تراز کردن تمام فرآیندها – اهمیت و چالش ها

اکنون، از آنجایی که ما در مورد انواع مختلف فرآیندهایی که یک سازمان دارد می دانیم، ضروری است که درک کنیم که اینها فقط تکه های پازل هستند. این که چگونه این قطعات با هم قرار می گیرند چیزی است که یک شاهکار یا یک سازمان متوسط ​​را ایجاد می کند. با این حال، درک مؤلفه ها به ما ایده روشنی از آنچه که یک سازمان عالی باید انجام دهد به ما داده است:

• امور روزمره خود را به طور موثر و کارآمد مدیریت کنید
• بر عملکرد داخلی آن کنترل داشته باشید که توسط بازخورد ثابت هدایت می شود
• نسبت به تغییرات محیط بیرون پاسخگو و فعال باشید.

اما دستیابی به این وظایف به طور مداوم به بهترین شکل ممکن منوط به توانایی طراحی فرآیندهای بی عیب و نقص و کنار هم قرار دادن آنها در یک سیستم یکپارچه است. در اینجا برخی از چالش‌هایی که فرد انتظار دارد در این تلاش با آن‌ها روبرو شود آورده شده است:

فرآیندها بدون الگوی ثابت تناسب دارند

اگرچه ما در کشف فرآیندهای مؤلفه موفق بوده ایم، اما هیچ فرمول ثابتی برای کنار هم قرار دادن آنها وجود ندارد. این بسیار شبیه به مطالعه مغز انسان است که عملکرد آن همچنان مرموز و توهم آمیز است. اینجاست که مهارت کارآفرین عمل می کند.

ایده سیستم های پیچیده

آنچه که تجمیع فرآیندهای جزء در یک سیستم را بسیار دشوار می کند، ایده پیچیدگی است. پیچیدگی به این معناست که همه فرآیندها به هم مرتبط هستند و نقاط تعامل زیادی دارند. از این رو یک تغییر کوچک می تواند اثری آبشاری در سراسر سازمان داشته باشد. همچنین اطلاعات به طور مداوم در سازمان تولید می شود. تجمیع آنها و درک آنها به گونه ای که بتوان از بازخورد برای شروع اقدامات اصلاحی استفاده کرد دشوار است. پیچیدگی تعداد بسیار زیادی از کنش های متقابل است که در هر نمونه ای در سیستم اتفاق می افتد.

ایده سیستم های پویا

برای افزودن به پیچیدگی، سیستم ها پویا هستند. این بدان معنی است که آنها انرژی و اطلاعات را با محیط به صورت لحظه ای تبادل می کنند. سیستم ها هرگز در تعادل نیستند، بلکه همیشه در جستجوی تعادل هستند. به عنوان مثال، بحران اخیر وام مسکن فرعی را در نظر بگیرید. با فروپاشی Lehman Brothers بسیاری از شرکت ها مجبور شدند مبالغ هنگفتی را حذف کنند، Lehmann به آنها بدهکار بود. سرعت ورشکستگی یک شرکت با رتبه بالا، ایده پویایی را نشان می دهد. چند ماه قبل هر کسی می توانست به Lehmann Brothers اعتبار بدهد. اما در آن زمان، حماقت محض بود که با لمان در ارتباط باشیم. این نشان می دهد که هیچ قانونی در یک سیستم پویا وجود ندارد زیرا همه چیز مستعد تغییر است.

مفهوم تنوع

پیچیدگی و ماهیت پویای یک سازمان با تنوع ترکیب می شود و سیستمی غیرقابل درک را تولید می کند. تنوع ایده تغییرات احتمالی در محیط است. ایده این است که حالت‌های احتمالی را که یک محیط می‌تواند بگیرد و با برنامه‌ای برای هر یک از این حالت‌ها آماده شود، پیش‌بینی کنیم. این قانون به عنوان قانون تنوع ضروری اشبی شناخته می شود. بیان می کند که فقط تنوع می تواند با تنوع مبارزه کند. از این رو برای اطمینان از حفظ هموستاز یک سازمان، تنوع اقدامات اصلاحی باید بیشتر از تنوع محیط باشد.

مدیریت یک سیستم پیچیده و پویا در معرض تنوع

سازمان ها در سرتاسر جهان در حال تحقیق در مورد راه ها و ابزارهایی برای مدیریت موفقیت آمیز سیستم های پویا و متغیر پیچیده هستند. با این حال در حال حاضر، این یک بازی از نقص است. سازمان هایی که نقص های کمتری دارند یعنی سیستم های نسبتا قوی تر، سیستم بهتری هستند. به عنوان خلاصه، در اینجا چیزی است که آن را دشوار می کند:

• تعداد سناریوهایی که یک سازمان می تواند در معرض آنها قرار گیرد بسیار زیاد و غیرقابل پیش بینی است. (تنوع)
• این سناریوها می توانند بسیار سریع تغییر کنند (سیستم های پویا)
• درک و مدیریت اثرات این سناریوها بر سازمان دشوار است (پیچیدگی)