پیاده سازی سیستم ERP یک تمرین پیچیده است که شامل تغییرات زیادی در فرآیند و چندین مسئله قدیمی است. سازمان ها به یک استراتژی پیاده سازی نیاز دارند که شامل مراحل قبل از اجرا و اجرا باشد. پیامدهای یک استراتژی ضعیف، عدم آمادگی کارمندان، اجرا نشدن مطابق با استراتژی کسب و کار گسترده تر، طراحی مجدد ضعیف فرآیند کسب و کار و بیش از حد زمان و هزینه است.
مسائل زیر باید به‌عنوان بخشی از استراتژی پیاده‌سازی، قبل از شروع اجرای واقعی، به‌دقت فکر و تدوین شوند:
فرآیند کاری: به طور فرضی، خودی های شرکت باید در مورد فرآیندهای سازمان خود بهتر بدانند. اما کارمندان اغلب مجبور بودند در سیلوهای بخش کار کنند و چوب درخت را نادیده می گرفتند. در بیشتر شرایط، شیوه‌های تجاری رایج به درستی تعریف نشده‌اند و نمودارهای جریان «همان‌طور که هست»، مستندسازی فرآیندهای موجود، در دسترس نیستند.
پیاده‌سازی ERP می‌تواند فرصتی عالی برای ارزیابی و بهینه‌سازی فرآیندهای تجاری موجود، نقاط کنترل، نقاط شکست بین بخش‌ها و رابط با شرکای تجاری باشد. اما، اغلب، به دلیل مقاومت در برابر تغییرات و نفوذ دپارتمان، پیاده سازی ERP به عنوان تمرینی برای خودکارسازی فرآیندهای قدیمی درک می شود. این ممکن است منجر به بهبود کمی در فرآیندهای کسب و کار اساسی شود و در نتیجه بازگشت قابل توجهی از سرمایه گذاری نداشته باشد.
خودکارسازی فرآیندهای دستی موجود که مختص یک شرکت است، نیاز به سفارشی‌سازی کد منبع قابل توجهی دارد، زیرا حتی بهترین محصول ERP با حداکثر 85 تا 90 درصد فرآیندهای قدیمی مطابقت دارد. سفارشی سازی کد منبع نه تنها به تغییر اشیاء نرم افزار نیاز دارد، بلکه به تغییر مدل های داده نیز نیاز دارد. تلاش های لازم برای ایجاد چنین تغییراتی از نظر توسعه، آزمایش و مستندسازی قابل توجه است. هزینه نگهداری و ارتقاء در آینده قابل توجه خواهد بود و بر کل چرخه عمر سیستم تأثیر می گذارد.
مگر اینکه دیدگاه در نظر گرفته شده ای که به نفع تغییرات فرآیند است به عنوان بخشی از استراتژی پیاده سازی در نظر گرفته شود، زمانی که تمرین نقشه برداری فرآیند کسب و کار و تجزیه و تحلیل شکاف در طول اجرا انجام شود، فشار برای سفارشی سازی بیشتر و بیشتر افزایش خواهد یافت.
سیستم‌های ERP بسیار قابل تنظیم هستند و شامل مجموعه‌ای از مبادلات طراحی برای پاسخگویی به تفاوت‌های ظریف مختلف چرخه/فرایندهای تجاری یکسان هستند. این معمولاً برای پوشش فرآیندهای مورد نیاز، احتمالاً با اندکی تعویض در هر زمان که لازم باشد، کافی است. در مواقعی، تغییر کد منبع برای در نظر گرفتن برخی از فرآیندهای اصلی منحصر به فرد سازمان ها ممکن است ضروری باشد. رویه مجوز چنین تغییراتی که معمولاً نیازمند توجه حامی است، باید بخشی از سند استراتژی باشد.
روش اجرا: انتخاب روش پیاده سازی جزء مهم استراتژی اجرا را تشکیل می دهد. متداول ترین روش پیاده سازی، رویکرد “بیگ بنگ” است که در یک تاریخ قطع برنامه ریزی شده است. کل سیستم در سراسر سازمان نصب شده است. همه کاربران به سیستم جدید منتقل می شوند و سیستم های دستی / قدیمی متوقف می شوند. پیاده سازی سریع است و قیمت آن کمتر از اجرای مرحله ای است. از طرف دیگر، عنصر خطر بسیار بالاتر است و منابع برای آموزش، آزمایش و نگه داشتن دست در سطوح بسیار بالاتر، البته برای مدت زمان کوتاه‌تری مورد نیاز است.
یکی دیگر از استراتژی‌های اجرایی اصلی «اجرای مرحله‌ای» است، که در آن پیاده‌سازی در یک دوره انجام می‌شود. این روش کمتر متمرکز، طولانی است و نیاز به نگهداری سیستم قدیمی در یک دوره زمانی دارد. اما، اجرای مرحله‌ای ریسک کمتری دارد، زمان را برای آشنایی کاربر فراهم می‌کند و سناریوهای عقب‌نشینی پیچیدگی کمتری دارند. انتخاب‌های مختلفی برای مرحله‌بندی وجود دارد، مانند i) عرضه مرحله‌ای بر اساس مکان‌ها برای یک شرکت چندمکانی، ۲) عرضه تدریجی توسط واحد تجاری به عنوان مثال منابع انسانی، iii) عرضه مرحله‌ای بر اساس ماژول، به عنوان مثال دفتر کل.
روش اجرا باید مؤلفه مهم استراتژی اجرا را تشکیل دهد که باید پس از در نظر گرفتن منابع موجود، وضعیت آمادگی، درک ریسک، چارچوب زمانی اجرا و مفاد بودجه تدوین شود.
سایر مسائل مهم استراتژی:
- داده های قدیمی: جمع آوری، تمیز کردن و حذف داده های تکراری.
- سخت افزار و نرم افزار: افزودن و به روز رسانی منابع موجود. سازگاری با سیستم عامل و پایگاه داده موجود
- ساختار پروژه: قهرمانان پروژه و مرکز شایستگی.
نتیجه‌گیری: یک استراتژی اجرایی مناسب که از قبل ترسیم شده و حاوی جهت‌گیری‌های مهم استراتژیک باشد، باید بر اجرای پروژه تأثیر مثبت بگذارد. یک مشاور خارجی، در این مرحله، همچنین به تدوین یک استراتژی مناسب و همچنین تهیه یک سند درخواست پیشنهاد (RFP) برای انتخاب فروشنده کمک می کند که فاز بعدی را تشکیل می دهد.
بدون نظر