برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) و مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار (BPR) تقریباً در یک زمان یعنی نیمه اول سال 1990 تکامل یافتند. هر دو هدف اصلی بهینه سازی گردش کار و بهبود بهره وری را دارند. اما، سوال مرغ و تخم مرغ باقی ماند، اینکه آیا یک سازمان قبل از اجرای ERP فرآیند کسب و کار را مجددا مهندسی می کند یا به طور مستقیم ERP و مهندسی مجدد را با اتخاذ فرآیند تجاری استاندارد موجود در بسته ERP پیاده سازی می کند.
مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار (BPR) چیست؟
BPR نه تنها به معنای تغییر بلکه تغییر اساسی در یک دوره کوتاه است. این تغییر با اصلاح کامل ساختار سازمانی، گردش کار فرآیند کسب و کار، شرح وظایف، سنجش عملکرد و پذیرش فناوری اطلاعات به دست می آید. برخی از ویژگی های اساسی BPR عبارتند از:
- کسب و کار را به‌عنوان مجموعه‌ای از فرآیندهای مشتری‌گرا (هم داخلی و هم خارجی) به جای مجموعه‌ای از عملکردهای دپارتمان مشاهده کنید.
- فرآیندها باید مالکیت مشخصی داشته باشند.
- فعالیت های بدون ارزش افزوده در یک فرآیند باید حذف شوند.
- اطلاعات را فقط یک بار در نقطه مبدا جمع آوری کنید.
اجرای موفقیت آمیز BPR بهبود قابل توجهی را در بهره وری، خدمات مشتری و نتیجه نهایی به ارمغان می آورد. در حین اجرا و مواردی که تلاش های BPR به نتیجه مطلوب نرسید، درد و مشکلاتی وجود دارد. با وجود این، ریسک ارزش پذیرش دارد. در غیر این صورت، خطر بزرگتری برای سبقت گرفتن توسط رقبای وجود خواهد داشت که به سرعت از طریق BPR توسعه می یابند و پیشرفت می کنند.
مراحل اجرا
- شروع پروژه: هدف پروژه، تیم پروژه و استانداردهای ارتباطی مورد توافق قرار گرفته است. تعدادی کارگاه برگزار می شود که در آن محدوده پروژه، تعهد حامیان مالی، ریسک پروژه، نقاط عطف و قابل تحویل بحث می شود. تجزیه و تحلیل SWOT (قوت، ضعف، فرصت ها و تهدید) با مشارکت فعال همه انجام می شود.
- شناسایی فرآیند و جمع‌آوری داده‌ها: فرآیندهای «همانطور که هست» از طریق نمودارهای جریان جمع‌آوری می‌شوند. رویه فعلی تعامل با شرکای تجاری جمع آوری شده است. تنگناها، تأخیرها، پیچیدگی‌ها، بازی‌های سرزنش داخلی، دارایی‌های بی‌کار و غیره مطرح می‌شوند. استفاده از فناوری های موجود درک شده است. فرآیندهای تجاری اصلی و استراتژیک برای مهندسی مجدد، شناسایی می شوند. ذینفعان فرآیندهایی را که باید مهندسی مجدد شوند و در مورد جدول زمانی اجرا مورد توافق قرار گیرند، دسته بندی می کنند.
- مهندسی مجدد فرآیند: در این مرحله مهندسی مجدد واقعی آغاز می شود. تعدادی از جلسات طوفان مغزی با تیم پروژه و سایر ذینفعان برگزار می شود، جایی که فرآیندهای کسب و کار فعلی به طور انتقادی برای تعیین فعالیت های بدون ارزش افزوده و شناسایی کنترل و بررسی اضافی، همیشه با ارزش مشتری به عنوان نقطه کانونی، تجزیه و تحلیل می شوند. تأثیر فناوری‌های جدید بر بهبود فرآیند نیز ارزیابی می‌شود. ایده‌های فرآیند جدید با کاهش کنترل و فن‌آوری‌های فعال مانند اتوماسیون گردش کار و ERP پیش‌بینی شده‌اند. محک زدن نیز با بهترین همتایان صنعتی نژاد انجام می شود.
- طرح اولیه سیستم جدید: بلوپرینت شامل مدلسازی گردش کار و نیازهای اطلاعاتی فرآیندهای تجاری جدید است. فرآیندهای «بودن» با استفاده از ابزارهای مدلسازی مختلف مدلسازی می‌شوند. ساختارهای جدید سازمان، نیاز به منابع انسانی، نظارت بر عملکرد و جبران خسارت، نیازهای تکنولوژیکی نیز تشریح شده است. به طور معمول، اولین طرح طراحی مجدد تولید می شود که پس از جمع آوری بازخورد عملی از ذینفعان، اصلاح می شود.
- تحول: استراتژی مهاجرت و طرح مهاجرت اولین گام تحول است. استراتژی مهاجرت ممکن است به عنوان یک اجرای آزمایشی، مرحله ای یا انفجار بزرگ تصمیم گیری شود. طرح مهاجرت شامل ایجاد ساختار سازمانی جدید، آموزش دقیق و تخصیص مجدد نیروی کار و قطع تاریخ اجرا می شود. مدیریت تغییر و معرفی فناوری‌های جدید بخش مهمی را تشکیل می‌دهد و ممکن است نیاز به مشارکت مشاوران خارجی برای این هدف خاص داشته باشد. باید پیش بینی هایی در برنامه وجود داشته باشد که سیستم اجرا شده را به گونه ای تنظیم کند که حداکثر ارزش را از آن به دست آورد.
BPR یا ERP: برای اجرای موفقیت آمیز BPR، فناوری اطلاعات نقش یک عامل کلیدی را ایفا می کند. بنابراین، این سوال مطرح می‌شود که آیا منطقی است که مستقیماً ERP را پیاده‌سازی کنیم و فرآیندهای تجاری را مجدداً مهندسی کنیم با اتخاذ شیوه‌های کلاس جهانی موجود در بسته‌های ERP. این رویکرد از شروع BPR که گران، وقت گیر و اغلب پرخطر است جلوگیری می کند. همچنین فرآیند مهندسی مجدد ناشی از تمرین BPR ممکن است بهترین کلاس نباشد. از سوی دیگر، در صورت عدم انتخاب بسته ERP مناسب، خطر بزرگی در این رویکرد وجود دارد. فرآیند گرایی و مالکیت از سوی کارکنان وجود ندارد که ممکن است منجر به مشکلات اجرایی عمده شود.
بدون نظر