تیم کاهش ریسک و نقش آنها در مدیریت تداوم کسب و کار

در مقاله های قبلی نحوه تدوین برنامه های تداوم کسب و کار و نحوه اجرای آنها در مواقع بحران را دیدیم. در این مقاله به نقش تیم مدیریت ریسک و کاهش ریسک در کمک به سازمان در تدوین برنامه ریزی اضطراری می پردازیم. تیم مدیریت ریسک مسئول شناسایی ریسک ها، ارائه استراتژی برای کاهش آنها و اطمینان از اینکه سازمان دارای یک طرح احتمالی اثبات شکست است، می باشد. تیم مدیریت ریسک همچنین مسئول هماهنگی با مدیران پروژه های مختلف در شرکت برای تهیه و اجرای طرح اضطراری برای مقابله با شرایط اضطراری در صورت بروز آنها است. علاوه بر این، تیم مدیریت ریسک باید به مدیران پروژه در تهیه ماتریس ریسک و برنامه های احتمالی برای مراقبت از شرایط اضطراری پیش بینی شده و پیش بینی نشده کمک کند.

شرکت هایی مانند Unilever، Infosys و Citigroup تیم های مدیریت ریسک را اختصاص داده اند تا از نزدیک با مدیران پروژه در شناسایی و کاهش خطرات همکاری کنند.

مدیر ریسک مسئولیت هماهنگی با مدیر پروژه در شناسایی فعال ریسک ها و برنامه ریزی برای موارد احتمالی را دارد. مفهومی به نام درخت تماس وجود دارد که نشان می‌دهد افرادی که باید در مواقع اضطراری فراخوانی شوند و این درخت تماس باید به صورت دوره‌ای آزمایش شود تا زمان پاسخگویی که برای فعال کردن آن لازم است مشخص شود. نکته در اینجا این است که تیم مدیریت ریسک باید اطمینان حاصل کند که برنامه های اضطراری به خوبی روغن کاری شده اند و سازمان به سرعت و بدون مشکل در مواقع اضطراری به سایت پشتیبان یا سیستم ها می رود.

شرکت‌هایی مانند Fidelity دارای تیم‌های مدیریت ریسک هستند که ماتریس‌های ریسک را برای تیم‌های منفرد بر اساس ارزیابی خود از نحوه انطباق تیم با شرایط اضطراری منتشر می‌کنند و از این رو تیم مدیریت ریسک مسئول تأیید ماتریس ریسک برای هر تیم است. ماتریس ریسک شامل ریسک های شناسایی شده و طرح کاهش برای هر کدام است. مگر اینکه و تا زمانی که مدیر ریسک ماتریس ریسک را برای هر تیم امضا نکند، نمی توان طرح کلی اضطراری را برای سازمان اجرا کرد. نکته کلیدی که باید به آن توجه داشت این است که تیم های مدیریت ریسک باید ریسک ها را شناسایی کرده و برنامه ای برای کاهش آنها تهیه کنند. البته، نمی توان همه خطرات را پیش بینی کرد، اما هدف کلی این است که اطمینان حاصل شود که تا آنجا که ممکن است خطرات پوشش داده می شود تا اطمینان حاصل شود که شرایط اضطراری به طرز ماهرانه ای مدیریت می شوند.

تیم مدیریت ریسک مسئولیت اضافه انتشار یک برنامه مدیریت ریسک برای کل سازمان را دارد که خطرات کلان و برنامه کاهش آنها را شناسایی می کند . به عنوان مثال، سیتی گروپ برای هر کشوری که در آن فعالیت می کند، برنامه های مدیریت ریسک در سطح کشور دارد تا ترکیبی از ریسک های جهانی و محلی که برای هر مکان منحصر به فرد است، شناسایی و کاهش یابد. به این ترتیب، تیم مدیریت ریسک جزء حیاتی فرآیند برنامه ریزی تداوم کسب و کار سازمان است. به همین دلیل است که بسیاری از شرکت‌ها شروع به ایجاد تیم‌های اختصاصی مدیریت ریسک برای شناسایی و پیشنهاد طرح‌های کاهش ریسک کرده‌اند.

در نتیجه، برنامه ریزی تداوم کسب و کار برنامه ریزی برای شرایط اضطراری برنامه ریزی نشده است و از این رو باید تا حد امکان کامل و دقیق باشد. تنها با داشتن منابع اختصاصی که همیشه در برنامه ریزی برای موارد احتمالی در کار باشد، سازمان می تواند امیدوار باشد که به انطباق کامل با برنامه های تداوم کسب و کار دست یابد. از این رو، تیم‌های مدیریت ریسک برای موفقیت سازمان‌ها به سمت داشتن یک برنامه تداوم کسب‌وکار قوی و اثبات‌کننده احمق حیاتی هستند.