ملزومات رهبری برای مدیریت موثر تیم های مجازی

تیم های مجازی جهانی توسط اعضای تیم مستقر در مناطق جغرافیایی و زمانی مختلف با ابزارهای فناوری اطلاعات و ارتباطات به عنوان تنها رابط برای تعامل آنها مشخص می شود. تیم های مجازی چالش های منحصر به فردی را ارائه می دهند. برای غلبه بر این چالش‌ها و آزادسازی خلاقیت و پتانسیل همه اعضای تیم، رهبر تیم مجازی باید ترکیبی از سه سبک رهبری – معاملاتی، تحول‌آفرین و موقعیتی را اتخاذ کند .

مطالعات تحقیقاتی نشان می‌دهد که سبک رهبری تأثیر بیشتری بر بهره‌وری تیم‌های پروژه مجازی در مقایسه با تیم‌های مشترک سنتی دارد. این یافته باعث می‌شود همه رهبران یا مدیران تیم مجازی، رویکرد رهبری خود را برای یک تیم مجازی مؤثر بازنگری کنند.

یک رهبر تیم مجازی جهانی باید دارای سطوح بالایی از قابلیت‌های فنی-اجتماعی-عاطفی باشد و باید بتواند تعادل کاملی بین سه سبک رهبری زیر ایجاد کند و یک رویکرد متمایز برای مدیریت چند فرهنگی، چند زبانه، چند جغرافیایی و تیم اعضای چند منطقه زمانی

1. رویکرد معاملاتی – بر اساس رویکرد معاملاتی، تمرکز اصلی رهبر بر اجرای وظایف و دستیابی به اهداف تیم طبق جدول زمانی تعریف شده است. برای دستیابی به این تمرکز، رهبر باید اطمینان حاصل کند: 

    

   • ارتباط منظم با اعضای تیم در داخل و خارج از محیط تیم 

      

   • تصویر واضح و دقیق از اهداف تیم که به خوبی درک شده و مورد توافق همه اعضای تیم است 

      

   • استفاده از رسانه های مختلف موجود برحسب تقاضای شرایط 

      

   • نقش و مسئولیت هر یک از اعضا به خوبی تعریف شده است 

      

   • مسئولیت برای هر وظیفه تعیین می شود 

      

   • پاسخ های منظم و سریع برای هر گونه مشکل، پیشنهاد و پرس و جو 

      

   • بازخورد و قدردانی مداوم در صورت لزوم و در صورت لزوم ارائه می شود 

      

   • پیگیری نقاط عطف پروژه به طور منظم برای نظارت بر عملکرد و پایبندی به جدول زمانی و رویه ها 

      

   • گزارش پیشرفت پروژه به طور مرتب توسط همه اعضا به اشتراک گذاشته می شود 

    

2. رویکرد تحول آفرین – بر اساس رویکرد تحول آفرین، رهبر باید از مکانیسم های مختلفی برای ایجاد انگیزه و الهام بخشیدن به اعضا استفاده کند. این امر مستلزم ارائه مراقبت، پرورش و حمایت فکری است. این برای به اشتراک گذاری دانش و همچنین ایجاد یک تیم متعهد و متعهد بسیار مورد نیاز است. از رهبر انتظار می رود: 

    

   • پرورش هویت تیمی در مراحل شکل گیری تیم های مجازی. این را می توان با یک جلسه آغازین با استفاده از ابزار ICT مانند ویدئو کنفرانس تسهیل کرد. یک نامه راهنمایی همراه با یادداشت خوش آمدگویی، قوانین اساسی برای رویه ها و فرآیندها، معرفی اعضا و غیره. این به ایجاد فرهنگ و ارزش های مشترک تیم مجازی در فرهنگ سازمانی بزرگتر کمک می کند. این به عنوان یک نیروی یکپارچه برای تیم عمل می کند. 

      

   • ایجاد اعتماد – اعتماد عنصر اصلی تیم مجازی موفق است. رهبر باید در مراحل اولیه تشکیل تیم صریحاً در مورد اعتماد صحبت کند تا در صورت بروز مشکلات، اعضا برای مقابله با آنها آماده باشند. این شامل دانستن نحوه ابراز ناامیدی خود، اعتراف به عقب ماندگی، کمک گرفتن در صورت بروز هرگونه مشکل و همچنین پایبندی به تعهدات و اطلاع رسانی از قبل در صورت پیش بینی تاخیر است. 

      

   • به اعضا کمک کنید تا روابط و پیوندهای اجتماعی قوی ایجاد کنند – از آنجایی که اعضا به سختی می توانند در فضای فیزیکی یکسان تعامل داشته باشند، رهبر باید فرصت ها، زمان و ابزار کافی را برای اعضا فراهم کند تا در سطح شخصی با یکدیگر ارتباط برقرار کنند، چه در جلسه تیمی یا جداگانه. این امر به ایجاد روابطی کمک می کند که تا حد زیادی در تعامل و متعهد نگه داشتن اعضا به هدف تیم کمک می کند. 

      

   • تشویق همکاری و انسجام: رهبر باید یک پلت فرم مشترک مانند ویکی یا وبلاگ را برای اعضا فراهم کند تا آزادانه در مورد یادگیری، نظرات، پیشنهادات و نگرانی های خود بحث کنند. این به آن‌ها کمک می‌کند تا جنبه‌های تیم را فراتر از وظایف در دست بررسی و آشکار کنند. 

    

3. رویکرد موقعیتی – بر اساس این رویکرد، رهبر تیم مجازی باید رویکردی را متناسب با وضعیت موجود اتخاذ کند. این امر مستلزم سطح بالایی از انعطاف پذیری، سازگاری و توانایی تجزیه و تحلیل موقعیت در دست است. به عنوان مثال اگر پروژه ضرب الاجل خود را از دست داده است، رهبر باید سبک فرمان و کنترل را برای اطمینان از انطباق تطبیق دهد. رهبر نیز باید نسبت به فرهنگ های مختلف حساس باشد. این باید در این رویکرد نسبت به مدیریت انگیزه اعضا به کار و سبک های ارتباطی منعکس شود. به عنوان مثال، یک کارگر آمریکایی حقوق/وضعیت را انگیزه‌بخش می‌داند در حالی که یک کارگر ژاپنی به موقعیت‌های کاری هماهنگ و غیر مبهم ارزش بیشتری می‌دهد. 

بنابراین می بینیم که در مدیریت تیم های مجازی، هیچ سبک رهبری یکسانی وجود ندارد. رهبر تیم مجازی باید رویکردی را اتخاذ کند که ترکیبی عالی از تمام سبک های مطرح شده در بالا باشد. این بحث به عنوان اصول راهنما برای مدیریت موثر تیم های مجازی عمل می کند.