راه اندازی یک تیم مجازی

مرحله اولیه توسعه یک تیم مجازی برای موفقیت آن بسیار مهم است. درست همانطور که فونداسیون استحکام ساختمان را مشخص می کند، مراحل مربوط به ایجاد یک تیم مجازی کمک زیادی به عملکرد موفقیت آمیز آن در مراحل بعدی می کند. دو سؤال اساسی به این مرحله کمک می کند – “تیم چیست ” و ” تیم چگونه به هدف خود خواهد رسید “. هدف این مقاله ارزیابی این موضوع با جزئیات بیشتر و ارائه بینش عملی به رهبران تیم است که وظیفه راه اندازی یک تیم مجازی را بر عهده دارند.

بنابراین ما ابتدا با یافتن پاسخ به این سؤال شروع می کنیم که ” تیم مخفف چیست “. این شامل ایجاد یک هویت منحصر به فرد برای تیم است که همه اعضای تیم می توانند با آن ارتباط برقرار کنند.

• یک نام به تیم بدهید – توصیه می شود یک برچسب رسمی بدهید که به وضوح عملکرد تیم را توصیف کند. این به افراد درون و بیرون تیم چهره می دهد. حتی می توانید یک نام کوتاه کوتاه برای اهداف مکالمه داخلی ایجاد کنید تا احساس غیر رسمی تری به شما بدهد. 

   

• هدف تیم را توصیف کنید – اگرچه یک دلیل سازمانی از پیش تعریف شده برای ایجاد تیم مجازی وجود دارد. اما همچنین مهم است که این دلیل را به شکل ملموس تری برای اعضای تیم بازگو کنیم. این باید به صراحت برای هر یک از اعضای تیم بیان شود تا همه آنها در یک صفحه باشند و به یک اندازه با انگیزه و متعهد به این هدف باشند. 

   

• دایرکتوری تیم را با هم قرار دهید – برای ارتباط با سایر همکاران، باید جزئیات تماس آنها را بدانید. بنابراین شما باید یک کاتالوگ با اطلاعات مکان هر یک از اعضای تیم، منطقه زمانی و جزئیات تماس رسانه ارتباطی که استفاده می‌کنند، مانند ایمیل‌ها، شماره تلفن، پیام‌رسانی فوری یا شناسه Skype و غیره ایجاد کنید. این اطلاعات باید با همه اعضا به اشتراک گذاشته شود. 

مرحله دوم شامل پاسخ به این سوال است که ” تیم چگونه به هدف خود خواهد رسید “. این شامل برنامه ریزی عملی برای همسو کردن تیم در مورد نحوه انجام وظایف محوله به طور موثر است. یک برنامه اقدام به خوبی تعریف شده و درک شده، تیم را به حرکت در می آورد و آنها را در مسیر درست هدایت می کند.

• جریان فرآیند را با وابستگی های متقابل وظایف مشخص کنید – چشم انداز و بیانیه ماموریت را به اهداف ملموس و بیشتر به وظایف ساده با حوزه های نتایج کلیدی که به راحتی قابل اندازه گیری هستند تقسیم کنید. بهتر است از یک نمودار جریان برای توضیح این موضوع همراه با نشان دادن وابستگی های متقابل در این مورد استفاده کنید. این یک تصویر واضح از چگونگی رسیدن به هدف می دهد. 

   

• برنامه ریزی جدول زمانی – برای بسیاری از ما همیشه راحت تر است که عملکرد خود را در زمان ردیابی کنیم. یک تخمین تقریبی از بازه زمانی هر کار باید ارائه شود. 

   

• نقش‌ها و مسئولیت‌پذیری روشن – بهتر است یک ماتریس مسئولیت جمع‌آوری شود که نشان می‌دهد کدام اعضا در هر یک از کارها مشارکت خواهند داشت. این امر از ابهام جلوگیری می کند و به دور زدن دخالت غیرضروری کسانی که نیاز ندارند کمک می کند. برای تکمیل موفقیت آمیز هر کار، یک عضو باید پاسخگو باشد. این امر رهبری مشترک را ارتقا می دهد و بار مدیریتی را کاهش می دهد. 

   

• ساختار گزارشگری تیم – اگرچه تیم‌های مجازی ساختارهای مسطح‌تری را ترجیح می‌دهند، اما به منظور جریان کار روان، لازم است که وظیفه و رهبری فرآیند را هم به صورت عمودی و هم به صورت افقی ترسیم کنیم. این به مردم اطلاع می دهد که در مواقع ضروری باید با چه کسانی تماس بگیرند. 

   

• یک برنامه رسانه ای موثر ایجاد کنید – از آنجایی که فاصله فیزیکی مشخصه اصلی تیم مجازی است، به شدت توصیه می شود یک طرح رسانه ای ایجاد کنید که با آن فراوانی تعامل، نوع رسانه مورد استفاده و فریم های زمانی راحت (تفاوت منطقه زمانی نوشتاری) را توضیح دهد. . 

پس از تکمیل هر دو مرحله، بهتر است تیم مجازی را با یک جلسه آغازین یا مقدماتی راه اندازی کنید. همه اعضای تیم باید درگیر باشند و استفاده از رسانه های بلادرنگ برای این منظور مناسب تر است. تمام اسناد مانند فهرست راهنمای تیم، جریان فرآیند، وابستگی متقابل وظایف، طرح رسانه و غیره باید در دسترس همه اعضا قرار گیرد. این جلسه باید شامل معرفی مختصری از هر یک از اعضا و سوابق آنها، یک جلسه یخ شکن یا تیم سازی، توضیح زمینه تیم در سازمان و تنظیم قوانین اساسی با کمک اسناد بالا باشد. قبل از پایان جلسه آغازین، یک بررسی سریع از انتظارات انجام دهید، مطمئن شوید که همه اعضا می توانند به پورتال وب پروژه دسترسی داشته باشند و الزامات امنیت فناوری اطلاعات را در صورت وجود برآورده کنند، و برنامه آزمایشی را برای جلسه بعدی تنظیم کنید.