مدیریت تضاد در تیم های مجازی

تعارض ویژگی اجتناب ناپذیر همه تیم های کاری است. با توجه به پویایی پیچیده تیم های مجازی، درک و مدیریت تعارض به یک چالش بزرگ تبدیل می شود. تعارض می تواند هر دو باشد – سازنده و مخرب. هنگامی که اعضای تیم دیدگاه های متفاوتی را در مورد یک کار ارائه می دهند و به طور مثبت در تصمیم گیری نقش دارند، منجر به درگیری سازنده می شود. درگیری مخرب زمانی حاصل می شود که اعضای گروه به نیت یکدیگر در پشت اختلاف نظرات شک کنند. تیم های مجازی وضعیت بسیار متناقضی را ارائه می دهند زیرا از یک طرف اعضای تیم مجازی بیشتر وظیفه محور هستند و بنابراین وارد هیچ موضوع بین فردی نمی شوند، در حالی که از طرف دیگر به دلیل عدم تعامل چهره به چهره، تعارضات مربوط به وظایف ایجاد می شود. به تعارضات بین فردی/روابط تبدیل می شود. این بر تلاش های مشترک تأثیر می گذارد،

این مسئولیت کلیدی یک رهبر تیم مجازی است که از اختلافات مربوط به کار جلوگیری کند تا به درگیری بین فردی تبدیل شود . یک رهبر قوی که می تواند انتظارات و اختلافات اعضای تیم را پیش بینی کند، در صورت بروز هر مشکلی به عنوان نجات غریق عمل می کند.

اولین و مهمترین وظیفه اطمینان از یک جهت گیری قوی و برنامه ریزی شده در زمان شروع پروژه است. این زمانی است که قوانین اساسی تعیین می شود، انتظارات روشن می شود و مسئولیت ها تفویض می شود. فعالیت های خوب تیم سازی و یخ شکن ها نیز باید بخشی از جلسه جهت یابی تیم مجازی باشد. اعضا باید تشویق شوند تا سوابق، تجربیات گذشته و سایر اطلاعات غیررسمی خود را به اشتراک بگذارند. این به اعضا کمک می کند تا با یکدیگر ارتباط برقرار کنند.

جریان مداوم ارتباطات باید تشویق شود. برای به اشتراک گذاشتن اطلاعات و دانش می توان از رسانه های مختلف استفاده کرد . تابلوی گفتگوی آنلاین در یک فضای کاری مجازی مشترک، یک بستر عالی برای اعضای تیم مجازی است تا نظرات خود را آشکارا مطرح کنند، نگرانی های خود را بیان کنند و به روشی آرام و معمولی با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. این باعث ایجاد شفافیت و ایجاد اعتماد در بین اعضا می شود. بنابراین مردم هیچ دستور کار پنهانی را پشت اختلاف نظر مربوط به کار نسبت نمی دهند.

در طول پروژه، رهبر تیم مجازی باید فعالیت‌های پیوند تیم را در خارج از کار مانند یک جلسه گفتگوی کوچک 5 دقیقه‌ای قبل از جلسات پروژه و غیره ترویج دهد. چنین اقداماتی اعضا را درگیر و همچنین متعهد به هدف مشترک نگه می‌دارد. به روز رسانی روزانه از همه اعضا در مورد چهار چیز – کار انجام شده، مسائل/چالش های پیش رو، کمک های مورد نیاز و دستور کار روز بعد – کمک زیادی به جلوگیری از هر گونه درگیری تراوش می کند.

رهبران تیم مجازی عمدتاً مسئول رسیدگی به تعارضات هستند، اما در زمان استخدام و انتخاب اعضای تیم مجازی، در زمان، تلاش و انرژی زیادی که صرف حل تعارض می شود، می توان صرفه جویی کرد. استخدام افراد با نگرش صحیح همراه با مهارت و دانش فنی آنها ضروری است. نگرش درست در چارچوب تیم های مجازی به معنای شایستگی، بردباری و درک بین فرهنگی است. این امر باعث کاهش موقعیت های تعارضات بین فردی در بین اعضا می شود.

یکی دیگر از علل درگیری در تیم‌های مجازی، نداشتن ویژگی‌های غیرکلامی ارتباط از جمله ژست‌ها، زبان بدن و حالات چهره است، به‌ویژه زمانی که ارتباط از طریق ایمیل انجام می‌شود . به عنوان مثال، اغلب اوقات یک سوال/پرسش ساده به نظر می رسد پرسشگر و سرزنش کننده است که منجر به احساسات منفی و سوء تفاهم می شود. بنابراین، تا حد امکان بحث مشکل باید از طریق ویدئو کنفرانس و سایر رسانه های همزمان غنی انجام شود.

بنابراین می بینیم که با در نظر گرفتن چنین مراحل اقدام ساده و ارزانی، رهبران تیم مجازی می توانند بهره وری و تعهد تیم های کاری پراکنده خود را افزایش دهند.