گام بعدی در سفر شش سیگما داشتن یک بیانیه مشکل به وضوح تعریف شده است که تیم را در طول اجرای پروژه راهنمایی می کند. در اینجا چند نکته وجود دارد که به ما بینشی در مورد چگونگی توسعه بیانیه مشکل پروژه می دهد.
مشکل چیست؟
طبق تعریف یک فرد غیر روحانی، مشکل تفاوت بین وضعیت مورد انتظار امور و وضعیت واقعی امور است. در سازمان‌ها، مشکلات می‌توانند به اشکال مختلف بروز کنند و علل مختلفی داشته باشند. در واقع اغلب اوقات مشکلات پنهان هستند و آنچه ما به عنوان مشکل در نظر می گیریم فقط علائم مشکل است.
مشکل “مشکلات”
اگرچه ممکن است ساده به نظر برسد که یک مشکل تجاری وجود دارد که باید حل شود، اما در واقعیت اینطور نیست. زیرا مشکلات کسب و کار ابعاد مختلفی دارند و مردم تمایل دارند برخی از این ابعاد را جداگانه تفسیر کنند. مشکلات رایجی که به دلیل عدم درک دقیق مشکل در وهله اول رخ می دهد به شرح زیر است:
- تصمیمات عجولانه: بسیاری از سازمان ها از پیامدهای تصمیم گیری عجولانه رنج برده اند. سازمان در نهایت به تعهدات منابعی می پردازد که ممکن است مورد نیاز نباشد و در درازمدت تخلیه شود.
- درک مشترک فرضی: مشکل باید به صراحت بیان شود و با تیم مورد بحث در میان گذاشته شود. قهرمان پروژه باید از اعضای تیم سؤال کند تا مطمئن شود که آنها دانش صحیحی در مورد مشکل دارند تا از این امر جلوگیری کنند.
- علل یا راه حل های فرضی: تمایل انسان به نتیجه گیری سریع است. با این حال، اغلب ما به نتایج اشتباه می رسیم. مهم است که هنگام تعریف یک مشکل، قضاوت نکنید. این اغلب تفکر ما را محدود می کند و نمی توانیم بهترین راه حل را بیاندیشیم.
مشکل معمولی خود را به یک مشکل شش سیگما تبدیل کنید
برای جلوگیری از بروز این مشکل، یک مشکل معمولی باید به یک مشکل شش سیگما تبدیل شود. مشکل شش سیگما، مانند مشکل عادی، تفاوت بین وضعیت مطلوب و واقعی امور است. با این حال به برخی سوالات به صراحت پاسخ می دهد و جایی برای ابهام باقی نمی گذارد. سؤالاتی که معمولاً به آنها پاسخ داده می شود به شرح زیر است:
- چه کسی تحت تاثیر این مشکل است؟
- علل مشکل چیست؟
- چه زمانی مشکل ایجاد می شود؟
- مشکل از کجا رخ می دهد؟
- تأثیر این مشکل در کسب و کار چیست، یعنی میزان درآمد از دست رفته، مقدار زمان از دست رفته، ناراحتی کارکنان، ناراحتی مشتری و غیره.
این مشکل شش سیگما یک بیانیه هدف مشخص برای تیم اجرای پروژه ارائه می دهد که می توان روی آن کار کرد. یک مثال تضاد بین یک مسئله عادی و یک بیانیه مشکل تعریف شده شش سیگما را واضح تر می کند.
مثال
مشکل عادی: کارمندان معمولا دیر سر کار می آیند که باعث کاهش بهره وری می شود.
مشکل شش سیگما: در کارخانه نیوجرسی، 45 درصد از کارکنان ظرف 15 دقیقه پس از زمانی که قرار بود در ابتدای نوبت به آن گزارش دهند، به کار گزارش می دهند که باعث کاهش 5 درصدی بهره وری روزانه می شود.
بدون نظر