مستندسازی یک فرآیند – اهمیت و مزایای آن

در حین بهبود فرآیندهای کسب و کار، ضروری است که فرآیند و همچنین هرگونه پیشرفتی که در آن ایجاد شده است، مستند شود. اکثر مشاوران هم «فرایند همانطور که هست» و هم «فرآیند آماده بودن» را مستند می کنند. در حالی که بسیاری آن را مرسوم می‌دانند و به دلایل مشابهی این کار را انجام می‌دهند، دلایل مهم دیگری برای مستندسازی این فرآیند وجود دارد. مستندسازی به سازمان کمک می‌کند تا مزایای اولیه و ثانویه بلندمدتی را که در زیر فهرست شده‌اند به دست آورد:

چرا مهم است؟

مزایای اصلی که هر سازمانی با مستندسازی صریح فرآیندهای خود به دنبال آن است به شرح زیر است:

• عدم وجود ابهام عملیاتی: اولین و مهمترین دلیل برای مستندسازی هر فرآیندی این واقعیت است که ابهام عملیاتی را کاهش می دهد. دفعه بعد که سردرگمی در مورد اینکه چه کسی قرار است چه کاری را انجام دهد یا بهترین روش‌ها که به دنبال آن یک کار باید انجام شود وجود دارد، می‌توان به مستندات جزئیات نگاه کرد و اختلاف را حل کرد. این اسناد به عنوان ذخیره دانش جمعی سازمانی در مورد فرآیندها عمل می کنند و هر کسی در مواقع ضروری می تواند به آن دسترسی داشته باشد. 

   

• مواد آموزشی: اسناد همچنین به عنوان مواد آموزشی عمل می کند تا به منابع جدید کمک کند تا منحنی یادگیری را سریعتر افزایش دهند. به‌جای اینکه منابع در محل کار به هم بپیوندند و به طور ضمنی یاد بگیرند، می‌توان از اسناد برای ارائه درس‌های کلاس درس منابع جدید در مورد وظایفی که باید انجام شوند استفاده کرد. مستندات به عنوان کتابچه راهنمای آموزشی عمل می کند و برنامه درسی را پوشش می دهد و همچنین یادداشت هایی برای آموزش منابع ارائه می دهد. برای ایجاد بهتر و سریعتر منابع کارآمد، می توان این را با بازدیدهای حین کار در طبقه تکمیل کرد. 

   

• استفاده بازاریابی: اسناد می تواند توسط بخش بازاریابی و فروش نیز برای درک واقعی توانایی های سازمان مورد استفاده قرار گیرد. این دانش به آنها کمک می کند تا به درستی تعیین کنند که چه چیزی می توانند به مشتری وعده دهند و چه چیزی می تواند محقق شود. با دانش فرآیند، بخش بازاریابی قادر خواهد بود قول هایی را که سازمان می تواند انجام دهد، بدهد. هیچ نیازی به بیش از حد و/یا کمتر قول دادن وجود نخواهد داشت که در مرحله بعد باعث دل درد و آشفتگی در بین مشتریان می شود. 

مزایای ثانویه

جدای از مزایای اولیه ظاهری که مستقیماً به عملیات روزانه شرکت کمک می کند، مزایای ثانویه خاصی وجود دارد که به شرکت کمک می کند تا فرآیند خود را به طور مداوم تجزیه و تحلیل و بهبود بخشد. در اینجا نحوه کمک اسناد در این مورد آمده است:

در دسترس برای تجزیه و تحلیل: هنگامی که تغییرات فرآیند به روشی دقیق مستند می شود، در صورت لزوم برای تجزیه و تحلیل در دسترس هستند. این به مدیریت کمک می کند تا دانشی را که در طراحی بهترین شیوه هایی که در حال حاضر دنبال می شود، مورد استفاده قرار گیرد، درک کند. این همچنین به مدیریت کمک می‌کند تا تصمیم بگیرد که آیا بهترین شیوه‌های دنبال‌شده واقعاً با محیطی که در آن فعالیت می‌کنند مرتبط هستند یا خیر و آنها را از جمع‌آوری نیازمندی‌های گران‌قیمت توسط مشاوران که در آن صورت‌حساب ساعتی به آنها پرداخت می‌شود، نجات می‌دهد.

می توان نسخه به نسخه را مقایسه کرد: با مستندات دقیق در محل، بهبود فرآیند می تواند نسخه به نسخه ردیابی شود. به این معنی که مدیریت 3 تا 4 فرآیند قبلی و عملکرد آنها را همراه با روند و عملکرد فعلی خواهد داشت. بنابراین آنها می توانند آنها را با هم ببینند و ببینند که چه تغییراتی چه نتایجی را ایجاد می کند. این به آنها می گوید که در چه چیزی موفق هستند و می توانند این کار را ادامه دهند.