بلافاصله پس از دریافت اطلاعات اولیه در مورد پروژه شش سیگما، محدوده بندی شروع می شود. Scoping معمولاً اولین کاری است که در هنگام اجرای هر پروژه انجام می شود. در اینجا دقیقاً Project Scoping چیست و چگونه از آن استفاده کنید.
محدوده پروژه چیست؟
محدوده پروژه دقیقاً آنچه را که در فرآیند است تعریف می کند. فرآیندها معمولاً پیوسته هستند، یعنی جایی که یک فرآیند به پایان می رسد، دیگری بلافاصله شروع می شود. از این رو در صورت عدم وجود محدوده، کار متمرکز نخواهد شد. برای مثال چرخه حسابداری را در نظر بگیرید. زمانی شروع می شود که مواد اولیه خریداری می شود و با دریافت پول نقد برای کالاهای فروخته شده به پایان می رسد. با پول نقد شروع می شود و با نقد پایان می یابد. در این بین مراحل بسیاری مانند تبدیل مواد اولیه به کار در حال انجام، تبدیل کار در حال انجام به کالای تمام شده، انتقال کالای تمام شده به موجودی، فروش موجودی به صورت اعتباری و غیره وجود دارد. در صورت عدم وجود دامنه، این احتمال وجود دارد که پروژه انجام نشود. قادر به تمرکز از این رو هنگام اجرای یک پروژه شش سیگما باید بدانید که آنها در تلاشند تا روندی را بهبود بخشند که از زمانی که Work In Progress به کالای نهایی تبدیل می شود شروع می شود و پس از تکمیل فروش به پایان می رسد.
چه اطلاعاتی باید در سند محدوده پروژه گنجانده شود؟
مهمترین اطلاعاتی که یک سند محدوده پروژه منتقل می کند، مرزهای یک فرآیند است. سند محدوده باید با ابهام صفر مشخص کند که نقطه شروع و نقطه پایان فرآیند چیست.
محدوده پروژه معمولاً با فرآیندهای سطح بالا انجام می شود. این بدان معناست که بسیاری از فعالیت‌ها در فرآیند ممکن است فرآیندهای فرعی خود را درگیر کنند. در چنین مواردی، سند محدوده پروژه باید به صراحت بیان کند که چه فرآیندهای تودرتو بخشی از محدوده پروژه هستند.
چرا مهم است؟
محدوده پروژه برای اجرای پروژه اهمیت حیاتی دارد. این به این دلیل است که مبنایی برای الزامات پروژه و منابعی است که باید در پروژه مستقر شوند. برخی از اطلاعات مهم موجود در محدوده پروژه به شرح زیر است:
- چه فرآیندها یا فعالیت هایی شامل نمی شوند
- منابع مادی مورد نیاز چیست؟
- نیروی انسانی مورد نیاز چیست؟
- تخصص مورد نیاز چیست؟
- منابع تکنولوژیکی مورد نیاز چیست؟
بررسی محدوده پروژه
پس از تکمیل سند محدوده پروژه، باید برای بررسی فوری ارسال شود. نکاتی که در فرآیند بررسی باید مورد توجه قرار گیرد به شرح زیر است. محدوده پروژه برای موارد زیر بررسی می شود:
- با هر پروژه فعلی یا پروژه پیشنهادی دیگری همپوشانی داشته باشد
- محدوده پروژه نباید شامل چندین عملکرد باشد
- محدوده پروژه نباید شامل چندین محصول باشد
- محدوده پروژه نباید چندین منطقه را شامل شود
در صورتی که محدوده پروژه هیچ یک از این الزامات را برآورده نکند، علامت قرمز است. یک محدوده پروژه به خوبی تعریف شده ضروری است. اگر دامنه پروژه خیلی وسیع باشد، از تحلیل پارتو برای شناسایی مسائل کلیدی و محدود کردن محدوده پروژه و قابل مدیریت کردن آن استفاده می شود.
بدون نظر