سطوح مختلف یک فرآیند – مدل سیستم قابل دوام

یک سازمان را می توان به عنوان مجموعه ای از فرآیندها در نظر گرفت. در سطح عمومی، یک سازمان چیزی نیست جز چیدمان انسان ها و فناوری ها به شیوه ای خاص برای دستیابی به اهداف از پیش تعیین شده. با این حال، کار بین فرآیندهای مختلف برای افزایش کارایی و اثربخشی تقسیم می شود. با این حال، عملکرد همه فرآیندها یکسان نیست. ابهام قابل توجهی در مورد اینکه چند نوع فرآیند در واقع وجود دارد تا یک سازمان را زنده و مستقل کند، وجود دارد.

یکی از این پارادایم ها توسط پروفسور استافورد بیر ارائه شده است، که در آن او در مورد حداقل 5 سطح مختلف صحبت می کند که در آن فرآیندها برای دوام بخشیدن سازمان باید عمل کنند. این مدل از قیاس ذهن انسان گرفته شده است که بدن را در سطوح مختلف هدایت می کند. این مدل مدل سیستم زنده نامیده می شود و دارای 5 سطح فرآیند به نام های S1، S2، S3، S4 و S5 است. اگرچه شرح دقیق هر یک از این سطوح خارج از محدوده ما است، در اینجا مقدمه ای اساسی برای ایجاد مبنایی برای بحث بیشتر وجود دارد.

مدل سیستم قابل دوام: سطوح فرآیند

• S1: این سطح شامل فعالیت های اساسی است که سازمان باید انجام دهد. راه بهتر برای درک این موضوع این است که آن را بخش عملیات یک سازمان در نظر بگیریم. فرض بر این است که همه ورودی‌ها در صورت نیاز و در صورت نیاز ارائه شده‌اند و به پردازش کارآمد آن ورودی‌ها و تبدیل آنها به خروجی‌های مورد نظر مربوط می‌شود. 

   

• S2: این سطح از تمام عملکردهای پشتیبانی مانند منابع انسانی، امور مالی، و بازاریابی و غیره تشکیل شده است. هدف این سطح این است که اطمینان حاصل شود که S1 تمام ورودی ها مانند مردان، پول و مواد را در صورت نیاز و در صورت نیاز دریافت می کند. هر گونه تأخیر یا تنگنا در این سطح تأثیر خود را بر کارایی فعالیت های S1 دارد. این گروه از فعالیت‌ها در اصطلاح مدیریتی معاصر، «کارکردهای پشتیبانی» نیز نامیده می‌شوند. 

   

• S3: این سطح به نظارت و کنترل بر فعالیت های S1 و S2 مربوط می شود. وظیفه اصلی آنها کنترل بر عملیات سازمان است. این مهمترین بخش سازمان داخلی هر شرکتی است. اگر رویه‌های کنترلی به اندازه کافی کارآمد نباشند، مشکل آژانس اصلی سر زشت خود را نشان می‌دهد. به بیان ساده این بدان معناست که مسائل اخلاقی به وجود می‌آیند و کار برای بهترین منافع سازمان ممکن است بهترین انتخاب برای یک کارمند نباشد. بنابراین سیستم های کنترلی برای جلوگیری از این اتفاق با نگه داشتن مراقب هوشیار مورد نیاز است. 

   

• S4: این شروع سیستم های مرتبه بالاتر است. در اینجا تمرکز بیشتر بر محیط زیست است. وجود هر سازمانی منوط به یک محیط است. به عنوان مثال باید سطح معینی از تقاضا برای مصرف خروجی شرکت، سطح معینی از مواد و افراد برای تامین ورودی برای شرکت و غیره وجود داشته باشد. هر گونه تغییر در عوامل عواقبی بر سازمان دارد. بنابراین، فرآیندهای S4 به منظور نظارت بر محیط و ارائه اطلاعات به منظور ایجاد تغییرات و تغییرات لازم است. این معمولاً مدیریت میانی یک سازمان است 

   

• S5: این سطح به وضعیت داخلی و خارجی یک سازمان نگاه می کند و سعی می کند هر دوی آنها را همسو کند. این فرآیندها معمولاً ماهیت “استراتژیک” نامیده می شوند و تحت نظارت مستقیم مدیریت ارشد هستند. فعالیت اصلی در اینجا تصمیم گیری است و اثرات آن در سراسر سازمان و محیط آن دیده می شود. 

این یک سطح بسیار جامع از جزئیات است که تمام جنبه های ساختار و ترتیب فرآیندها را پوشش می دهد. معمولاً یک رویکرد ساده‌تر دنبال می‌شود که فرآیندها را به سه گروه تقسیم می‌کند:

• S1 و S2 گروه عملیاتی را تشکیل می دهند
• S3 ساختار کنترل را تشکیل می دهد
• S4 و S5 ماهیت استراتژیک نامیده می شوند.

آنها در بخش های بعدی بیشتر توضیح داده شده اند.