روش SIPOC – نقشه فرآیند سطح بالا

روش SIPOC یکی از مفیدترین مفاهیم در دست متخصص BPM است. ایده پشت روش SIPOC این است که هر فرآیند را به خودی خود به عنوان یک سازمان متفاوت نگاه کنیم. بنابراین هر فرآیند تامین کنندگان، ورودی ها و مشتریان و خروجی های مربوط به خود را دارد . تجمیع همه این فرآیندها سیستم است. این به تعریف هر فرآیند با وضوح کمک می کند. همچنین کمک می کند تا بفهمید دقیقاً چه چیزی در کجا مشکل دارد. به عنوان مثال، اگر سیستم قطع شود، این روند مقصر نیست. اقدامات اصلاحی باید انجام شود تا اطمینان حاصل شود که تامین کنندگان زیرساخت عملکرد بهتری دارند. در اینجا برخی از ویژگی های برجسته روش SIPOC آورده شده است.

نقشه فرآیند سطح بالا: یک روش SIPOC یک نقشه فرآیند سطح بالا است. جزئیاتی در مورد اینکه چه کسی قرار است چه کاری انجام دهد ندارد. بلکه روابط کاری بین ذینفعان مختلف را تعریف می کند. برای پیاده سازی موثر روش SIPOC به برخی مراحل نیاز است. آنها به شرح زیر است:

آشنایی با تامین کنندگان: تعداد زیادی از مسائل در فرآیند به وجود می آید زیرا تامین کنندگان به خوبی با الزامات آشنا نیستند. تامین کنندگان می توانند داخلی یا خارجی سازمان باشند، اما این موضوع مورد بحث نیست. ایده این است که تامین کنندگان را راهنمایی کند و آنها را از قوانین، خط مشی ها و رویه های تعیین شده برای آنها آگاه کند. توافق نامه های سطح خدمات باید به صراحت بیان شود تا اطمینان حاصل شود که تامین کنندگان دقیقاً می دانند از آنها چه انتظاری می رود.

زمان‌بندی ورودی‌ها: بر اساس مذاکرات و ورودی‌های تامین‌کنندگان، باید ورودی‌ها را با دقت برنامه‌ریزی کرد. ورودی ها می توانند به شکل مردان، پول، مواد، ماشین آلات یا اطلاعات باشند. ورودی ها باید به بهترین شکل به فرآیند ارائه شوند. بسیاری از تکنیک های تحقیق در عملیات وجود دارد که می توان در این زمینه برای کاهش سطوح هزینه و افزایش سطح خدمات استفاده کرد.

روند:

SIPOC یک روش کارآمد برای نگاهی دقیق به فرآیند ارائه کرد. برخی از مواردی که معمولاً به عنوان بخشی از SIPOC تعریف می شوند به شرح زیر است:

• مرزها: مرزهای فرآیند باید به صراحت بیان شود. مرزهای مبهم منجر به ابهام می شود که بیشتر منجر به عدم انجام وظایف می شود.
• فرآیندهای فرعی: فرآیندهای میانی و ورودی ها و خروجی ها باید به وضوح به عنوان بخشی از تعریف فرآیند تعریف شوند.
• مالک فرآیند: یک نفر باید پاسخگو باشد تا پایان به اجرای فرآیند را ببیند. این شخص از هر چالش میانی که در راه باشد مراقبت خواهد کرد.

خروجی‌ها: خروجی‌ها باید برحسب موارد قابل تحویل بیان شوند که بتوان آن را تأیید کرد. بنابراین داشتن خروجی هایی مانند رضایت مشتری صحیح نیست. این می تواند هدف فرآیند باشد، با این حال خروجی چیزی شبیه به بهترین سرویس ممکن (تعریف با استفاده از SLA) در کمترین زمان ممکن (مشخص کردن زمان در دقیقه) خواهد بود. مهم است که خروجی ها قابل سنجش باشند زیرا آنچه را که نمی توان اندازه گیری کرد نمی توان مدیریت کرد.

مشتری: وظیفه مشتری مصرف خروجی های فرآیند و همچنین ارائه بازخورد است. بازخورد می تواند با عملکرد فعلی فرآیند مرتبط باشد. همچنین می تواند تغییرات آتی مورد انتظار در خروجی های فرآیند باشد. به عنوان مثال، بخش فروش مشتری عملیات است. آنها باید در صورت مشاهده دوره کاهش فروش، با عملیات ارتباط برقرار کنند تا بتوان بر اساس آن تولید را تعدیل کرد.