یادتان هست که در مدرسه بودید و امتحانی را که برای آن درس خواندید و آماده بودید به پایان رساندید؟ گذاشتن مداد و ورق زدن برگه امتحان احساس خوبی داشت، مثل اینکه به نقطه عطفی برخورد کرده اید.

فهمیدن اینکه چه زمانی کاری کامل و انجام شده است، همیشه آسان نیست.

از سوی دیگر، ممکن است امتحاناتی را تجربه کرده باشید که در آن زمان قبل از اینکه بتوانید همه چیز را تمام کنید تمام شده است. شما باید امتحان خود را تحویل می دادید، و احتمالاً این احساس وحشتناکی داشت که بدانید تمام نشده اید.

دانستن اینکه “انجام شده” چه چیزی به نظر می رسد و چه احساسی دارد مهم است. در واقع، شما باید آن را یک مهارت شایسته هر برنامه توسعه رهبری بدانید. البته تعریف باید مختص کار باشد. برای مثال، تعریف «انجام شد» برای رفع اشکال نرم‌افزار با تعریف گزارش فصلی یا انتشار یک پست وبلاگ متفاوت است. اما اینکه بتوانید «انجام شد» را تعریف کنید به شما کمک می‌کند بهتر رهبری کنید و به تیم‌هایتان نیز کمک می‌کند تا کارآمدتر باشند.

وقتی «انجام شد» را تعریف نکنید چه اتفاقی می‌افتد؟

وقتی شما و تیمتان تعریفی از «انجام شده» به نظر نمی‌رسد،  طبیعتاً همه مفروضات خود را  در این تعریف اعمال می‌کنند. یک نفر ممکن است گزارش فصلی را زمانی انجام شده در نظر بگیرد که پیش نویس و برای تصویب ارائه شده باشد. یکی دیگر ممکن است در نظر داشته باشد که این کار در صورت اعطای تایید انجام شده است. با این حال، یکی دیگر از اعضای تیم ممکن است آن را تنها زمانی انجام شده در نظر بگیرد که دو یا سه بار بازنگری شده، برای تایید ارسال شده و بایگانی شده باشد.

این می تواند منجر به سوء تفاهم ها و درگیری های احتمالی شود. همچنین می تواند احتمال نیاز به بازبینی و کار مجدد پروژه یا محصول تحویلی را افزایش دهد. به عبارت دیگر، زمانی که هرکس تصور خود را از معنای انجام دادن دارد، وقت تلف شده اغلب یک محصول جانبی است.

این یک تعریف است که نیاز به مشخصات دارد

تعریف “انجام شد” باید مشخص باشد. نباید شامل افعال زمان گذشته مبهم مانند «تکمیل» یا «تمام شد» باشد. بلکه باید افعال خاصی مانند “تأیید”، “تسلیم”، “استقرار” یا “بایگانی” داشته باشد.

هرچه کلمات اکشنی که هنگام تعریف تکمیل یک فعالیت استفاده می کنید دقیق تر باشد، فضای کمتری برای سردرگمی وجود دارد. احتمال بیشتری وجود دارد که اعضای تیم در یک صفحه استعاری باقی بمانند، زیرا اعمال فقط به روش‌های خاصی قابل تفسیر هستند.

این سوال را از خود بپرسید

اگر پس از تحویل دادن یک محصول ناپدید می‌شوید، آیا گیرنده می‌تواند بدون نیاز به شما آن را بگیرد و با آن بدود؟

در اینجا یک راه برای دانستن اینکه چه زمانی با یک پروژه تمام شده است وجود دارد. از خود بپرسید، “اگر من این پروژه را در همین لحظه اعلام کنم و تیم را به پروژه بعدی خود برسانم، آیا همه چیز درست می شود؟” به عبارت دیگر، اگر کالای تحویلی خود را تحویل دهید و به سراغ مورد بعدی بروید، آیا گیرنده به چیزی بیشتر از شما نیاز دارد؟

به طور طبیعی، گاهی اوقات موقعیت‌هایی پیش می‌آید که گیرنده  به  چیزی بیشتر از شما نیاز دارد، اما زمانی که شما واقعاً با پروژه یا محصول خود «تمام» می‌کنید، آن «چیزی بیشتر» معمولاً کوچک است و به راحتی از آن مراقبت می‌شود.

فواید دانستن هر کسی که «انجام شده» به نظر می رسد

وقتی «انجام شد» را به وضوح برای تیم خود تعریف کرده باشید، همه در جهت یک هدف هماهنگ تر می شوند. در حالی که افراد ممکن است تعاریف شخصی متفاوتی برای “تمام شده” داشته باشند، تفسیر اشتباه “تحویل شده به دوریس، با سه نسخه برای مدیران بخش و نسخه چهارم برای بایگانی” بسیار دشوارتر است. با فضای کمتری برای سوء تفاهم، همه در واقع آزادتر هستند تا بهترین کار خود را انجام دهند، زیرا همه آنها دقیقاً می دانند که برای چه چیزی تلاش می کنند.

به عنوان یک رهبر، نام شما با پروژه‌هایی که رهبری می‌کنید مرتبط می‌شود، و می‌خواهید مطمئن باشید که این پروژه‌ها پروژه‌هایی هستند که می‌توانید به آنها افتخار کنید. این پروژه به طور کلی به تیم شما چیزهای محکم تری می دهد تا به آن توجه کنند. این به شما امکان می دهد با استفاده از استعدادهای رهبری خود در ارتباط و تفویض اختیار رهبری کنید و به جلوگیری از لغزش به سمت اقدامات غیرمولد مانند مدیریت خرد کمک می کند.

گاهی اوقات مشتریان مربیگری رهبری من باید درک کنند که تیم آنها نمی تواند ذهن آنها را بخواند و تیم آنها همیشه پروژه ها و تکمیل را با همان شرایطی که آنها می بینند نمی بینند. کار با مشتریان رهبری در زمینه ارتباطات می تواند کمک زیادی به این امر کند. کمک به آنها برای تجسم، بیان و تعریف آنچه که “انجام شده” به نظر می رسد به آنها کمک می کند تا بهتر رهبری کنند و به تیمشان کمک می کند عملکرد بهتری داشته باشند.

اگر به توسعه رهبری علاقه دارید، توصیه می کنم آخرین کتاب من،  رهبر هوشمند را که در 15 اکتبر در دسترس خواهد بود، بررسی کنید.