جهانی شدن نه تنها بازارهای محصول را گسترش داده است. همچنین سازمان ها را از نظر جغرافیایی پراکنده تر کرده است. بنابراین، نحوه انجام کسب و کار و تصمیم گیری نیز تغییرات قابل توجهی داشته است. تصمیم گیری مشترک بیش از هر زمان دیگری ارزشمند شده است.
به همین دلیل است که بر توسعه و پیاده سازی سیستم های پشتیبانی تصمیم گروهی مبتنی بر ارتباطات تاکید می شود. تصمیم‌گیری، در محیط کسب‌وکار کنونی، یک فرآیند مشارکتی با مشارکت تیم‌های داخلی و از راه دور یا گروه‌های کاری موقت یا گروه‌های وظیفه است. در چنین سناریویی، گروه DSS مبتنی بر ارتباطات، ارسال و دریافت ارتباط و تعامل با دیگران را در زمان واقعی، از مکان مربوطه، بدون ملاقات فیزیکی برای هر شرکت کننده آسان تر می کند. .
یک گروه DSS مبتنی بر ارتباطات
- همکاری بین تیم های تجاری متقابل در مکان های مشابه یا متفاوت را تقویت می کند
- به تصمیم گیرندگان جدا از هم جغرافیایی اجازه می دهد تا به صورت رو در رو در زمان واقعی ارتباط برقرار کنند
- به اشتراک گذاری داده ها با بقیه اعضای تیم، گروه های کاری یا گروه های کاری اجازه می دهد
سیستم پشتیبانی تصمیم گروهی ارتباطات محور چیست؟
اکنون که می‌دانیم چگونه یک گروه DSS مبتنی بر ارتباطات می‌تواند از تصمیم‌گیری در میان تیم‌های پراکنده جغرافیایی با استفاده از ابزارهای مبتنی بر وب پشتیبانی کند، زمان آن رسیده است که بفهمیم دقیقاً چیست.
بیایید سعی کنیم آن را به زبان عامیانه تعریف کنیم.
یک سیستم پشتیبانی تصمیم گروهی مبتنی بر ارتباطات:
- نوعی سیستم پشتیبانی تصمیم گیری تعاملی مبتنی بر رایانه ترکیبی است
- که از ارتباطات و فناوری های شبکه استفاده می کند
- برای تسهیل ارتباطات، به اشتراک گذاری منابع/اطلاعات، جلسات حضوری و همکاری
- در میان گروهی از تصمیم گیرندگان که با فاصله از هم جدا شده اند
ابزارهای پشتیبانی گروهی
تعدادی ابزار و فناوری وجود دارد که می توانند در GDSS (سیستم پشتیبانی تصمیم گیری گروهی) به منظور ارتقای تصمیم گیری بهتر گنجانده شوند. این شامل:
- گروه افزار : یک سیستم نرم افزاری برای تقویت همکاری بین شرکت کنندگان/تصمیم گیرندگان و گروه/ها پشتیبانی در تکمیل وظایف.
- پشتیبانی تصمیم گیری چند رسانه ای: ادغام فناوری های کامپیوتری، ویدئویی و پشتیبانی تصمیم، تسهیل به اشتراک گذاری اطلاعات، وظایف تصمیم گیری گروهی، همکاری و هماهنگی. این یک پشتیبانی تصمیم گیری هوشمند را ارائه می دهد که در آن تصمیمات مستقیماً تحت تأثیر نحوه تعامل تصمیم گیرندگان، بررسی اطلاعات، انتخاب و انجام اقدامات قرار می گیرند.
- سیستم جلسات الکترونیکی: یک سیستم نرم افزاری برای تسهیل حل خلاقانه مسئله و تصمیم گیری با استفاده از فناوری های الکترونیکی.
- نرم افزار گروه کاری مشترک : یک نرم افزار مدیریت پروژه و همکاری تیمی مبتنی بر وب که وظایف گروهی و بحث های زنده را برای تصمیم گیری بهتر تسهیل می کند.
موقعیت های پشتیبانی تصمیم گیری گروهی
یک سیستم پشتیبانی تصمیم گروهی، همکاری و تصمیم گیری تیمی را در چهار موقعیت مختلف تقویت می کند:
- همان زمان، همان مکان
- یک زمان، مکان متفاوت
- زمان متفاوت، مکان مشابه
- زمان متفاوت، مکان متفاوت
همان زمان، همان مکان
در این شرایط، همه تصمیم گیرندگان در یک زمان و در یک مکان در دسترس هستند. اطلاعات بر روی سیستم نمایش کامپیوتری یا روی رایانه های فردی شرکت کنندگان نمایش داده می شود.
همان زمان، مکان متفاوت
در این شرایط، افراد از مکان های جغرافیایی مختلف به طور همزمان در تصمیم گیری شرکت می کنند. یک GDSS
- به افراد امکان می‌دهد ببینند دیگران در مکان‌های مختلف چه می‌کنند
- امکانات کنفرانس ویدیویی را ارائه می دهد که شرکت کنندگان می توانند یکدیگر را در زمان واقعی ببینند و بشنوند
- از طریق ویدئوی دو طرفه، از جلسات یا تعاملات پشتیبانی می کند
- امکانات اضافی مانند اشتراک گذاری صفحه نمایش، چت، صدا، تخته سفید را ارائه می دهد
زمان متفاوت، مکان مشابه
در این شرایط، GDSS ارتباطات را برای کسانی که در یک مکان کار می کنند، اما زمان های نوبت کاری متفاوتی دارند، تقویت می کند. امکانات متعددی از جمله:
- به اشتراک گذاری سند
- نرم افزار ایستگاه کاری برای نوبت کاری
- پست الکترونیک
زمان متفاوت، مکان متفاوت
درک نحوه عملکرد GDSS در موقعیت‌های زمانی و مکانی مختلف بسیار مهم است. این وضعیتی است که شرکت کنندگان از نظر جغرافیایی دور هستند و همچنین در منطقه زمانی متفاوتی فعالیت می کنند. ارتباطات، همکاری و تصمیم گیری تیمی را از طریق:
- کنفرانس
- تابلو اعلانات
- پست صوتی
- پست الکترونیک
یک GDSS از ارتباط و همکاری در تمام شرایط فوق پشتیبانی می کند.
دیدگاه مدیریتی در مورد پشتیبانی تصمیم گیری گروهی
یک سیستم پشتیبانی تصمیم گیری گروهی مبتنی بر ارتباطات پیاده سازی شده است، به طوری که می تواند تمام فعالیت های یک تیم کاری یا گروه کاری را بدون توجه به مکان و منطقه زمانی شرکت کنندگان پشتیبانی کند.
نگرانی اصلی سرمایه گذاران/کاربران در زمان تصمیم گیری در مورد توسعه یا عدم توسعه یک سیستم پشتیبانی تصمیم باید این باشد:
- نوع پشتیبانی که یک فناوری پیشنهادی می تواند ارائه دهد
- میزان پشتیبانی که یک GDSS ارائه خواهد کرد
- فناوری هایی که باید از آن پشتیبانی کند تا عملکرد روان را تضمین کند
- انتخاب بهترین تکنولوژی یا سیستم در یک موقعیت تصمیم گیری معین
بنابراین، مدیران برای دستیابی به وضوح بیشتر باید سوالات زیر را از خود بپرسند:
- آیا باید امکانات کنفرانس صوتی وجود داشته باشد؟ اگر بله، چند نفر باید بتوانند در یک زمان معین در یک کنفرانس شرکت کنند؟
- آیا شرکت کنندگان از این فناوری مانند تابلوهای اعلانات استفاده خواهند کرد؟
- هنگامی که شرکت کنندگان در مکان های مختلف و در مناطق زمانی مختلف هستند، جایگزین کنفرانس وب چیست؟
- به اشتراک گذاری منابع چقدر مکرر خواهد بود و شرکت کنندگان چگونه و تا چه حد به اطلاعات دسترسی خواهند داشت؟
- آیا می خواهید ایمیل را با GDSS ادغام کنید؟
- چگونه می توان ویدئو کنفرانس را برای شرکت کنندگان راحت کرد؟
فکر و برنامه ریزی زیادی برای طراحی و توسعه یک سیستم پشتیبانی تصمیم گروهی مبتنی بر ارتباطات انجام می شود.
نظریه احتمالی
یک GDSS مبتنی بر ارتباطات به مشکلات مرتبط با همکاری گروهی، ارتباطات و تصمیم گیری می پردازد، زمانی که شرکت کنندگان از نظر جغرافیایی پراکنده هستند و در مناطق زمانی مختلف فعالیت می کنند.
این بدان معناست که اثربخشی یک GDSS مستقیماً به طراحی، رابط کاربری، معماری DSS، ابزارهای پشتیبانی یکپارچه و مهارت‌های فنی که توسط شرکت‌کنندگانی که از DSS استفاده می‌کنند بستگی دارد.
اگرچه مدیران می‌دانند که مجموعه ابزارهایی که برای GDSS انتخاب کرده‌اند خوب هستند، اما ممکن است در همه شرایط به یک اندازه خوب عمل نکنند. بهترین راه برای تصمیم گیری یا حمایت از همکاری گروهی وجود ندارد. یک ابزار یا فرآیند ممکن است در برخی موقعیت ها به خوبی کار کند و در برخی شرایط به طرز وحشتناکی شکست بخورد.
در چنین سناریویی، مدیران باید به رویکرد اقتضایی متوسل شوند که بر سه نکته اصلی تمرکز دارد:
- نوع وظیفه: عوامل تعیین کننده عبارتند از ایده پردازی، خلاقیت، برنامه ریزی، انتخاب گزینه ها و اقدام. به عنوان مثال، ارتباطات رایانه ای برای فعالیت های ایده پردازی مناسب است، و کنفرانس های صوتی و تصویری انتخاب خوبی است زمانی که تصمیم گیری تابعی از عقل انسان باشد.
- اندازه گروه: اندازه بزرگتر، تفاوت بین توانایی های فنی، علاقه ها و علایق، ترجیحات و قضاوت ها بیشتر است. گروه های کوچک ممکن است نیازی به پشتیبانی گسترده یا ابزارهای ارتباطی نداشته باشند در حالی که گروه های بزرگ به ابزارهای پیچیده تر و خودکارتر نیاز دارند.
- مجاورت گروه: زمانی که گروه تصمیم گیرندگان پراکنده هستند و در مناطق زمانی مختلف فعالیت می کنند، GDSS مبتنی بر ارتباطات پیچیده تر مورد نیاز است، در حالی که یک سیستم ساده تر برای گروهی که از یک مکان و در همان زمان کار می کنند کافی است.
رویکرد اقتضایی به ساختار وظیفه، مکان اعضای تیم و تفاوت در ویژگی های سازمانی بستگی دارد.
سازمان های مجازی
یک سازمان مجازی انجمنی از افراد جدا شده از نظر فیزیکی و/یا حرفه ای است که با هم در یک پروژه یا برای رسیدن به یک ماموریت کار می کنند. هیچ وجود فیزیکی ندارد اما فناوری (به طور دقیق تر، فناوری اینترنت) آن را واقعی جلوه می دهد.
سیستم‌های پشتیبانی تصمیم‌گیری گروهی مبتنی بر ارتباطات برای سازمان‌های مجازی که برای تقویت ارتباطات و همکاری و انجام کار به پشتیبانی فنی زیادی نیاز دارند، مناسب‌تر هستند.
یک GDSS یک سازمان مجازی می سازد:
- واقعی نگاه کن
- در زمان واقعی کار کنید
- ایجاد روابط نوآورانه بین گروه های ضربت
- اتحادهای حرفه ای بین شرکت کنندگان ایجاد کنید
یک GDSS مبتنی بر ارتباطات برای یک سازمان مجازی از فناوری‌های مدیریت دانش مختلف استفاده می‌کند، از جمله:
- کامپیوترهای شخصی
- اینترانت و اکسترانت
- فناوری های بی سیم
- فناوری های مشارکتی
- کنفرانس وب
- گروه افزار
- وب جهانی
مزایای GDSS مبتنی بر ارتباطات
پشتیبانی تصمیم گیری گروهی مبتنی بر ارتباطات مزایای متعددی را ارائه می دهد. آی تی
- به اعضای گروه اجازه می دهد صرف نظر از مکان و منطقه زمانی خود، سهم قابل توجهی در تصمیم گیری داشته باشند
- با توجه به در دسترس بودن فناوری های پشتیبانی، مشارکت بیشتری را از اعضای تیم استخراج می کند
- اشتراک‌گذاری اسناد را آسان‌تر، سریعتر و ایمن‌تر می‌کند
- تصمیم گیری متمرکز و متمرکز را تقویت می کند
- با اجازه دادن به شرکت‌کنندگان برای مشارکت در مکان‌های خود، در هزینه و زمان زیادی صرفه‌جویی می‌شود (کاربران نیازی به صرف زمان و هزینه در سفر ندارند)
- به تکمیل سریعتر کارها کمک می کند
- با ارائه امکاناتی مانند تابلوهای اعلانات و وایت برد، احتمال فراموشی را کاهش می دهد
- به دلیل سادگی استفاده از آن، ورودی ایده ها را تشویق می کند
- به اشتراک گذاری اطلاعات را افزایش می دهد که در نهایت سرعت گرفتن دانش و افزایش بهره وری را افزایش می دهد
- نتایج را به راحتی و بلافاصله در دسترس قرار می دهد
- با نمایش اطلاعات به صورت گرافیکی درک آن را آسان تر می کند
- ساختار بیشتری به عملیات مجازی و تصمیم گیری می دهد
ارزیابی ارتباطات و ابزارهای پشتیبانی گروهی
همه ابزارهای ارتباطی و پشتیبانی گروهی ممکن است با نیازهای شما مطابقت نداشته باشند. به منظور انتخاب ابزارهای پشتیبانی گروهی مناسب برای سیستم پشتیبانی تصمیم گیری مبتنی بر ارتباطات، توجه به این عوامل ضروری است:
- مقیاس پذیری: توانایی یک ابزار برای پشتیبانی از نیازهای همه کاربران پیش بینی شده به عنوان مقیاس پذیری شناخته می شود. به علاوه، باید به راحتی با برنامه های کاربردی سخت افزاری و نرم افزاری موجود ادغام شود.
- قابلیت اطمینان: یک ابزار پشتیبانی گروهی باید بتواند وظایف ضروری را بدون شکست انجام دهد. اگرچه تصمیم گیرندگان از فناوری های مختلف در زمان های مختلف در موقعیت های مختلف استفاده می کنند، اما قابلیت اطمینان یک ابزار پشتیبانی باید قبل از ادغام آن با سیستم ارزیابی شود.
- سهولت نصب و استفاده: یک ابزار پشتیبانی باید نصب و استفاده آسان باشد. یک ابزار ایده آل ابزاری است که به حداقل آموزش رسمی یا بدون آموزش برای کاربران خود نیاز دارد. تصمیم گیرندگان ممکن است با کارشناسان DSS مشورت کنند تا ابزارهای پشتیبانی گروهی را که برای استفاده آسان هستند یکپارچه کنند.
- تطبیق پذیری: تطبیق پذیری ابزار پشتیبانی نقش مهمی ایفا می کند. از آنجایی که کاربران مختلف DSS پلتفرم های مختلف را ترجیح می دهند، باید با همه پلتفرم ها سازگار باشد. علاوه بر این، باید امکان سفارشی سازی آسان ویژگی ها و قابلیت ها را فراهم کند.
- امنیت: از آنجایی که یک GDSS به اشتراک گذاری منابع را تقویت می کند، یک ابزار پشتیبانی باید امنیت انتقال داده را با اجرای آن در فایروال ها تضمین کند.
- هزینه: با توجه به هزینه های قابل توجهی که برای یک GDSS انجام می شود، یک ابزار پشتیبانی باید به اندازه کافی مقرون به صرفه باشد، به طوری که به هزینه اساسی توسعه و پیاده سازی یک DSS اضافه نمی کند.
انتخاب ابزارهای ارتباطی و پشتیبانی مناسب برای ارتقای تصمیم گیری خوب توسط تیمی که از نظر فیزیکی پراکنده است، مهم است. علاوه بر این، یک GDSS باید به دقت با ساختار یک سازمان همسو شود تا بهترین نتایج را به دست آورد.
بدون نظر