چگونه یک برنامه مدیریت تداوم کسب و کار آماده کنیم؟

مطالب قبلی در مورد نیاز به برنامه مدیریت تداوم کسب و کار و اجزای یک طرح تداوم کسب و کار معمولی اشاره شده است. این مقاله به چگونگی آماده سازی سازمان خود برای شرایط اضطراری و اقداماتی که برای آماده شدن برای شرایط اضطراری باید برداشته شود، می پردازد.

برای شروع، برنامه تداوم کسب و کار که شرکت شما می خواهد اجرا کند باید دقیق و جامع باشد و تمام جنبه های برنامه ریزی احتمالی را پوشش دهد .

نکته کلیدی که باید به آن توجه داشت این است که توجه به جزئیات بسیار مهم است، زیرا در موارد اضطراری، چیزهای کوچک تفاوت را ایجاد می کنند. به عنوان مثال، اگر سایت پشتیبان شما قدرت کافی برای ارائه عملکرد روان را نداشته باشد، کل هدف برنامه تداوم کسب و کار از بین می رود. این فقط یک نمونه از این است که چگونه جنبه های ظریف برنامه تداوم کسب و کار تفاوت بین موفقیت و شکست را ایجاد می کند.

نکته بعدی که در تهیه یک برنامه تداوم کسب و کار اهمیت دارد این است که اطمینان حاصل شود که کارکنان در برابر شرایط اضطراری مات و مبهوت نمانند. در عوض، باید مکانیزمی وجود داشته باشد که آمادگی نیروی کار در برابر بلایا را در نظر بگیرد. نکته اساسی که باید به آن توجه داشت این است که حلقه های بازخورد و خطوط ارتباطی نباید در مواقع اضطراری خراب شوند. تنها زمانی که ارتباطات به خوبی روغن کاری شده باشد و به آرامی کار کند، می توان پاسخ موثری به بلایا داشت.

سومین نکته ای که در مورد آمادگی برای یک فاجعه باید به آن توجه کرد، فقدان نگرش های آرام و از خود راضی است. بسیاری از شرکت ها به سادگی یک BCM تهیه می کنند بدون اینکه در نظر بگیرند که آیا نگرش در مواقع اضطراری نوعی وحشت است یا حالت افراطی دیگر که رضایت است. باید از هر دوی آنها اجتناب کرد و در عوض، برای اینکه تجارت طبق معمول غالب شود، یک نگرش بیهوده و احساس هدف باید عوامل راهنما باشند. به طور کلی، عنصر انسانی برای اینکه چگونه یک BCM می تواند موفق شود بسیار مهم است و از این رو، اولویت باید برای آماده سازی کارمندان برای رویارویی با شرایط اضطراری بدون هراس یا در عین حال بدون بدیهی گرفتن چیزها باشد.

هنگام آماده شدن برای یک فاجعه، باید به زمان پاسخ سازمان برای ادامه BAU یا Business Assual توجه شود. این می‌تواند در صورتی انجام شود که سازمان ساختار و امکانات دقیقی را که در تمرینات روزمره خود به کار می‌گیرد را در برنامه پشتیبان تکرار کند. نکته کلیدی این است که خدمات نباید در مواقع اضطراری محدود شود و حتی اگر امکان ارائه خدمات کامل وجود نداشته باشد، حذف خدمات غیرضروری باید برنامه ریزی و حسابرسی شود. عامل حیاتی موفقیت در مواقع اضطراری این است که چگونه سازمان قطعات را به خوبی انتخاب کرده و عملیات خود را از سر می گیرد. بنابراین، باید مراقب بود که اختلالات به حداقل برسد و تجارت عادی در اسرع وقت بازگردد.

در نهایت، BCM همه چیز در مورد پیش بینی نوع اضطراری و آماده سازی برای آنها است. متخصصان مدیریت ریسک می توانند برای شناسایی ریسک های بالقوه و تعیین کمیت تاثیر این ریسک ها بر کسب و کار استخدام شوند. به این ترتیب، ماتریس مدیریت ریسک که ریسک ها را فهرست می کند و همچنین برنامه اقدام برای کاهش هر ریسک برای اطمینان از موفقیت طرح BCM بسیار مهم است. بنابراین برای تهیه برنامه مدیریت ریسک باید تلاش و زمان کافی صرف شود. در خاتمه، وقتی فاجعه رخ می‌دهد، سازمان‌ها و کارکنان نباید مانند آهوهای کور شده توسط چراغ اتومبیل گرفتار شوند و در عوض باید مانند مورچه‌هایی باشند که برای یک روز بارانی آماده می‌شوند.