به حد مورد نیاز، ممکن است کمی آزادی عمل اعطا شود، راه های جایگزین برای بهبود ارائه شود، یا موقعیت کارمند ممکن است تعدیل شود. و البته، اگر کارمند نتواند بهبود یابد یا پسرفت کند، می توان اقدام مناسبی انجام داد و مراحل پایان کار را آغاز کرد.

به خاطر داشته باشید که تنظیمات PIP را می توان در هر مرحله از دادرسی انجام داد. به عنوان مثال، ممکن است متوجه شوید که نتایجی که اندازه گیری می کنید در واقع در کنترل کارمند نیستند و مجازات آنها به دلیل کوتاهی در برآورده کردن آنها بی دلیل سخت است. PIP حتی در چنین مواردی می تواند به عنوان موفقیت آمیز بسته شود، اگر کارمند در زمینه های دیگر پیشرفت نشان دهد یا اگر چنین بهبودی ضروری نباشد.

پس از بستن PIP، باید اقدام مناسبی انجام شود. اگر چارچوب نشان می دهد که تنها پاسخ معتبر فسخ است، و کارمند هیچ استدلال دیگری برای جایگزین نشان نداده است، ادامه دهید. از این گذشته، یک برنامه بهبود عملکرد بر این کلمه میانی مبتنی است: بهبود.

آیا در مورد برنامه بهبود عملکرد یا اینکه شرکت شما باید آن را برای یک کارمند اجرا کند سؤالی دارید؟ اگر چنین است، لطفاً نظر خود را در زیر بگذارید، و ما گفتگو را آغاز خواهیم کرد. همانطور که گفته شد، یک برنامه عملکرد ممکن است در هر موقعیتی مفید نباشد و درک چگونگی و زمان استفاده از آن مهم است. ما بسیار خوشحال خواهیم شد که به شما در درک بهتر آن در هر صورت که ممکن است کمک کنیم!