چرا مدیران پروژه باید برای مقابله با انواع اختلالات آماده باشند؟

اختلال نام بازی است

ما در عصر اختلال زندگی می کنیم. در واقع، اختلال یک هنجار است نه استثنا و این بدان معنی است که شرکت ها، مشاغل، دولت ها و افراد باید برای مقابله با اختلالات از هر نوع آماده باشند.

با توجه به اینکه مدیران پروژه موظف به اجرای پروژه های خاص در سازمان هایی هستند که با اختلال مواجه هستند، باید یاد بگیرند که با انواع اختلالات مقابله کنند.

به عنوان مثال، اختلالات می تواند سیاسی باشد به این معنا که می تواند تغییرات ناگهانی در نظام سیاسی بزرگتر از طریق تغییر دولت ها و نابسامانی های اجتماعی ناشی از رویدادهای سیاسی رخ دهد.

علاوه بر این، ممکن است اختلالات اقتصادی رخ دهد که در آن رکودها و سقوط بازار سهام می توانند با قطع منابع مالی به پروژه ها ضربه بزنند. در حالی که اینها اختلالات بزرگ تری هستند که مدیران پروژه باید با آن مقابله کنند، اختلالات دیگری مانند اختلالات خرد وجود دارد که ممکن است پرسنل کلیدی سازمان ها را ترک کنند و پروژه هایی که پروژه ها را به خطر می اندازند و در عین حال ممکن است تغییراتی در دامنه ایجاد شود. و جدول زمانی پروژه ها که منجر به تاخیر و افزایش هزینه می شود.

در واقع، بیش از حد هزینه و زمان در اکثر پروژه‌ها عمدتاً به دلیل تأثیر مخرب چندین رویداد یا رویدادهای جداگانه اتفاق می‌افتد .

آمادگی برای اختلالات با پیش بینی و برآورد تأثیر آنها

با توجه به روش‌های خاصی که مدیران پروژه می‌توانند از طریق آن‌ها برای اختلالات آماده شوند، بهترین راه‌حل برای آن‌ها این است که یک طرح ریسک و احتمالی را تهیه کنند که در آن بیشتر ریسک‌ها را از قبل پیش‌بینی کرده و استراتژی‌هایی برای مقابله با آنها آماده کنند.

به عنوان مثال، در سازمان‌های چندملیتی بزرگ، داشتن یک واحد اختصاصی به ریسک‌ها و برنامه‌ریزی اضطراری کاملاً متداول است که در آن هر پروژه ملزم به ارائه یک ماتریس ریسک و طرح اضطراری است که توسط واحد مدیریت ریسک بررسی می‌شود.

علاوه بر این، در سازمان‌های بزرگ، کد رنگی ریسک‌ها و تخمین تأثیرات آن‌ها و داشتن برنامه‌های پشتیبان انجام می‌شود. به عنوان مثال، تشخیص اینکه آیا افراد کلیدی احتمالاً ترک می‌کنند یا خیر و ماتریسی تهیه می‌کنند که احتمال وقوع چنین رویدادهایی را نشان می‌دهد، هنجار است.

در تجربه خود دریافتیم که برای مدیران پروژه اجباری شده است که بیشتر ریسک ها را از قبل پیش بینی کرده و بر اساس آن آماده شوند .

جدای از این، جنبه آماده سازی برای تقاضاهای مشتری محور در مورد دامنه و هزینه نیز وجود دارد که می تواند منجر به افزایش زمان و هزینه شود. در این حالت، عملی است که بافری از زمان و هزینه پروژه کنار گذاشته شود تا این گونه اختلالات باعث افزایش بیش از حد پروژه نشود که می تواند منجر به کاهش سود پروژه شود.

مجهولات شناخته شده و مجهولات ناشناخته قابل پیش بینی نیستند

با این اوصاف، باید به این نکته نیز توجه داشت که مدیران پروژه نمی توانند تمامی اختلالات و خطرات را آماده و پیش بینی کنند. برای مثال، با توجه به موج اخیر روندهای سیاسی و اقتصادی، نمی توان حدس زد و پیش بینی کرد که چگونه می توان رویدادهای ناگهانی مانند پول زدایی را پیش بینی کرد.

علاوه بر این، همچنین این مورد است که اختلالاتی مانند بلایای طبیعی مانند زلزله و طوفان را نمی توان از قبل پیش بینی کرد، علاوه بر برآورد تأثیرات چنین رویدادهایی. به راستی، چقدر می توان خسارات جانی و مالی ناشی از بلایای طبیعی را که می تواند منجر به ناتوانی افراد کلیدی و حتی خود مدیران پروژه در انجام وظایف حرفه ای شود، تخمین زد؟

جدای از این، هیچ مقداری از داده‌ها و ریسک مبتنی بر معیارها و برنامه‌ریزی اضطراری، متغیرهای ناشناخته را از هر نوع اختلالی پیش‌بینی نمی‌کند. در واقع، این مورد مخصوصاً در مورد کشورهای در حال توسعه است که در آن آشفتگی های اجتماعی ناگهانی به سادگی بیش از حد مخرب است که نمی توان از قبل پیش بینی کرد.

برای استفاده از عبارت به یاد ماندنی که توسط وزیر دفاع اسبق ایالات متحده، دونالد رامسفلد رایج شد، ناشناخته های شناخته شده و ناشناخته هایی وجود دارد که به سادگی نمی توان از قبل پیش بینی کرد.

چگونه فناوری مختل می کند

در سال‌های اخیر، فناوری نیز مخرب شده است و قطعاً مدیران پروژه را دچار سردرد و اضطراب می‌کند. این احتمال وجود دارد که یک فناوری جدید یا یک برنامه به طور ناگهانی از راه برسد و پروژه های در دست اجرا را بیهوده و منسوخ کند به این معنی است که چنین رویدادهایی می توانند ماهیت بسیار مخربی داشته باشند.

علاوه بر این، با تغییرات تکنولوژیکی نمایی و شتاب‌دهنده، شیوه‌های خطی تفکر کافی نیست و فرد باید به طور مداوم یاد بگیرد که خطرات را قبل از اینکه پروژه‌ها را مختل کند، شناسایی و شناسایی کند.

علاوه بر این، این واقعیت که رسانه‌های اجتماعی و فرهنگ‌های خبری 24 ساعته به پروژه‌های بازاریابی و فروش تجاوز می‌کنند و از مدیران پروژه‌ها می‌خواهند در چنین عملکردهایی مراقب آنچه در زمان واقعی برای مشتریانشان رخ می‌دهد، بسیار استرس‌زا باشد.

احساس روده و اختلالات شهودی و حسی می تواند کمک کند

بنابراین، نیاز زمان این است که مدیران پروژه خارج از چارچوب فکر کنند و مزیت های اضافی خود را وارد کنند که می تواند بین موفقیت و شکست تفاوت ایجاد کند. این بدان معنی است که مدیران پروژه باید تأثیر اختلالات را همانطور که در زمان واقعی و بدون واکنش‌های تند زانو رخ می‌دهند، درک کرده و احساس کنند.

به عبارت دیگر، مدیران پروژه در سازمان‌های معاصر باید به جای واکنش‌پذیری، فعال باشند و این امر مستلزم هوشیاری مداوم و همیشه در حال حرکت است.

در نهایت، احساس درونی و تکانه های فرار یا مبارزه مدیر پروژه برای مقابله با اختلالات بسیار مفید خواهد بود. به عنوان مثال، مدیران پروژه باید آماده باشند تا در صورت لزوم در جای خود بمانند و در صورت نیاز از آن خارج شوند.

علاوه بر این، آن‌ها باید برای مقابله با اختلالات حس خوبی داشته باشند که هیچ مقدار نرم‌افزار و ابزارهای مدیریت ریسک قادر به استفاده از فناوری نمی‌توانند به آن کمک کنند.

برای نتیجه گیری، وقتی اختلال نام بازی است، مدیران پروژه نباید توپ را رها کنند و مراقب اختلالات باشند و یاد بگیرند که آنها را مدیریت کنند.