برای عملکرد مؤثر، هر سازمانی باید به «هموستاز» دست یابد. این کلمه برای توصیف وضعیتی استفاده می شود که در آن یک سازمان با محیط خود سازگار می شود و به فعالیت های عملیاتی عادی خود ادامه می دهد. در سطح انسانی، توانایی ما برای انطباق با آب و هوای سرد یا گرم و ادامه زندگی نمونه‌ای از «هموستاز» است. در سطح سازمانی، حرکت IBM از تولید کننده سخت افزار کامپیوتری پیشرو در جهان به شرکت مشاوره نرم افزاری می تواند نمونه ای از هموستاز باشد. IBM به تغییر در محیط تغییر کرد. فرآیندهای کنترل تلاش می کنند تا این وضعیت هموستاز را به روش زیر ایجاد کنند:
اصل بازخورد
همه رویه های کنترلی در دنیا بر اساس اصل ساده بازخورد است. این بدان معنی است که فرآیندها دائماً در یک ارتباط دو طرفه قرار می گیرند. هنگامی که ارتباط نشان دهنده انحراف از یک هنجار از پیش تعیین شده باشد، مکانیسم های اصلاحی فعال می شوند.
یک مثال خوب می تواند نحوه عملکرد ترموستات ها برای کنترل دما باشد. یک ترموستات برای حفظ دمای معین، مثلاً 18 درجه سانتیگراد، طراحی شده است. بنابراین ترموستات به طور مداوم نتیجه اقدامات خود را اندازه گیری می کند. اگر دما از دمای تعریف شده (18 درجه سانتیگراد) بیشتر یا کمتر شود، اقدامات اصلاحی آغاز می شود و هموستاز حفظ می شود.
تصمیم گیری در مورد معیارها
در مورد ترموستات، تعریف معیارها بسیار ساده تر است. با این حال فرآیندهای سازمانی پیچیده هستند و به معیارهای پیچیده تری برای درک وضعیت امور نیاز دارند. به عنوان مثال، یک مرکز تماس را در نظر بگیرید. اهداف متعدد و متنوع و گاه حتی متضاد هستند. هدف در مراکز تماس این است که اطمینان حاصل شود که تماس ها با حداکثر سرعت انجام می شود تا اطمینان حاصل شود که عوامل و زیرساخت ها به طور کامل مورد استفاده قرار می گیرند. همچنین خدمات مشتری و پارامترهای کیفیت باید حفظ شود. چگونه یک معیار واحد وضعیت امور را در چنین موردی تعریف می کند؟ نمی تواند، بنابراین معیارهای ترکیبی تشکیل شده است. با این حال، اصول ثابت باقی می ماند. این اعداد نظارت می شوند و فرآیندهای اصلاحی درست مانند نمونه ترموستات آغاز می شوند.
اجتناب از معیارهای تعارض
اگرچه ممکن است بدیهی به نظر برسد که باید اطمینان حاصل کرد که معیارها نباید تضاد داشته باشند. وگرنه منجر به ابهام و بی نظمی خواهد شد. اما زمانی که سازمان‌ها به MNC تبدیل می‌شوند و فعالیت‌های خود را در قاره‌های مختلف گسترده می‌کنند، این امر چندان واضح باقی نمی‌ماند. باید فرآیند جداگانه ای وجود داشته باشد تا اطمینان حاصل شود که تمام بخش های سازمان در راستای دستیابی به هدف خود همسو هستند.
حذف تعصب انسانی
موضوع مهم دیگر این است که اطمینان حاصل شود که بازخوردها بی طرفانه است و نشان دهنده واقعی وضعیت واقعی امور است. به عنوان مثال، اگر مدیری گزارش دهد که عملکرد زیردست او چیست، این احتمال وجود دارد که مدیر پرونده را نادرست معرفی کند و کل فرآیند کنترل بی‌معنی می‌شود. اگر یک مدیر بتواند معیارها را تنظیم کند، می تواند کل فرآیند کنترل را تنظیم کند.
مورد نیک لسون از بانک بارینگس سنگاپور را در نظر بگیرید که زیان های خود را در یک حساب معلق پنهان می کرد و در نهایت کل بانک را به دلیل شکست فرآیند اطمینان از کنترل خودکار خراب کرد.
کاهش تاخیر زمانی
ایده فرآیند بازخورد اطمینان از اقدامات پیشگیرانه است. به همین دلیل است که زمان بازخورد تا حد امکان کم باشد. امروزه سیستم‌های بلادرنگ در دسترس هستند که مدیران را قادر می‌سازد تا معیارها را زیر نظر داشته باشند و اقدامات اصلاحی را در زمانی که اتفاق می‌افتد آغاز کنند. این آسیب احتمالی را به حداقل می رساند.
بدون نظر