استاد مدیریت داده یک سیستم ERP

بسته های ERP شامل چندین ماژول مانند امور مالی، فروش و توزیع، مدیریت مواد، کنترل ساخت و تولید، منابع انسانی، نگهداری کارخانه و مدیریت کیفیت هستند. ویژگی های اصلی سیستم ERP این است که همه ماژول های آن به صورت یکپارچه کار می کنند. به دلیل ماهیت یکپارچه عملکرد، چند جدول اصلی به طور مکرر در سراسر سیستم و پایگاه‌های داده ارجاع می‌شوند و توسط برنامه‌های کاربردی، مناطق کاربردی و سایت‌های مختلف به اشتراک گذاشته می‌شوند. داده های گنجانده شده در آن باید دقیق، کامل، به موقع و سازگار باشد. کیفیت داده های وارد شده در جداول اصلی، دلیل اصلی موفقیت یا عدم موفقیت یک سیستم ERP است.

جمع آوری و نگهداری از داده های اصلی

1. فرآیند و روش برش را برای نگهداری از داده های اصلی پاک کنید.
2. مالکیت داده ها به درستی تعریف شده است.
3. در گردش کار ساخته شده و مجوز برای افزودن و اصلاح داده ها.
4. مستندسازی فرآیند
5. مسیرهای حسابرسی جداول اصلی فعال شده و تغییرات در سیستم ثبت می شود.
6. قالب های اکسل مناسب یا نقشه برداری داده ها با سیستم قدیمی، برای جمع آوری اولیه داده ها.

طبقه بندی داده های اصلی

مجموعه داده های اصلی ممکن است به طور کلی در دسته های زیر طبقه بندی شوند.

1. داده های اصلی شریک تجاری: 
   1. نقش مشتری – تحویل، حمل و نقل، صورتحساب، روش پرداخت، شرکت مادر مشتری، موقعیت کشور (برای اهداف مالیاتی و آماری)، وضعیت (فعال، غیرفعال، بالقوه)، رتبه اعتباری، گروه‌های مالی، نام و آدرس تماس، ارز پیش‌فرض، قیمت و تخفیف کانال فروش دفتر فروش.
   2. نقش تامین کننده، حمل و نقل، مدت پرداخت، قیمت ها و تخفیف، روش صورتحساب، مکان کشور (برای اهداف مالیاتی و آماری)، وضعیت (فعال، غیرفعال، بالقوه و غیره)، گروه های مالی، نام و آدرس تماس، ارز پیش فرض، خرید دفتر.

    

2. داده های پایه آیتم: 
   1. دسته بندی محصول – اعم از خرید، ساخت، خدمات یا اقلام هزینه با مدیریت تخصصی به طور جداگانه برای هر دسته.
   2. ، واحد اندازه گیری و واحد جایگزین برای آیتم با ضریب مکالمه.
   3. سیستم سفارش اقلام (دستی، SIC یا MRP)، عوامل سفارش مجدد (سطح خدمات، موجودی ایمنی، فاصله سفارش، حداقل مقدار سفارش، حالت پیش‌بینی، الگوی فصلی و غیره)
   4. داده‌های هزینه‌یابی مورد (جزء هزینه، هزینه‌های اضافی، هزینه استاندارد، هزینه انتقال و غیره)، فرآیند خودکار برای تولید هزینه.
   5. وضعیت مورد (در حال اجرا یا منسوخ)، مورد جایگزین و قابل برگشت، مورد فهرست (با اجزای تعریف شده توسط کاربر).
   6. نرخ ها – قیمت قابل اجرا، محدودیت قیمت، قوانین اعمال قیمت برای خرید و فروش.
   7. اضافه کردن بخش ها به کد مورد، مانند بخش پروژه که مورد را به یک پروژه اختصاص می دهد، بخش خوشه ای که برای برنامه ریزی و توزیع استفاده می شود.
   8. فروشندگان بر اساس کالا، دسته بندی بار و خدمات حمل و نقل.

    

3. داده های پایه کارمند: نام، شناسه، مشخصات شخصی، مرکز خدمات، نقطه خدمات، مهارت، نرخ ساعتی، نرخ اضافه کاری و غیره. 

    

4. داده‌های اصلی مالی: علاوه بر نیاز به داده‌های اصلی برای واحدهای مالی خاص مانند دفتر کل، حساب‌های پرداختنی، حساب‌های دریافتنی، مدیریت نقدی، بودجه‌بندی و غیره، داده‌های اصلی مالی زیر بر روی ماژول‌های غیر مالی تأثیر می‌گذارند: 
   1. پارامترهای مالی اساسی برای سازمان مادر و شرکت منفرد.
   2. نمودار حساب ها، دوره ها، ابعاد و نوع معامله.
   3. پارامتر یکپارچه سازی و حساب های نقشه برداری برای تراکنش های لجستیکی (منشأ آن از فروش، تدارکات، ساخت، خدمات، پیمانکاری فرعی).
   4. پارامتر یکپارچه سازی و نگاشت سفارشات انبار مانند تعدیل موجودی، تجدید ارزیابی موجودی و نقل و انتقالات انبار را محاسبه می کند.

ممکن است تکرار شود که فهرست فوق جامع نیست. فرآیند و اصطلاحات مورد استفاده برای نگهداری داده های اصلی در بسته های مختلف نیز متفاوت است.

نتیجه

مدیریت داده‌های اصلی یک امر یک‌باره در اختیار گرفتن داده‌ها نیست. کیفیت داده برای جداول اصلی لازم است تا بر اساس طولانی مدت پایدار باشد. نظم و انضباط، مالکیت و فرآیند حاکمیت داده اصلی یک عامل موفقیت حیاتی برای پایداری سیستم است.