ماتریس RACI چیست – قوانین استفاده از ماتریس

ماتریس RACI ابزار بسیار مهمی است که می تواند به پیاده سازی و عملکرد صحیح یک فرآیند کمک کند. ماتریس RACI بیشتر برای تراز کردن عناصر انسانی در فرآیند استفاده می شود . معمولاً افراد مختلفی در هر فرآیندی دخیل هستند و مسئولیت های متفاوتی دارند. یک ماتریس RACI مستندات صریح این موضوع را ایجاد می کند و به عنوان یک مرجع آماده برای استفاده در مراحل مختلف فرآیند نگهداری می کند. در اینجا نحوه استفاده از ماتریس RACI آورده شده است.

مسئول: این دسته از افرادی هستند که در نهایت مسئول انجام کار هستند. این ممکن است به کارگران فردی که وظیفه داده شده را انجام می دهند اشاره داشته باشد یا در صورت خودکار بودن کار می تواند به سیستم مراجعه کند.

پاسخگو: این دسته از افرادی است که مسئول نظارت بر انجام کار هستند. این معمولاً به این معنی است که مدیر فوری بر کار نظارت می کند.

مشاوره: اینها ممکن است متخصصین موضوعی باشند که در زمان استثنا باید با آنها مشورت شود. این احتمال وجود دارد که یک سناریوی غیرمنتظره در یک فرآیند به وجود بیاید. اینها افرادی هستند که فکر می کنند و هرگونه انحراف از رویه عملیاتی استاندارد (SOP) را پیشنهاد می کنند.

آگاه: این دسته از افرادی هستند که به انجام یک کار معین علاقه دارند. این ممکن است مدیری باشد که سعی می کند اجرای وظیفه را کنترل کند. همچنین این می تواند یک سیگنال ورودی به فرآیند دیگر باشد.

قوانین استفاده از ماتریس RACI

• فقط یک فرد مسئول و پاسخگو: ضروری است که فقط یک نفر نقش R/A را به خود اختصاص دهد. داشتن بیش از یک نفر مسئول برای یک کار باعث افزایش ابهام و احتمال عدم انجام کار می شود. همچنین می تواند منجر به تکرار کار و هدر رفتن زحمات و هزینه ها شود. 

  وجود دوباره بیش از یک فرد پاسخگو به همان مشکل منجر می شود. با این حال، پاسخگو بودن تنها یک نفر نیز منجر به مشکل می شود. اگر فرد منصوب شده ناتوان باشد، کل فرآیند ممکن است برای پرتاب انجام شود. به همین دلیل است که اغلب سلسله مراتبی از افراد پاسخگو وجود دارد.

   

• مسئولیت پذیر – پاسخگو اجباری است: نقش مشاوره یا اطلاع رسانی برای هر فعالیتی اجباری نیست. این امکان وجود دارد که برخی از فعالیت ها اصلاً به آنها نیاز نداشته باشند. اما نقش‌های پاسخگوی مسئول باید تعیین شوند. حتی اگر سیستم وظایف را به صورت خودکار انجام می دهد، باید شخصی پاسخگو باشد تا ببیند که انجام شده است. 

   

• ارتباط با مشاور: باید یک کانال ارتباطی دو طرفه با مشاور وجود داشته باشد. این ارتباط به خودی خود یک وظیفه است و باید به صراحت در لیست افراد مسئول مسئول خود قرار گیرد. نکته مهم این است که ارتباط باید دو طرفه باشد. از این رو باید اطمینان حاصل کرد که پیگیری کافی انجام شده و حداقل تاخیر زمانی برای تکمیل ارتباط وجود دارد. 

   

• به ذینفعان مورد نیاز اطلاع دهید: این یک کانال ارتباطی یک طرفه است. معمولاً به معنای سیگنالی برای شروع برخی فرآیندهای دیگر یا به عنوان یک معیار کنترل برای اطمینان از عملکرد روان همان فرآیند است. معمولاً این خودکار است اما مانند سایر کارهای خودکار نیاز به پاسخگویی دارد.