چگونه مدیران پروژه می توانند از سیستم های مدیریت دانش بهره مند شوند

مدیران پروژه باید یاد بگیرند که با عدم قطعیت ها و ریسک ها کنار بیایند

مدیریت پروژه هنر و علم ایجاد تعادل بین منافع رقیب، اولویت‌بندی منابع و استقرار آن‌ها است و همچنین ماهیت موقعیتی دارد به این معنا که مدیران پروژه اغلب باید به موقعیت‌ها و شرایط در حال تحول پاسخ دهند.

این بدان معنی است که عدم قطعیت و غیرقابل پیش بینی بودن یک هنجار است نه استثنا، زیرا هر روز شگفتی های جدید و رویدادها و حوادث جدیدی را به همراه دارد که می تواند توانایی مدیران پروژه را آزمایش کند.

به عنوان مثال، یک منبع کلیدی ممکن است به طور ناگهانی ترک کند یا بیمار شود و در همان زمان، مشتری ممکن است نیازها را تغییر دهد یا تحت یک تغییر رهبری قرار گیرد که به این معنی است که جنبه های جدیدی وجود دارد که روی میز آورده می شود.

علاوه بر این، دامنه ممکن است تغییر کند، یا ممکن است تغییری در فناوری‌های مورد استفاده یا ظهور فناوری جدیدی رخ دهد که می‌تواند دامنه و جهت پروژه را تغییر دهد. بنابراین، مدیران پروژه باید برای مقابله با موقعیت‌هایی که به وجود می‌آیند آماده باشند و مدیریت عدم قطعیت و غیرقابل پیش‌بینی بودن را بیاموزند.

در واقع، روز زندگی یک مدیر پروژه مملو از عدم قطعیت های زیادی است که آنها باید برای مقابله با چنین خطراتی به صورت کلان و همچنین خرد آماده باشند.

استفاده از رویکردهای مبتنی بر داده همراه با احساس روده برای مدیریت ریسک بهتر

یک راه خوب برای مقابله با عدم قطعیت ها، تهیه یک برنامه مدیریت ریسک است که در آن مدیر پروژه ریسک هایی را فهرست می کند که می توان با بهترین توانایی های خود پیش بینی کرد. این طرح مدیریت ریسک باید بر شمارش کمی و کیفی ریسک‌ها و ریسک‌های بالقوه تمرکز کند و یک برنامه اضطراری برای مقابله با چنین ریسک‌هایی داشته باشد.

جدای از این، مدیر پروژه همچنین می‌تواند از ابزارهای تکنولوژیکی پیشرفته مانند داده‌های بزرگ و هوش مصنوعی برای ترسیم چالش‌های آینده به روش‌هایی استفاده کند که بتواند بسیاری از خطرات را تا آنجا که ممکن است پیش‌بینی کند.

با این حال، از نظر تئوری و همچنین عملاً غیرممکن است که همه ریسک‌ها را اندازه‌گیری کنیم و اینجاست که مدیر پروژه باید از احساس درونی خود استفاده کند تا وضعیت را «آویز» کند و مطابق آن پیش برود.

این بدان معنی است که برنامه ریزی و فکر کافی برای همراهی با چنین برنامه ریزی هایی باید در تهیه برنامه مدیریت ریسک انجام شود. همانطور که گفته می شود، In God We Trust and Rest Have to Bring Data، مدیران پروژه باید تا حد امکان از داده های پروژه های گذشته برای شناسایی و برنامه ریزی برای ریسک های آینده استفاده کنند.

در واقع، اینجاست که قابلیت‌ها و ظرفیت‌های سازمانی از نظر استفاده از دانش و یادگیری از تجربیات گذشته به‌کار می‌آیند که در آن بینش‌ها و داده‌های پروژه‌های گذشته می‌تواند برای آماده‌سازی و پیش‌بینی ریسک‌های آینده تا حد امکان استفاده شود.

چگونه مدیران پروژه از سیستم های مدیریت دانش سود می برند

صحبت از دانش پروژه‌های گذشته، در واقع این است که سازمان‌هایی که دارای سیستم‌های مدیریت دانش خوب هستند، می‌توانند در انتقال مدیران پروژه از رویکردهای مبتدی به روشی متعادل‌تر، متفکرانه‌تر و با تجربه‌تر از مدیریت پروژه کمک کنند.

به عنوان مثال، سازمان‌هایی مانند 3M، تویوتا، و Infosys سیستم مدیریت دانش بسیار مناسبی دارند که در آن از دانش گذشته و داده‌های تاریخی برای تهیه الگوهایی استفاده می‌کنند که مدیران پروژه می‌توانند از آنها استفاده کنند.

در واقع، این روزها، اکثر سازمان‌های معتبر سیستم مدیریت دانش را به خوبی برنامه‌ریزی کرده‌اند که می‌تواند توسط مدیران پروژه برای مقابله با عدم قطعیت‌ها و شرایط ضروری مورد استفاده قرار گیرد.

طبق تجربه ما، شرکت‌های چندملیتی مانند سیتی گروپ و شرکت‌های هندی مانند Infosys دارای فروشگاه‌های اطلاعاتی هستند که شامل الگوها و همچنین برنامه‌های مدیریت ریسک و کاهش دقیق هستند تا اطمینان حاصل شود که پروژه‌های جدید تمام اطلاعات و دانش لازم را برای کمک به مدیران پروژه در معامله دارند. با عدم قطعیت ها

اشتراک گذاری و یادگیری شخصی

با این اوصاف، همچنین این مورد نیز وجود دارد که مهم نیست که آن سازمان‌ها چقدر سیستم KM دارند، مدیران پروژه باید با سایر مدیران پروژه ملاقات کنند تا یادگیری و بینش را به اشتراک بگذارند تا عنصر انسانی و عامل انسانی در تصمیم‌گیری مکمل و مکمل باشند. دانش مورد نیازی که مدیران پروژه از سیستم های KM به دست می آورند.

در واقع، بهترین روشی که باید در هنگام برخورد با عدم قطعیت ها دنبال شود، اطمینان از این است که سایر مدیران پروژه تا آنجا که به اشتراک دانش و بینش مربوط می شود، “در حلقه” هستند. بنابراین، حتی بهترین مدیران پروژه نیز باید از اشتباهات و موفقیت های سایر مدیران پروژه درس بگیرند تا اشتباهات را تکرار نکنند و از موفقیت ها الگوبرداری کنند.

چارچوب های کیفیت مانند SEI CMM می تواند به تکامل سازمانی کمک کند

وقتی در مورد یادگیری و تکرارپذیری صحبت می‌کنیم، روش‌های کیفیت مانند SEI-CMM (موسسه مهندسی نرم‌افزار – مدل بلوغ قابلیت) فرآیندهایی را تعریف کرده‌اند تا اطمینان حاصل شود که سازمان‌ها در فرآیندهای مدیریت پروژه خود به برتری دست می‌یابند.

به عنوان مثال، پنج سطح مدل SEI CMM دارای فرآیندهای کاملاً تعریف شده ای است به طوری که سازمان ها ظرفیت ها و قابلیت ها را ایجاد می کنند و سپس موفقیت ها را تکرار می کنند و از شکست ها اجتناب می کنند و سپس از هر تکرار یاد می گیرند تا تکرارهای جدیدتر بهتر از تکرارهای قبلی باشند.

بنابراین، مدل SEI-CMM به طور گسترده توسط شرکت‌های بخش خدمات برای دستیابی به سطحی از برتری مورد استفاده قرار می‌گیرد که در آن همه انواع ریسک‌ها پیش‌بینی یا حداقل برنامه‌ریزی شده باشند یا حتی برنامه‌های کاهش ریسک جامعی در اختیار داشته باشند.

نتیجه

در نهایت، مدیریت پروژه به همان اندازه که در مورد علم یادگیری مبتنی بر داده است، به هنر مدیریت از طریق قابلیت های شخصی مربوط می شود. بنابراین، بهترین مدیران پروژه کسانی هستند که رویکردهای مبتنی بر داده های کمی را با جنبه کیفی عناصر انسانی و شخصیتی ترکیب می کنند تا پروژه های خود را مدیریت کنند. برای نتیجه گیری، هم عوامل عینی و هم عوامل ذهنی باید برای مدیریت عالی پروژه در نظر گرفته شوند.