هر تعداد از رویدادهای شرکتی ممکن است شامل یک سخنران اصلی باشد، تا لحن رویداد را تنظیم کند، آن را با صدای بلند بپیچد، یا به طور کلی به دلیل شهرت خود به عنوان یک سخنران، علاقه خود را افزایش دهد.

وقتی یک ساعت خالی برای پر کردن وجود دارد، سازهای کمی به اندازه این ساز ترسناک هستند. 

اما اگر شما مسئول رزرو یک سخنران کلیدی هستید، هر چقدر هم که شهرت آنها می گوید قابل اعتماد است، عاقلانه است که یک برنامه پشتیبان آماده داشته باشید. سخنرانان اصلی انسان هستند و مانند دیگران در معرض بیماری ها، جراحات، اورژانس های خانوادگی و مسائل فرودگاهی هستند. اگر سخنران اصلی شما در آخرین لحظه لغو شد، در اینجا چه کاری باید انجام دهید.

طرح پشتیبان خود را از قبل در جای خود قرار دهید

به محض اینکه بلندگوی خود را رزرو کردید، یک طرح پشتیبان تهیه کنید. در مورد این طرح با سازمان دهندگان رویداد، و شاید با افراد “پشت صحنه” مانند کسانی که از سیستم های روشنایی و صدا مراقبت می کنند، بحث کنید. برنامه ریزی برای چیزی که احتمالاً اتفاق نخواهد افتاد خیلی راضی کننده نیست، اما برنامه پشتیبان شما مانند یک کپسول آتش نشانی خانگی است: بهتر است یکی را داشته باشید و به آن نیاز نداشته باشید تا اینکه به آن نیاز داشته باشید و آن را نداشته باشید. برنامه پشتیبان خود را تکمیل کنید تا زمان اختصاص داده شده برای سخنران اصلی شما، از جمله هر زمانی که برای پرسش و پاسخ اختصاص داده اید، پر شود.

هنگامی که بلندگوی اصلی خود را رزرو می کنید، یک جایگزین رزرو کنید

برای بسیاری از برنامه ریزان، رزرو یک بلندگوی پشتیبان محتاطانه ترین کار است. این احتمالاً یک رهبر محلی یا یک رهبر تجاری خواهد بود تا در نهایت بودجه رویداد خود را افزایش ندهید، اما باید به نحوی اسپیکر پشتیبان خود را جبران کنید. البته از آن‌ها دعوت کنید تا در این رویداد شرکت کنند، و اگر مجبور به ارائه سخنرانی اصلی هستند، غرامت ارائه کنید، و همچنین در صورت عدم ارائه، نوعی غرامت. به عنوان مثال، اگر سخنران پشتیبان شما در این رویداد شرکت کرد و در نهایت صحبت نکرد، آنها را به ناهار یا شام جشن دعوت کنید.

اگر MC هستید، مطمئن شوید که مواد اضافی را آماده کرده اید

یک MC با متریال زیاد یکی است که می تواند بلندگوی تاخیری را مدیریت کند. 

اگر شما مجری مراسم هستید، زمان شما در صحنه کوتاه خواهد بود – مگر اینکه سخنران اصلی شما مجبور به لغو یا تاخیر شود. در صورتی که هواپیمای گوینده شما دیر فرود آمد، مطالب بیشتری را برنامه ریزی کنید، بنابراین اگر مخاطبان مجبور به صبر شوند، معطل نمانند. شاید بتوانید یکی از ویدیوهای گوینده را برای پر کردن زمان پخش کنید. یا می توانید یک مسابقه چیزهای بی اهمیت، با جوایز متوسط ​​(مانند تی شرت، لیوان، یا کپی از کتاب های گوینده) داشته باشید. چندین فعالیت کوتاه را برنامه ریزی کنید تا بتوانید به محض رسیدن سخنران، مستقیماً به سراغ او بروید.

اگر همه چیز شکست خورد، یک میزگرد بداهه بحث یا رویداد شبکه ای ایجاد کنید

اکثر رویدادها با سخنرانان کلیدی، مخاطبانی دارند که حداقل دارای چند متخصص در موضوعات مرتبط هستند. با گروهی از صندلی‌ها روی صحنه، میکروفونی که می‌توان آن را در دست گرفت، و یک ناظر شایسته، می‌توانید یک جلسه پرسش و پاسخ «پنل تخصصی» بداهه درباره موضوعی مرتبط با مخاطبان خود انجام دهید. بدون آن، می توانید چراغ خانه را روشن کنید و رویداد را به یک فرصت شبکه تبدیل کنید. اگر می‌توانید چند نفر را بخواهید که بطری‌های آب و قوطی‌های نوشابه‌های خنک را دور دستشان قرار دهند، می‌توانید به مردم کمک کنید تا استراحت کنند و با یکدیگر صحبت کنند، داستان‌ها و کارت‌های ویزیت معامله کنند.

سخنرانان اصلی با عدم حضور یا تأخیر به جایی که هستند نمی رسند. هنگامی که یک سخنران اصلی را رزرو می کنید، در بیشتر موارد، می توانید مطمئن باشید که آنها به موقع حاضر می شوند و سخنرانی اصلی را ارائه می دهند که ارزش وقت و توجه مخاطب را دارد. با این حال، شما همیشه عاقلانه هستید که یک برنامه پشتیبان برای موارد غیرمنتظره داشته باشید. حتی اگر هرگز مجبور به استفاده از طرح پشتیبان خود نباشید، خوشحال خواهید شد که یکی از آن ها را دارید!