ERP – حساب های پرداختنی و دریافتنی

ماژول های حساب های پرداختنی و حساب های دریافتنی دو ماژول اجرایی مهم در بخش مالی یک سیستم ERP هستند. روابط مالی با فروشندگانی که در قالب کالاها و خدمات ورودی به سازمان ارائه می کنند در ماژول حساب های پرداختنی (AP) حفظ می شود. از طرف دیگر، ارتباط مالی با مشتریانی که از خروجی سازمان استفاده می کنند، از طریق ماژول حساب های دریافتنی (AR) انجام می شود. هر دوی این ماژول ها حساب های شخصی بدهکاران یا بستانکاران را نگهداری می کنند و دفترهای مختلف فرعی مانند حساب کنترل، حساب های نوسانات ارز و غیره را به عنوان بخشی جدایی ناپذیر از دفتر کل (GL) نگهداری می کنند.

ماژول حساب های پرداختنی (AP) – این ماژول عملکردی را برای ورود، نظارت، نگهداری و پردازش برای پرداخت فاکتورها و یادداشت های اعتباری که سازمان از فروشندگان خود دریافت کرده است، فراهم می کند. عملکرد کلیدی این ماژول به شرح زیر است:

1. ثبت فوری فاکتورهای دریافتی
2. پیگیری و مجوز فاکتورهای دریافتی
3. ورود فاکتورهای سفارشی و مختلف
4. تطبیق خودکار فاکتورها با رسید
5. روش جداگانه برای تأیید فاکتورهایی که بیش از حد تحمل کاربر است
6. فاکتورهای Self-Billing این برای محیط JIT مناسب است که در آن دریافت کالا به صورت خودکار فاکتورهای تایید شده را در سیستم ایجاد می کند که از طریق حواله پرداخت می شود و تامین کننده نیازی به ارسال فاکتور ندارد.
7. طبقه بندی حساب ها برای تطبیق

تنظیم داده اصلی AP: راه اندازی اولیه ماژول AP برای عملکرد مناسب آن حیاتی است، که در آن پارامترهای زیر باید تعریف شوند:

1. کدهای مسدود برای مسدود کردن فاکتور، دوره های تجزیه و تحلیل قدیمی برای فاکتورهای معوق فروشندگان، محدودیت قیمت قابل تحمل برای تأیید فاکتورها (توسط کاربران و فروشندگان)، خواه مطابقت با رسید دستی یا خودکار باشد. 

    

2. پیوند ACP با GL از طریق برنامه‌ای از نمودار حساب‌ها که تراکنش‌های مختلف منشا گرفته از AP ​​در آن پست می‌شوند. برخی از این حساب ها عبارتند از: I) حساب های کنترلی 2) پرداخت پیش بینی شده 3) تعهدی فاکتور IV) تفاوت قیمت و v) تفاوت پرداخت. 

تطبیق خودکار فاکتورها: این یکی از عملکردهای مهم ماژول AP است که از طریق آن فاکتورهای فروشندگان به طور خودکار با سفارش خرید و رسید مطابقت داده می شود. یک نمودار جریان معمولی برای تطبیق خودکار به شرح زیر است:

1. طبقه بندی حساب ها برای تطبیق و کنترل.
2. مدیریت اعتبار آنلاین
3. نامه های یادآوری با درجات مختلف شدت.
4. گزارش تجزیه و تحلیل پیری برای بررسی.
5. سود تاخیر در پرداخت.
6. اظهارات مشتری

ACR Master Data راه اندازی شد

1. تعریف نمودار حساب ها برای پیوند به GL مانند i) حساب کنترل 2) حساب تخفیف iii) پیش دریافتی iv) رسیدهای تخصیص نیافته.
2. پارامترهای شرایط پرداخت مانند I) ​​دوره اعتبار 2) تخفیف نقدی iii) روزهای پرداخت iv) تحمل تخفیف.
3. انواع مشکل قابل تعریف رایگان برای حذف فاکتورها از یادآوری و بدهی مستقیم
4. دوره های انعطاف پذیر برای تجزیه و تحلیل پیری
5. تفاوت ارز / پرداخت
6. داده های پیش فرض – برای سطح محاسبه مالیات.

کنترل اعتبار: یکی از ویژگی های مهم این ماژول نظارت بر صورتحساب های عقب افتاده برای پرداخت و ایجاد نامه های یادآور برای ارسال به مشتریان است. در صورتی که فاکتور هنوز پرداخت نشده باشد، متعاقباً در یک بازه زمانی از پیش تعریف شده، یادآورهای فوری و فزاینده ای در سیستم ایجاد می شود. این سیستم همچنین یک دفترچه خاطرات اعتباری دارد که شامل جزئیات تمام صورتحساب‌های پرداخت نشده است، چه سررسید پرداخت شده باشد یا نه.

این عملکرد همچنین به تولید گزارش تجزیه و تحلیل پیری کمک می کند که نمونه ای از آن در زیر آورده شده است: