تجزیه و تحلیل فرآیند تصمیم گیری کسب و کار

تجزیه و تحلیل مستمر فرآیند تصمیم گیری سازمانی برای تصمیم گیری با کیفیت بالا و شفاف ضروری است. در غیر این صورت یک تجارت با یک تعصب پیش می رود: این تصور که در تصمیم گیری خوب است، حتی اگر در واقعیت اینطور نباشد. و احتمالاً به همین دلیل است که هم تصمیم گیرندگان و هم تحلیلگران سیستم پشتیبانی تصمیم می کوشند تا درک عمیقی از تصمیم گیری در سطح سازمان به دست آورند تا نرم افزار DSS بسیار سفارشی سازی شده را بسازند.

این بدان معنی است که برنامه ریزی، طراحی و اجرای یک سیستم پشتیبانی تصمیم گیری بسیار زیاد است. تصمیم گیری مهم و همچنین پیچیده است. اما دامنه آن گسترده است. این به سطح خاصی از سلسله مراتب محدود نمی شود. کارمندان در تمام سطوح در تمام بخش‌ها، بسته به نقش‌هایی که بازی می‌کنند و موقعیت‌هایی که رودررو با آن‌ها مواجه می‌شوند، تصمیم می‌گیرند.

برخی از تصمیمات مربوط به ارزیابی سرمایه گذاری ها، تخصیص منابع یا ارزیابی پیشنهادات ادغام و اکتساب است، در حالی که برخی از آنها در مورد معرفی محصولات جدید، مطالعه عمر مفید آنها یا افزایش کارایی تولید هستند. تصمیمات روزانه نیز وجود دارد که برای یک مقطع زمانی معتبر هستند. به طور معمول، تصمیمات عینی تری در سطوح پایین تر سلسله مراتب گرفته می شود که می توان آنها را کمیت کرد. سطوح بالاتر سلسله مراتب با تصمیمات بدون ساختار یا نامناسب سروکار دارند که ماهیت ذهنی دارند. در حالی که تصمیمات عینی ممکن است نیاز به خلاقیت نداشته باشند، تصمیمات ذهنی نیاز به خلاقیت دارند.

همانطور که تصمیمات اتخاذ شده در هر بخش در هر سطح متفاوت است، به همین ترتیب یک تحلیلگر سیستم پشتیبانی تصمیم باید قبل از رفتن به تابلوی طراحی و طراحی معماری، نوع تصمیمات و عوامل متمایز موثر بر تصمیم گیری را در نظر بگیرد.درک زمینه ای که در آن تصمیم گیری می شود، یک ملاحظات مهم در ایجاد یک سیستم پشتیبانی تصمیم است. اجازه دهید نگاهی دقیق‌تر به عواملی که یک تحلیلگر DSS باید در نظر بگیرد بیاندازیم:

انواع تصمیمات مدیریتی

همانطور که قبلا گفته شد، تصمیمات در تمام سطوح سلسله مراتبی گرفته می شود. بنابراین، مهم است که بفهمیم یک سیستم پشتیبانی تصمیم از چه نوع تصمیماتی حمایت می کند.

• تصمیمات استراتژیک: از آنجایی که تصمیمات استراتژیک به عملکرد کلی سازمان مربوط نمی شود، این تصمیمات ماهیتی تکراری ندارند و رسیدن به آن مستلزم زمان زیادی است. تصمیمات استراتژیک عموماً توسط بالاترین سطح سلسله مراتب اتخاذ می شوند و شامل تجزیه و تحلیل دقیق موقعیت و پیامدها می شوند. چند نمونه از تصمیمات استراتژیک: ارزیابی پیشنهاد سرمایه گذاری، تصمیمات مربوط به ادغام و تملک، تخصیص منابع، جمع آوری سرمایه و غیره. 

   

• تصمیمات عملیاتی: این نوع تصمیمات در دو دسته قرار می گیرند. تصمیمات مربوط به مکان کارخانه، حجم تولید، کانال توزیع و سیاست ها توسط مدیریت ارشد اتخاذ می شود. اینها تصمیمات بلندمدتی هستند که مستقیماً بر عملکرد یک تجارت تأثیر می گذارند. دسته دوم تصمیمات مربوط به عملکرد روزمره است که توسط مدیران سطوح متوسط ​​و پایین اتخاذ می شود. 

   

• تصمیمات مدیریتی: این تصمیمات مربوط به تخصیص منابع، مدیریت استعداد، تحقیق و توسعه، معرفی محصول جدید، حذف یا اصلاح محصولات قدیمی است. اینها تصمیمات ترکیبی است که توسط مدیران ارشد و میانی بالا گرفته می شود. 

هر نوع تصمیمی نیاز به سطح متفاوتی از حمایت دارد. یک تحلیلگر پشتیبان تصمیم باید تجزیه و تحلیل کند – چه نوع تصمیماتی باید پشتیبانی شوند. کسانی که در فرآیند تصمیم گیری دخیل هستند؛ و اینکه آیا مسیرهای جایگزین از اقدامات لازم است نشان داده شود.

ماهیت مشکلات

تصمیم گیری بسته به ماهیت مشکل ممکن است ساده یا پیچیده باشد. ممکن است تکراری یا غیر تکراری، ساختاریافته یا بدون ساختار باشد. و هر نوع مشکل به رویکرد، تکنیک حل مسئله و ذهنیت متفاوتی نیاز دارد. بیایید این را با جزئیات درک کنیم:

• مشکلات مکرر/ تکراری: تصمیمات مکرر بسیار مکرر گرفته می شوند و نیازی به تحلیل و ارزیابی عمیق در هر بار ندارند. کارمندان در سطح پایین سلسله مراتب این اختیار را دارند که این تصمیمات را به تنهایی اتخاذ کنند زیرا یک روش استاندارد برای مقابله با چنین مشکلاتی دنبال می شود. 

   

• مشکلات غیر تکراری: تصمیمات غیر تکراری هر چند وقت یکبار گرفته می شود. رفع مشکلات غیر تکراری ممکن است دشوار باشد یا نباشد، اما منظم نیستند. مشکلات دشوار توسط سطوح بالای مدیریت رسیدگی می شود در حالی که مشکلات غیر پیچیده توسط مدیریت پایین تر حل می شود. 

   

• مسائل ساختاریافته: مسائل ساختاریافته را می توان کمی سازی کرد و بنابراین با استفاده از تکنیک های محاسباتی قابل حل هستند. مشکلات ساختاریافته ممکن است غالباً رخ دهند زیرا ماهیت آنها عمومی است. 

   

• مشکلات غیرساخت‌یافته: تعیین کمیت مشکلات غیرساخت‌یافته دشوار است، بنابراین تصمیم‌گیری درباره اهداف ملموسی که یک راه‌حل باید به آن دست پیدا کند، دشوار است. اینها اغلب اتفاق نمی افتد. اگرچه تصمیمات را می توان خودکار کرد، اما مشارکت کامل تصمیم گیرندگان نیز مورد نیاز است. این تصمیمات معمولاً به خلاقیت و آگاهی انسانی همراه با راه حل خودکار نیاز دارند. 

معماری سیستم پشتیبانی تصمیم زمانی توسعه می یابد که یک تحلیلگر DSS بفهمد چه نوع مشکلاتی احتمالاً حل می شوند. سیستم پشتیبانی تصمیم معمولاً زمانی استفاده می شود که یک مشکل ساختار نامناسب، پیچیده و مبهم باشد و حجم اطلاعاتی که باید در نظر گرفته شود بسیار زیاد است.

مشارکت مردم

یک تحلیلگر سیستم پشتیبانی تصمیم باید افراد درگیر در یک فرآیند تصمیم گیری را در نظر بگیرد. مجموعه ای از تصمیمات وجود دارد که توسط گروهی از افراد گرفته می شود. در چنین حالتی، یک DSS باید افراد درگیر را قادر به اتصال، ارتباط و اشتراک گذاری فایل ها، داده ها و نماها با یکدیگر کند. اگر تصمیم گیرنده یک فرد باشد، یک DSS ساده انجام می دهد.

محیط تصمیم گیری

عوامل متعددی بر تصمیم گیری تأثیر مستقیم دارند. مدیران می توانند به تحلیلگران سیستم پشتیبانی تصمیم در درک این عوامل داخلی و خارجی که بر تصمیم گیری تأثیر می گذارند کمک کنند. عوامل خارجی ممکن است شامل: فناوری، محیط سیاسی، تامین کنندگان، توزیع کنندگان، رقبا و مشتریان باشد. عوامل درونی شامل افراد (ادراکات، توانایی‌ها، فراوانی تصمیم‌گیری، نوع تصمیم‌هایی که می‌گیرند)، بخش (محلی که DSS قرار است اجرا شود) و عوامل سازمانی (رویه‌ها و فرآیندها، بودجه، مدیریت تغییر) می‌شود.

زمینه تصمیم گیری

زمینه تصمیم گیری شرایطی را که در آن یک مشکل ریشه دارد، تعریف می کند. همچنین مفروضات پیرامون مشکل، ریسک های مرتبط، سطح عدم قطعیت و بازده مورد انتظار را تعریف می کند. یک تحلیلگر سیستم پشتیبانی تصمیم باید زمینه تصمیم گیری را در نظر بگیرد زیرا به او کمک می کند:

• پتانسیل پشتیبانی تصمیم را شناسایی کنید: اگر یک سیستم تصمیم گیری کامپیوتری یا خودکار کار کند یا خیر. اگر بله، چه مشکلاتی را احتمالا حل خواهد کرد. 

   

• محدوده پشتیبانی تصمیم را تعیین کنید: در چه سطحی پشتیبانی لازم است. برای مشکلات عمومی، یک DSS می‌تواند پشتیبانی کامل را ارائه دهد، اما برای یک مشکل با ساختار نامناسب، تنها می‌تواند تمام اقدامات جایگزین ممکن را با مزایا و معایب نشان دهد و تصمیم نهایی را به کاربر واگذار کند. 

بسته به زمینه تصمیم‌گیری، یک تحلیلگر DSS می‌تواند اهدافی را که باید به دست می‌آیند، بررسی جایگزین‌های مربوطه، ترسیم فرآیندی برای رتبه‌بندی گزینه‌ها، پیش‌بینی محیط تصمیم (عوامل داخلی و خارجی مؤثر بر تصمیم‌گیری) و شناسایی ویژگی‌های تصمیم‌گیرندگان در نظر بگیرد.

فرایند تصمیم گیری

پیش از این، تصمیم گیری یک فرآیند کاملاً شناختی برای انتخاب عملی ترین مسیر عمل از میان گزینه های موجود بود. با این حال، این زمانی بود که سیستم های پشتیبانی تصمیم وجود نداشت. امروزه، یک فرآیند تصمیم گیری به طور گسترده توسط سیستم های نرم افزاری خودکار پشتیبانی می شود. با این حال، اگر به ترتیب یا مراحل تصمیم‌گیری با دقت نگاه کنیم، به سختی انحرافی پیدا خواهیم کرد.

امروزه قطعاً تصمیم‌گیری پیچیده‌تر است، اما توسط سیستم‌های رایانه‌ای پشتیبانی می‌شود. فرآیند تصمیم گیری شامل مراحل زیر است:

1. تعریف مشکل 

   تعریف یک مشکل مهم است. این پایگاهی را در اختیار تصمیم گیرندگان قرار می دهد که بر اساس آن می توانند مفروضاتی بسازند، داده ها را جمع آوری و تجزیه و تحلیل کنند و جایگزین ها را ارزیابی کنند. تعریف یک مشکل با تشخیص وجود مشکل شروع می شود. مشکل زمانی وجود دارد که:

   • بین مورد انتظار و ارائه شده تفاوت وجود دارد
   • یک انحراف با عرف وجود دارد
   • اقدام انجام شده قابل توجیه نیست

   یک DSS مشکل و پیچیدگی های موجود را با مقایسه قابل تحویل و تحویل تعریف می کند.

    

2. شناسایی تصمیم گیرنده 

   بسته به ماهیت مشکل، برای شخص مناسب ارسال می شود. یک مشکل نامناسب به مدیریت ارشد خواهد رفت. یک مشکل پیچیده برای مدیران و تکراری برای کارمند در سطح سلسله مراتبی پایین تر ارسال می شود.

    

3. جمع آوری اطلاعات 

   هنگامی که یک مشکل برای شخص مناسب ارسال می شود، شخص مربوطه می تواند با جمع آوری داده ها و شناسایی عوامل موثر بر وضعیت شروع کند. بدون DSS، زمان زیادی برای جمع آوری و تجزیه و تحلیل داده ها خواهید داشت. یک DSS می تواند تعداد زیادی داده را در چند ثانیه پردازش کند.

    

4. ارزیابی گزینه های جایگزین و تصمیم گیری 

   این مرحله شامل غربال کردن تمام مسیرهای عملی ممکن و تعیین مناسب ترین آنها از میان آنها، با ارزیابی جوانب مثبت و منفی هر جایگزین است. یک DSS در توجیه یک انتخاب خاص کمک می کند.

    

5. اجرا و پیگیری 

   پس از تصمیم گیری، وقت آن است که پیاده روی کنید. زمان اجرای آن فرا رسیده است. باز هم اجرا نیاز به برنامه ریزی زیادی دارد. نظارت همچنین برای تعیین اینکه آیا یک تصمیم خاص برای دستیابی به اهداف مفید است یا خیر ضروری است. ممکن است نیاز به برخی تنظیمات داشته باشد یا ممکن است منجر به یک مشکل جدید شود. اگر مورد دوم باشد، ممکن است مجبور شوید کل فرآیند را تکرار کنید.

تصمیم گیری خوب

یک تصمیم خوب، تصمیمی است که عاری از تعصب و تعصب باشد و مشکل شناسایی شده را حل کند و در عین حال حداکثر ارزش را به دست آورد. این چیزی است که با توجه به ابهامات و پیچیدگی های دنیای واقعی شما را به سمت هدفتان می برد.

ویژگی های یک تصمیم خوب:

• ماندگاری طولانی تر
• تضاد منافع را مطرح نمی کند
• عوامل داخلی و خارجی را در نظر می گیرد
• به تصمیم گیرندگان کمک می کند تا به آنچه که به دنبال آن هستند برسند

یک سیستم پشتیبانی تصمیم با طراحی دقیق به تصمیم گیری خوب کمک می کند. اگر تصمیم گیرنده از یک DSS استاندارد استفاده کند، نتایج به دست آمده تحریف می شود، که تمام هدف استفاده از آن را ناکام می گذارد.

طراحی مجدد فرآیند تصمیم گیری

فرآیند تصمیم گیری مجموعه ای از فعالیت های مختلف مرتبط با یکدیگر است. تنها هدف آن ایجاد ارزش برای سازمان است. در محیط تجاری بسیار پیچیده امروزی، گرفتن تصمیمات سریعتر، انعطاف پذیرتر، شفاف و با کیفیت بسیار مهم است. طراحی مجدد/مهندسی مجدد فرآیند تصمیم گیری ممکن است به سازمان ها کمک کند تا چابک و چابک شوند و زمان تصمیم گیری را به میزان قابل توجهی کاهش دهند.

یک فرآیند تصمیم گیری را می توان با موارد زیر مهندسی مجدد کرد:

• پیش بینی استراتژی های کاری جدید
• حذف فرآیندهای تکرار شونده
• تشویق به تفریح ​​در مقیاس کامل
• پرورش خلاقیت بیشتر در تصمیم گیری به جای خودکار کردن کل فرآیند

یک سیستم پشتیبانی تصمیم باید به گونه ای توسعه یابد که به جای اتوماسیون، خلاقیت را ارتقا دهد. باید تصمیم گیرنده را به فکر کردن و ارائه یک ایده خارج از چارچوب سوق دهد. به جای کارآمد بودن، باید پاسخگو باشد.