مدیریت ارتباطات در طول برنامه ریزی پروژه

برنامه ریزی ارتباطات شامل شناسایی اطلاعات و نیازهای ارتباطی ذینفعان است. این شامل تعیین مواردی است که باید با چه کسی، چه زمانی، با چه روشی و به دفعات ارتباط برقرار شود. این یک رویکرد بسیار فعال است. راهنمای PMBOK اغلب پیشنهاد می‌کند که کار باید به روشی ساختارمندتر از بسیاری از مدیران پروژه که قبلاً تصور می‌شد انجام دهند، انجام شود. از این رو، راهنما بر رویکردی ساختاریافته نسبت به هنر مدیریت پروژه تأکید دارد. ارتباطات نیز از این قاعده مستثنی نیست. برای انجام آن به خوبی، باید محیط سازمان مانند فرهنگ و استانداردها را درک کرد. همچنین باید فرآیندها و رویه های سازمان برای انجام کار و ارتباطات، سوابق تاریخی پروژه های قبلی، درس های آموخته شده و اطلاعات ذخیره شده را در نظر گرفت. این به این معنی است کهمدیریت ارتباطات کل فرآیند حلقه های ارتباطی پایانی است که بازخورد و مکانیسم های دیگر را نیز در بر می گیرد .

مهم است که بدانیم ارتباط یک طرفه نیست. در مرحله اولیه برنامه ریزی پروژه، تیم پروژه فرصتی برای تعامل با سایر سهامداران پروژه داشت. این به مدیر پروژه فرصتی می دهد تا هرگونه خطر بالقوه را شناسایی کند و برای کاهش خطرات به طور دوره ای با ذینفعان ملاقات کند. این بدان معناست که یک برنامه ارتباطی پروژه باید تنظیم شود و ذینفعان مناسب شناسایی شوند. ارتباطات پروژه هم داخلی و هم خارجی است.

ارتباطات داخلی درون تیم است و مدیر پروژه را به همراه اعضای تیم درگیر می کند. این می تواند به شکل جلسات هفتگی تیم، به روز رسانی وضعیت و جلسات تک نفره باشد که پیشرفت فرد را همراه با نگرانی های او، در صورت وجود، ترسیم می کند. ارتباطات داخلی راه خوبی برای حصول اطمینان از هماهنگی همه اعضای تیم با اهداف پروژه است و می دانند که از آنها چه انتظاری می رود.

ارتباطات خارجی به فرآیندهایی اطلاق می‌شود که مدیر پروژه در ارتباط با به‌روزرسانی‌های وضعیت به حامیان پروژه، شناسایی ریسک‌ها و تغییرات در انتهای پروژه و ملاقات با سایر ذینفعان برای حل و فصل آن‌ها به منظور رضایت همه افراد مرتبط است. این جزء بیرونی فرآیند ارتباط است. یک برنامه مدیریت ارتباطات موثر، نیازهای ذینفعان مربوطه را همراه با تیم پروژه در نظر می گیرد.

مدیریت اثربخش پروژه هنر ایجاد تعادل بین خواسته های رقابتی ذینفعان مختلف و حصول اطمینان از برآورده شدن اهداف نهایی پروژه است . عملکرد مدیریت پروژه به روشی مربوط می شود که در آن مدیر پروژه به صورت هماهنگ در کنار اعضای تیم عمل می کند و پروژه را به حامیان مالی تحویل می دهد. نقش مدیر پروژه نقش تسهیل کننده و همچنین توانمندساز است. نقش تسهیل کننده زمانی به چشم می خورد که مدیر پروژه باید بین خواسته های رقیب حامیان مالی و ذینفعان تعادل برقرار کند و نقش توانمند زمانی ایفا می شود که مدیر پروژه باید به اعضای تیم خود انگیزه دهد و از برآورده شدن اهداف پروژه اطمینان حاصل کند. .

در نتیجه، مدیریت پروژه موثر تماماً در مورد رهبری موقعیتی بدون از دست دادن چشم انداز کلان است. این نقطه پایانی است که همه مدیران پروژه باید برای رسیدن به آن تلاش کنند و چیزی است که مدیر پروژه باید در آرزوی آن باشد.