راه های مختلفی برای تعریف سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی وجود دارد. این روش توسط فرهنگ لغت سیستم کنترل موجودی و تولید آمریکا (APICS) تعریف شده است:
«برنامهریزی منابع سازمانی: یک سیستم اطلاعاتی حسابداری برای شناسایی و برنامهریزی منابع در سطح شرکت برای ساخت، ارسال و حسابرسی برای سفارشهای مشتری ».
مجدداً در دایره المعارف اینترنتی اینگونه تعریف شده است: “سیستم برنامه ریزی سازمانی یک برنامه کاربردی مبتنی بر کامپیوتر یکپارچه است که برای مدیریت منابع داخلی و خارجی از جمله دارایی های مشهود، منابع مالی، منابع مادی و انسانی استفاده می شود”.
اساساً یک ERP چندین عملکرد مدیریت سنتی را در یک سیستم یکپارچه منطقی ترکیب می کند و جریان اطلاعات را در این توابع تسهیل می کند. این برای مدلسازی و خودکارسازی فرآیندهای اساسی در سراسر سازمان بر روی یک پایگاه داده متمرکز طراحی شده است و نیاز به سیستمهای متفاوتی را که توسط واحدهای مختلف سازمان نگهداری میشوند را برطرف میکند.
شکل زیر نشان می دهد که چگونه اطلاعات با استفاده از یک سیستم ERP در یک سازمان معمولی یکپارچه می شوند.
نیاز به برنامه ریزی منابع سازمانی – چرا ERP؟
سیستمهای جداگانهای در طول سالهای 1960/70 برای عملکردهای تجاری سنتی مانند فروش و بازاریابی، امور مالی، منابع انسانی، تولید و مدیریت زنجیره تامین نگهداری میشد. این سیستمها اغلب ناسازگار بودند، در پایگاههای داده مختلف میزبانی میشدند و نیاز به بهروزرسانی دستهای داشتند. مدیریت فرآیندهای تجاری در سراسر کارکردهای تجاری، مانند خرید تا پرداخت و فروش به عملکردهای نقدی، دشوار بود. سیستم ERP رشد کرد تا با ادغام این توابع تجاری سنتی جایگزین جزایر اطلاعات شود.
پیاده سازی موفقیت آمیز یک سیستم ERP مزایای بسیاری خواهد داشت که در زیر نشان داده شده است:
- یکپارچه سازی کسب و کار و بهبود دقت داده ها: سیستم ERP از ماژول ها / زیر ماژول های مختلفی تشکیل شده است که در آن یک ماژول یک جزء تجاری خاص را نشان می دهد. اگر داده ها در یک ماژول مانند دریافت وارد شوند، به طور خودکار سایر ماژول های مرتبط مانند حساب های پرداختنی و موجودی را به روز می کنند. این به روز رسانی در زمان واقعی اتفاق می افتد، یعنی در زمانی که یک تراکنش رخ می دهد. از آنجایی که داده ها باید فقط یک بار در مبدأ تراکنش وارد شوند، نیاز به چندین ورودی از همان داده حذف می شود. بنابراین احتمال داده های تکراری/اشتباه به حداقل می رسد. ساختار متمرکز پایگاه داده همچنین مدیریت بهتر و مقررات امنیتی را امکان پذیر می کند که از دست دادن داده های حساس را به حداقل می رساند.
- برنامه ریزی و MIS: ابزارهای مختلف پشتیبانی تصمیم مانند موتورهای برنامه ریزی و توابع شبیه سازی، بخشی جدایی ناپذیر از یک سیستم ERP را تشکیل می دهند که به استفاده مناسب از منابع مانند مواد، منابع انسانی و ابزار کمک می کند. برنامه ریزی مبتنی بر محدود به ترسیم برنامه های تولید مناسب کمک می کند و در نتیجه عملکرد کارخانه و تجهیزات را بهبود می بخشد. به عنوان بخشی از MIS، یک سیستم ERP، حاوی بسیاری از گزارشهای استاندارد داخلی و همچنین گزارشنویسی است که گزارشهای موردی را در صورت نیاز و در صورت نیاز تولید میکند.
- بهره وری و بهره وری بهبود یافته: سیستم ERP علاوه بر ارائه برنامه ریزی بهبود یافته، تقویت فوق العاده ای را برای کارایی روزانه و معاملات معمولی مانند انجام سفارش، ارسال به موقع، عملکرد فروشنده، مدیریت کیفیت، تطبیق فاکتور، تحقق فروش، فراهم می کند. و مدیریت پول نقد زمان چرخه برای فروش به پول نقد و تدارکات به دنباله های پرداخت کاهش می یابد.
- ایجاد رویه های استاندارد: سیستم ERP مبتنی بر فرآیندهای بهترین شیوه های بین المللی است که در حین اجرا توسط سازمان ها اتخاذ می شود. سیلوهای دپارتمان پاکسازی میشوند، و شیوههای نادرست از بین میروند. به دلیل مشاهده از بالا به پایین در دسترس مدیریت، احتمال سرقت، تقلب و منسوخ شدن به حداقل می رسد.
- انعطاف پذیری و فناوری: با توجه به محیط جهانی شده که واحدهای تولیدی، مراکز توزیع و دفاتر شرکت در کشورهای مختلف مستقر هستند، سازمان ها به حالت های چند ارزی، چند زبانه و چند حسابداری به صورت یکپارچه نیاز دارند. این مقررات در اکثر سیستم های ERP، به ویژه در محصولاتی که توسط فروشندگان ردیف 1 و 2 ارائه می شود، موجود است. فروشندگان ERP نیز سریعاً جدیدترین فناوریها را از مینفریم گرفته تا سرور مشتری و اینترنت را به کار میگیرند. بر خلاف یک سیستم سفارشی، ارتقاء به آخرین فناوری برای یک سیستم ERP در حال اجرا بدون پیچیدگی است و بیشتر شامل پذیرش بستههای سرویس و وصلهها میشود.
نتیجه
اگرچه ERP مزایای بسیاری را ارائه می دهد. اجرای آن یک تصمیم استراتژیک است که شامل منابع قابل توجه (اعم از مالی و انسانی)، ارزیابی مناسب و مهندسی مجدد فرآیندهای تجاری است. باید از همه سطوح تعهد وجود داشته باشد. اجرای ناموفق ممکن است منجر به ورشکستگی یک سازمان شود.
بدون نظر