فرصت ها و چالش های مدیریت پروژه در محیط های کار مجازی

چرا مدیران پروژه ممکن است مدیریت تیم های راه دور را چالش برانگیز بدانند؟

از آنجایی که محیط‌های کار مجازی شدند و کارمندان به دلیل همه‌گیری کووید 19 شروع به کار از خانه کردند، سازمان‌ها متوجه شدند که چالش‌های زیادی در مدیریت چنین نیروی کار مجازی وجود دارد.

به عنوان مثال، مدیریت پروژه زمانی چالش برانگیز است که مدیران نمی توانند کارمندان را رو در رو ملاقات کنند و در عوض، مجبورند شخصاً با آنها تعامل داشته باشند .

اغلب، از آنجایی که همه اعضای یک تیم در نزدیکی دفاتر فیزیکی نشسته‌اند، برای مدیران پروژه آسان‌تر است که هر زمان که به انجام کاری نیاز دارند یا درخواست توضیح و به‌روزرسانی وضعیت دارند، با اعضای تیم خود تماس بگیرند.

هنگامی که کارمندان از خانه کار می کنند، مدیران پروژه باید برای تماس با اعضای تیم خود برای هر چیزی، هر چقدر هم که این مشکل کوچک باشد، به یک تماس زوم یا هر برنامه جلسه مجازی دیگری وارد شوند.

این نه تنها یک قاتل بهره وری است، بلکه یک روش دست و پا گیر برای مدیریت تیم ها است. علاوه بر این، همه اعضای تیم و مدیران پروژه باید به طور مداوم آنلاین باشند تا با یکدیگر تعامل داشته باشند و همچنین وضعیت به روز رسانی را برای یکدیگر ارائه دهند.

این یکی دیگر از چالش‌هایی است که محیط‌های کار مجازی بر مدیران پروژه تحمیل می‌کنند و از این رو، چیزی است که نیاز به توجه زیادی دارد.

چگونه فرصت های زیادی برای مدیران پروژه در نیروی کار مجازی وجود دارد؟

از سوی دیگر، برخی از مزایای کار کارکنان از خانه وجود دارد، زیرا تحقیقات اخیر نشان داده است که سطح بهره‌وری افزایش می‌یابد و کارمندان بیشتر به کار خود متصل می‌شوند.

در واقع، بسیاری از اعضای تیم زن اغلب افزایش بهره‌وری را هنگام کار از خانه گزارش می‌کنند، برخلاف تصورات کلیشه‌ای، زیرا می‌توانند همزمان به کارهای خانه و کار خود بپردازند و تعهدات شخصی و حرفه‌ای خود را متعادل کنند.

به عبارت دیگر، برای آن دسته از کارمندانی که وابستگان یا فرزندانی دارند که باید از آنها مراقبت کنند، کار در خانه این فرصت را فراهم می کند تا به آنها رسیدگی کنند و همچنین برای تعهدات حرفه ای زمان ایجاد کند.

در حالی که این امر متناقض و غیر منطقی به نظر می رسد، این یک واقعیت است که وقتی کارمندان از خانه کار می کنند، ساعت های طولانی تری کار می کنند زیرا زمان رفت و آمد حذف می شود و در عین حال، بر خلاف زمانی که از خانه کار می کنند، مجبور نیستند نگران خانواده و مشکلات خود باشند. دفاتر فیزیکی که در آن مدام تماس می گیرند و از عزیزانشان تماس می گیرند.

بنابراین، زمانی که کارکنان از خانه کار می کنند فرصت هایی برای سازمان ها وجود دارد و این بر عهده مدیران پروژه است که از آنها به خوبی استفاده کنند.

در واقع، با تبدیل شدن WFH به هنجار در حال حاضر، مزایایی وجود دارد.

مدیریت معایب و استفاده از مزایای کار از مدل های خانگی

البته، یکی از جنبه‌های کلیدی زمانی که کارمندان از خانه کار می‌کنند این است که جلسات تیم تا حدودی به یک چالش تبدیل می‌شوند، زیرا گاهی اوقات شرکت همه اعضای تیم در جلسه در یک زمان مورد توافق دو طرف دشوار است.

اعضای تیم نه تنها باید در زمان مشخص شده حضور داشته باشند، بلکه باید بدون وقفه و حواس پرتی بر روی کار مورد نظر تمرکز کنند.

در واقع، هر احتمالی وجود دارد که آنها از مزاحمت های خانگی مانند به صدا در آمدن زنگ در وسط یک جلسه تیم یا اعضای خانواده خود که به دنبال جلب توجه آنها هستند، آزارشان دهد.

علاوه بر این، هر احتمالی وجود دارد که مشکلات اتصال وجود داشته باشد که در آن لینک اینترنت را از دست بدهند یا با قطع برق در خانه‌هایشان اذیت شوند.

بنابراین، زمانی که محیط های کاری مجازی می شوند، این یک چالش دیگر برای مدیران پروژه است.

از سوی دیگر، تماس‌های کنفرانسی با مشتریان خارج از کشور آسان‌تر است زیرا کارمندان برای شرکت در تماس‌های آخر شب نیازی به حضور در محل کار ندارند و تفاوت‌های منطقه زمانی واقعاً مهم نیست زیرا کارمندان در طول روز و تا اواخر عصر و شب آنلاین هستند.

این دنیای مجازی بدون درز نامیده می‌شود که رویاپردازان فناوری مانند بیل گیتس رویای آن را داشتند.

چگونه می توان از برنامه ها برای انتقال از مدیریت پروژه فیزیکی به مجازی استفاده کرد

در واقع، نظر ما این است که همه‌گیری انتقال به عصر دیجیتال را تسریع کرده است و با توجه به قدرت فوق‌العاده فناوری در دستان ما، این وظیفه رهبران تجاری ماست که از آن استفاده کامل کنند.

به عنوان مثال، مدیران پروژه که اکنون داشبوردهای دیجیتالی در اختیار دارند، می توانند فعالیت ها و وظایف تیم را با سهولت بیشتری نظارت کنند.

علاوه بر این، واگذاری کار آسان‌تر است، زیرا آنها می‌توانند به سادگی وظایف انتخابی را در پورتال‌ها بدون اتلاف زمان زیادی برای توضیح نحوه انجام کار اختصاص دهند.

جدای از این، اتصال بدون درز به معنای دنیایی بدون مرز است و از این رو، مکان‌های کار مجازی را می‌توان پراکنده کرد و از هر کجا و همه جا از راه دور کار کرد.

در تجربیات اخیر خود متوجه شده‌ایم که Zoom و Google Meets برای انجام معاملات تجاری و تعامل آنلاین بسیار مفید هستند و برنامه‌هایی مانند Slack هماهنگی تیم و مدیریت پروژه و همچنین مدیریت افراد را آسان‌تر می‌کنند.

البته، چالش‌هایی وجود دارد که چگونه تیم‌ها باید هر از چندگاهی با یکدیگر رو در رو ملاقات کنند و این موضوع را می‌توان با واداشتن کارمندانی که در نزدیکی یکدیگر زندگی می‌کنند در یک مکان مشترک جمع‌آوری کرد و همه این نقاط ملاقات را به یک مکان مشترک پیوند داد. ملاقات مجازی

چرا رویای خیال پردازان فناوری عصر دیجیتال اکنون در دسترس ما است؟

در نهایت، زمانی که کارمندان از خانه کار می کنند و زمانی که محل کار مجازی می شود، هم فرصت ها و هم چالش ها وجود دارد.

این واقعاً بر عهده مدیران پروژه است که از فرصت ها به خوبی استفاده کنند و چالش ها را مدیریت کنند.

با توجه به اینکه ما چند سالی است که در مورد عصر دیجیتال صحبت می کنیم، نقاط مثبت بسیار زیاد است. شاید زمان آن رسیده است که چنین تصوراتی را به واقعیت تبدیل کنیم.

برای نتیجه‌گیری، مدیران پروژه باید با شرایط تغییریافته سازگار و سازگار شوند و چابکی و انعطاف‌پذیری آن‌ها چیزی است که در پارادایم مجازی در حال ظهور در این زمان‌ها اهمیت دارد.