ارزیابی و انتخاب بسته ERP یک معیار ضروری برای اجرای موفق ERP است. کیفیت انتخاب تاثیر بلندمدتی بر فرآیندهای سازمان خواهد داشت. همچنین تغییر به محصول دیگری با مقیاس همزمان سرمایه گذاری و پیچیدگی آسان نیست. این فرآیند ارزیابی و انتخاب باید به درستی هدایت شود و معمولاً شامل فعالیت های زیر است:
تشکیل کمیته ارزیابی: پیاده سازی ERP یک پروژه فناوری اطلاعات نیست، بلکه یک توسعه تجاری محور است. بنابراین، علاوه بر مدیر ارشد اطلاعات، این کمیته باید متشکل از همه روسای عملکردی باشد و توسط یک نماینده مدیریت عالی هدایت شود. از آنجایی که همه عملکردهای تجاری در فرآیند انتخاب نشان داده می شوند، بسته انتخابی پس از آن مورد پذیرش گسترده ای قرار خواهد گرفت.
تجزیه و تحلیل نیاز: این تجزیه و تحلیل باید انتظارات عملکردی بخش های مختلف کسب و کار، مانند انبار، امور مالی، تدارکات را از بسته ERP بالقوه ترسیم کند. الزامات حیاتی خاص شرکت باید برجسته شود، به عنوان مثال
- باید قابلیت برنامه ریزی نیاز توزیع (DRP) داشته باشد.
- در موجودی حمل و نقل و ردیابی پالت، به عنوان بخشی از نیاز حمل و نقل.
- چندین سفارش خرید مرتبط با یک بارنامه.
- چند ارز و عملکرد چند مکان.
تجزیه و تحلیل نیازمندی ها پایه ای را برای تهیه درخواست پیشنهاد (RFP) تشکیل می دهد که در آن شرایط فنی و تجاری مهم گنجانده شده است. نمونه‌های متداول شرایط فنی: انعطاف‌پذیری، قابلیت ارتقا، کاربرپسندی، امنیت سطح زمین، سازگاری با سیستم عامل و پایگاه داده. نمونه های متداول لوازم تجاری: هزینه، سایت های مرجع، طرح پروژه سطح بالا، رزومه مشاوران، پشتیبانی پس از اجرا، سلامت مالی شرکت، حضور محلی، تعداد نصب و ارتقاء.
معیارهای انتخاب: یک معیار انتخاب از پیش تعیین شده باید قبل از شروع فرآیند انتخاب واقعی آماده باشد. معیارهای انتخاب معمولاً به صورت پرسشنامه و سیستم امتیازی است که هر سؤال نشان دهنده یک نیاز تجاری یا فنی است. وزن برای هر نقطه یا گروهی از نقاط از پیش تعیین شده است که با توجه به بحرانی بودن موضوع متفاوت است. این فرآیندها به عینی و شفاف شدن فرآیند انتخاب کمک می کند.
فرآیند انتخاب: فرآیند انتخاب شامل مراحل مختلفی است که در زیر ذکر شده است:
- لیست کوتاه فروشندگان: صدها بسته ERP در بازار موجود است که دارای مفهوم، معماری و مجموعه ای از عملکردهای متفاوت است. تجزیه و تحلیل همه بسته ها امکان پذیر نیست. سازمان باید با نگاه کردن به ادبیات محصول فروشنده، یافتن اینکه کدام محصول توسط سازمان های همتای آنها استفاده می شود و کمک گرفتن از مشاوران خارجی، چند بسته مناسب را شناسایی کند. هنگامی که چند بسته در لیست کوتاه قرار گرفتند، باید از فروشندگان مربوطه خواسته شود تا به RFP مطابق با قالب آن پاسخ دهند.
- نمایش و ارائه: پاسخ‌های فروشندگان فهرست نهایی پس از جمع‌آوری امتیازات به‌دست‌آمده توسط آنها توسط کمیته انتخاب ارزیابی می‌شود و در مورد رتبه‌بندی نهایی آنها به اتفاق نظر می‌رسد. هرکسی که یک نیاز حیاتی از پیش تعیین شده را برآورده نکند در این مرحله حذف می شود. دو یا سه فروشنده برتر، سپس برای نمایش و ارائه دعوت می شوند. نحوه ارائه باید به دقت نوشته شده و از قبل برای فروشندگان ارسال شود. باید از آنها خواسته شود تا از طریق نرم افزار وانیلی خود چرخه تجاری خاصی را طی کنند. باید به طور خاص از آنها خواسته شود تا در مورد هر زمینه نگرانی در مورد پیشنهاد خود توضیح دهند، که ممکن است حوزه ضعیف/مشکل پیشنهاد آنها را آشکار کند.
- بازدید از سایت و مذاکرات قرارداد: پس از تصمیم گیری کمیته در مورد بهترین بسته، بازدید از سایت های مرجع ضروری است. فروشنده باید سایت های مرجع با اندازه و صنعت مشابه، نسخه یکسان و متعلق به موقعیت جغرافیایی یکسان ارائه دهد. اعضای تیم باید نگاه و احساسی نسبت به سیستم‌هایی که در سایت‌های مرجع کار می‌کنند داشته باشند و سؤالات مربوطه را در مورد رضایت کلی، عملکرد، هزینه/زمان انجام شده، نگرانی‌های پشتیبانی و غیره بپرسند. پس از بازدید از سایت، اگر اعضای کمیته احساس کنند انتخاب آنها درست است، مذاکرات نهایی و خرید را ادامه دهید. مذاکرات معمولاً در مورد مجوز و هزینه نگهداری سالانه، طرح پرداخت شامل گزینه اجاره، مسائل پشتیبانی و سایر شرایط تجاری و قانونی انجام می شود.
نتیجه
مهمترین نکته فرآیند انتخاب این است که باید بر اساس اجماع باشد و حداکثر خرید را داشته باشد زیرا یک سیستم ERP متعلق به همه توابع و بخش ها است. موضوع مهم دیگر این است که باید از بیان بیش از حد نیاز در برنامه ریزی نیاز خودداری شود زیرا این امر منجر به متحمل شدن هزینه های غیر ضروری می شود.
بدون نظر