مدیریت دارایی و کنترل بودجه

یکی از وظایف اصلی مالی مدیریت دارایی های ثابت است. ماژول مدیریت دارایی در درجه اول ثبت دارایی را حفظ می کند که اطلاعات مربوط به معاملات مربوط به دارایی را ارائه می دهد. بنابراین مدیریت دارایی به پیگیری دارایی های ثابت، رسیدگی به استهلاک دارایی های ثابت برای گزارش مالی و تجدید ارزیابی دارایی کمک می کند. ماژول کنترل بودجه (BC) ماژول مالی مهم دیگری است که به برنامه ریزی و مقایسه نتایج واقعی با مقدار و مقدار بودجه کمک می کند. این ماژول به واحدهای تجاری کمک می کند تا هدف کسب و کار، انتشار بودجه و همچنین ارائه ابزارهای تحلیلی گسترده برای نظارت بر بودجه را فراهم کنند.

مدیریت دارایی – برخی از عملکردهای مهم عبارتند از:

1. روش سرمایه گذاری و دفع.
2. روش استهلاک تعریف شده توسط کاربران.
3. تجدید ارزیابی دوره ای دارایی های ثابت.
4. اطلاعات کسب و کار و بیمه.

این ماژول به دفتر کل برای ثبت نتیجه استهلاک و همچنین به حساب های پرداختنی و حساب های دریافتنی برای خرید و دفع دارایی ها مرتبط است. چند پارامتر مهم داده اصلی برای مدیریت دارایی عبارتند از:

1. تعیین جدول زمانی نمودار حساب که برای پیوند به دفتر کل مورد نیاز است.
2. روش استهلاک
3. مقدار یا درصد باقیمانده

• روش سرمایه گذاری و واگذاری: این روش زمانی قابل اعمال است که دارایی جدیدی توسط سازمان تملک شود. در حالی که پرداخت از طریق حساب های پرداختنی برای تحصیل دارایی انجام می شود، تراکنش سرمایه گذاری ایجاد می شود و نتیجه به دفتر کل ارسال می شود. دارایی در مدیریت دارایی ثبت شده و به روش استهلاک مرتبط است. سپس دارایی برای استهلاک دوره ای و تجدید ارزیابی آماده می شود. به طور مشابه، هنگامی که یک دارایی فروخته می شود / دور انداخته می شود، یک معامله دفع در این ماژول ایجاد می شود که یک فاکتور فروش در حساب های دریافتنی و ثبت معاملات مربوطه در دفتر کل ایجاد می کند. 

   

• روش استهلاک تعریف شده توسط کاربران: این عملکرد روشی انعطاف پذیر برای حفظ هزینه استهلاک ارائه می دهد. این سیستم یک روش استهلاک را امکان‌پذیر می‌کند که تعیین می‌کند سیستم چگونه استهلاک را محاسبه می‌کند، مانند یک مقدار ثابت، درصدی از قیمت خرید/ ارزش دفتری یا مقداری بر اساس تعداد سال‌های کارکرد. این سیستم همچنین اجازه حسابداری برای ارزش باقیمانده را می دهد. روش استهلاک ممکن است در سطح جهانی برای کل سازمان یا خاص برای یک یا چند گروه از دارایی ها قابل اجرا باشد. 

   

• تجدید ارزیابی دوره ای دارایی ثابت: این عملکرد، تجدید ارزیابی دوره ای را که اصلاح مثبت ارزش دفتری دارایی است، قادر می سازد تا تغییرات قیمت بازار را در نظر بگیرد. تجدید ارزیابی دارایی به برخی از شاخص های تعریف شده توسط کاربر مرتبط است که در سیستم یکپارچه شده اند. مبلغ تجدید ارزیابی معمولاً در طی سال مالی بسته توسط سیستم محاسبه می شود و نتیجه به عنوان معامله پایان سال در دفتر کل ثبت می شود. 

   

• اطلاعات کسب و کار و بیمه: تحت این عملکرد، اطلاعات اضافی در مورد دارایی های ثابت که ماهیت غیر مالی دارند، به روشی که کاربران تعریف می کنند ذخیره می شود. اطلاعات پس از طبقه بندی دارایی ها در گروه ها و زیر گروه های مختلف ذخیره می شود. جزئیات بیمه نامه ها نیز حفظ می شوند و به دارایی های ثابت مرتبط می شوند. 

   

• ماژول کنترل بودجه: این قابلیت ثبت، رسیدگی و نظارت بر مبلغ بودجه توسط حساب های دفتر را امکان پذیر می کند. این عملکرد همچنین به تهیه بودجه عملکرد برای واحدهای مرجع (مانند مصرف سوخت برای وسایل نقلیه)، علاوه بر بودجه مالی مبتنی بر قیمت کمک می کند. مقادیر و مقادیر بودجه در طول سال برنامه ریزی شده و به ارزش های دوره تقسیم می شوند. همچنین می توان با تمایز بین بودجه ثابت و متغیر، یک بودجه انعطاف پذیر تنظیم کرد. 

مراحل تهیه بودجه

1. تنظیم داده های اصلی مانند تعریف کدهای بودجه، دوره های بودجه.
2. تعریف واحدهای مرجع (بر اساس مقدار یا کمیت) و روش بودجه مانند رویکرد از پایین به بالا یا از بالا به پایین.
3. تولید داده های توزیع بودجه و حفظ مقادیر بودجه در طول سال / دوره.
4. چاپ مقدار بودجه و مانده آزمایشی.

کنترل بودجه تحمیلی: این عملکرد، که ثبت مخارج قبلی را در قالب تعهد امکان پذیر می کند، به ویژه برای بخش دولتی/عمومی، که در آن کنترل بودجه یک الزام قانونی است، مهم است. این سیستم از یک درخواست، سفارش خرید یا یک سفارش کاری، که در آینده نزدیک مبلغ مربوطه باید پرداخت شود، تحمیل می کند. مبلغ تعهد شده به طور خودکار مسدود می شود و برای تراکنش های دیگر در دسترس نیست. هنگامی که پرداخت در نهایت انجام شد، پس از بدهکار شدن حساب با مبلغ پرداخت شده، از تحمیل برداشته می شود.