فرآیندهای عملیاتی / معاملاتی

شاید پرکاربردترین و مهمترین نوع فرآیند در هر شرکتی، فرآیندهای عملیاتی باشد. اینها فرآیندهایی هستند که فعالیت های اولیه ای را که یک شرکت برای اجرای موفقیت آمیز تجارت خود باید انجام دهد را تعریف می کند.

درک مفهوم جریان ارزش و ترسیم آن قبل از شروع به توسعه فرآیندهای عملیاتی بسیار مهم است. پس از همه، فرآیند باید از دیدگاه مشتری طراحی شود. آنها کسانی هستند که قرار است کل سازمان را تامین مالی کنند.

همانطور که می دانیم فرآیندها را می توان با کمک ورودی ها، خروجی ها، فعالیت های متوالی و یک هدف تعریف کرد، بیایید ببینیم چگونه قطعات پازل را برای مدیریت و بهبود فرآیندهای تجاری کنار هم قرار دهیم.

نقش ورودی ها: هر فرآیندی برای انجام کار به ورودی ها نیاز دارد. ورودی ها ممکن است به شکل انسان، پول، مواد، ماشین آلات، دانش و اطلاعات باشد. درک این نکته مهم است که برخی از ورودی ها مانند مردان، پول و مواد تقریباً متناسب با استفاده از آنها هستند. این بدان معناست که هر چه بیشتر از آنها استفاده کنید هزینه بیشتری برای شما خواهد داشت. از این رو هدف هر فرآیند عملیاتی این است که اطمینان حاصل شود که از منابع به محافظه کارانه ترین حالت ممکن استفاده می شود. در عین حال سایر ورودی‌ها مانند دانش و اطلاعات هزینه کمی دارند و می‌توانند کارایی فرآیند را به شدت بهبود بخشند، همانطور که بعداً خواهیم دید. هدف استفاده از آنها برای کاهش مقدار ورودی های مورد نیاز و در نتیجه کاهش هزینه است.

جستجو برای بهترین عمل: درک این نکته مهم است که فرآیندها از اصل برابری تبعیت می کنند. این بدان معناست که همان فرآیند را می توان به تعداد «n» روش طراحی کرد. با در نظر گرفتن هدف خود، تمام راه های جایگزین ممکن باید بررسی شوند.

از ذهنیت سنتی رها شوید و از تفکر جانبی برای ایجاد گزینه‌های جایگزین قبل از انتخاب استفاده کنید. ایده این است که یکی از بهترین روش ها را انتخاب کنید که به بهترین وجه اهداف شرکت را برآورده کند. با این حال، درک این نکته مهم است که حتی پس از انتخاب بهترین روش، یک شرکت باید دائماً مراقب باشد تا از منسوخ نشدن آن اطمینان حاصل کند. فن‌آوری‌ها در طول زمان به تکامل خود ادامه می‌دهند و همراه با آنها، بهترین شیوه‌ها نیز باید تکامل یابند، در غیر این صورت، فرد در معرض خطر منسوخ شدن توسط یک رقیب آگاه است.

رویه عملیاتی استاندارد: هنگامی که فرآیند تصمیم گیری شد، باید مستند شده و به عنوان یک کتابچه راهنمای ایجاد شود. سپس این راهنما باید به همه کارکنان در طول آموزش داده شود. باید اطمینان حاصل شود که فرآیند به گونه ای ساخته شده است که فقط بهترین روش را بتوان دنبال کرد. اگر کارمند بین روش های جایگزین انتخاب داشته باشد، طراحی معیوب است. اگر کارمندان به صورت استاندارد از آن پیروی نکنند، مطالعه جایگزین ها و ارائه بهترین آنها چه فایده ای دارد؟ این استانداردسازی سطوح یکنواخت خدمات و کیفیت استاندارد شده را بدون توجه به جایی که خدمات یا محصول ارائه می شود ایجاد می کند.