غلبه بر چالش های ارائه پروژه ها به موقع و بدون هزینه زیاد

چرا 80 درصد از همه پروژه ها به موقع تحویل نمی شوند و چه کاری می توان در مورد آنها انجام داد؟

تحقیقات نشان می‌دهد که نزدیک به ۸۰ درصد پروژه‌ها در هر مرحله از پروژه در تکمیل به‌موقع تحویل‌ها شکست می‌خورند و همچنین به موقع به پایان نمی‌رسند.

مدیران پروژه اغلب شکایت دارند که محدودیت های سه گانه یا عوامل محدوده، زمان و هزینه که به یکدیگر مرتبط هستند، مانع از تکمیل پروژه ها به منظور رضایت مشتریان خود می شوند که ذینفعان خارجی و ذینفعان سازمانی یا داخلی آنها هستند.

در حالی که آنها می توانند به طور موجه ادعا کنند که مشتریان دامنه یا خزش دامنه را افزایش داده اند که منجر به زمان بیشتری برای تکمیل می شود، مشکلات کیفیت اغلب دلیل تأخیر است و این چیزی است که مدیران پروژه به سادگی نمی توانند تقصیر را به گردن مشتریان خود بیاندازند.

در واقع، با وجود پروژه‌های بسیار عقب‌تر از برنامه، سازمان‌ها و مدیران پروژه اغلب برای یافتن دلایل تأخیر و راه‌هایی برای جلوگیری از آن‌ها، سر خود را می‌خراشند.

علاوه بر این، این تنها مدیران پروژه نیستند که برای تحویل به موقع پروژه‌ها تحت فشار هستند، بلکه مدیران ارشد سازمان‌ها نیز هستند که چنین تاخیرهایی برای آنها به معنای از دست دادن بالقوه کسب‌وکار است که می‌تواند به طور قابل‌توجهی بر نتایج سازمانی تأثیر بگذارد.

خزش دامنه، از دست دادن منابع کلیدی، و انواع قیمت گذاری پروژه تا تاخیرهای بافر

پروژه ها به هر دلیلی می توانند به تعویق بیفتند. منابعی که برای موفقیت پروژه حیاتی هستند، می توانند در نیمه راه کنار رفته و منجر به تقلا برای جایگزین هایی شوند که ممکن است به همان سطح عملکرد قبلی برسند یا نتوانند.

علاوه بر این، همانطور که قبلاً ذکر شد، ممکن است تغییراتی در Scope وجود داشته باشد، که در آن مشتریان در میانه راه پروژه نیازهای بیشتری را درخواست می کنند که منجر به این می شود که مدیران پروژه مجبور شوند برنامه ها را به گونه ای تنظیم کنند که با دامنه پیشرفته مطابقت داشته باشد.

علاوه بر این، هر مدیر پروژه در ارتباط با بازاریابی و سایر ذینفعان هزینه یک پروژه را بر اساس پارامترهای مختلف برآورد می کند.

در صورت تاخیر به هر یک از دلایلی که تاکنون مطرح شد، هزینه های پروژه بالا می رود و در صورتی که این هزینه ها توسط مشتریان جذب نشود، سازمان باید از نظر درآمد و سودآوری ضربه ای وارد کند. .

اینجاست که بسیاری از سازمان‌ها معمولاً از پروژه‌های با قیمت ثابت دوری می‌کنند و در عوض، بر قیمت‌گذاری با هزینه‌های واقعی اصرار می‌ورزند که آنها را در برابر هزینه‌های بیش از حد محافظت می‌کند. البته، اگر یک فروشنده مورد علاقه برای نهادهایی مانند پنتاگون هستید، می توانید به خوبی صورت حساب Cost Plus را دریافت کنید.

اصل 80/20، عوامل حیاتی موفقیت و فناوری برای نجات

بنابراین، برای غلبه بر چالش های تاخیر در تحویل پروژه چه باید کرد؟

برای شروع، مدیران پروژه باید از فناوری‌های پیشرفته مانند هوش مصنوعی و تجزیه و تحلیل استفاده کنند تا اطمینان حاصل کنند که بر زمان‌بندی نظارت دارند.

با ایجاد داشبوردهای Real Time که یک نمای میکرو و ماکرو از جایی که پروژه ها در حال انجام هستند ارائه می دهند، مدیران پروژه می توانند تنگناها و سایر دلایل تاخیر را شناسایی کنند.

تئوری مدیریت پروژه اغلب در مورد چگونگی رسیدگی به عوامل کلیدی موفقیت یا CSF ها صحبت می کند تا اطمینان حاصل شود که پروژه ها به موقع تحویل داده می شوند.

برای توضیح، هر پروژه به تکمیل موفقیت‌آمیز مجموعه‌ای از ماژول‌های اصلی یا تحویل‌پذیرهای کلیدی بستگی دارد و با هدف قرار دادن این عوامل موفقیت برای تحویل به موقع، مدیران پروژه می‌توانند به خوبی بر چالش‌های تحویل به موقع غلبه کنند.

علاوه بر این، اصل 80/20 که بیان می‌کند 80 درصد از کار به ایجاد 20 درصد دامنه می‌رود، به این معنی است که مدیران پروژه باید بر روی تحویل‌های کلیدی تمرکز کنند تا دلایل تاخیر را برطرف کنند.

همانطور که قبلا ذکر شد، AI و Analytics را می توان برای پیش بینی CSFهایی که احتمالا پروژه ها را به تاخیر می اندازند استفاده کرد و از این رو، مدیران پروژه می توانند دلایل را درک و درک کنند.

التزام به جدول‌های زمانی غیرواقعی و برخی تفکرات در مورد رویکردهای انسانی

با این حال، این تنها پارامترها و متغیرهای داده محور نیستند که دلایل تاخیر هستند. اغلب، عوامل خارجی مانند متعهد شدن تیم‌های بازاریابی به زمان‌های غیرمنطقی و غیرواقعی و همچنین خود مدیران پروژه در مناقصه در ارتباط با اولی، در کار هستند.

در واقع، یکی از دلایل اصلی تاخیر در پروژه‌ها این است که فروشندگان وعده ماه را به مشتریان می‌دهند تا بتوانند پروژه را بسته یا سود را افزایش دهند.

در حالی که این یک روند جهانی است زیرا همه شرکت ها خواهان سود هستند، این وضعیت به ویژه در شرکت های آسیایی بسیار زیاد است و شرکت های هندی به این شیوه ها بدنام هستند.

در تجربه کاری خود، با موارد متعددی برخورد کرده‌ایم که نشان می‌دهد چگونه کارفرمایان ما مدیران پروژه را مجبور می‌کنند تا به ضرب‌الاجل‌هایی متعهد شوند که همه آن‌ها می‌دانند غیر واقعی است.

در حالی که قابل درک است که آنها این کار را برای زنده ماندن در یک بازار کاتتروت انجام می دهند، باید کمی به تیم هایی که پروژه را اجرا می کنند فکر کرد، زیرا آنها کسانی هستند که برای اطمینان از تکمیل شدن، شب ها به طول می انجامند. اینجاست که سازمان‌ها باید رویکردی واقعی‌تر و مهم‌تر انسانی را اتخاذ کنند تا باری از بار کارمندان بردارند.

بافر زمانی که همه می دانند تاخیر اجتناب ناپذیر است

در آخر، پروژه ها به دلایلی ممکن است به موقع تحویل نشوند و ما برخی از آنها را مورد بحث قرار داده ایم.

در حالی که ما برخی از راه حل ها را فهرست کرده ایم، اغلب مشاهده می شود که با وجود انجام تمام اقدامات احتیاطی، پروژه ها به تاخیر می افتند و از این رو، مایلیم اضافه کنیم که بهتر است همه ذینفعان اجتناب ناپذیر بودن تاخیر را بپذیرند.

رویکرد واقع‌گرایانه ایجاد بافری است که بتواند پروژه‌ها را از هزینه‌های هنگفت محافظت کند و از مقداری ظرفیت اضافی و همچنین سستی در زمانی که شرایط سخت می‌شود و فقط افراد سخت می‌توانند زنده بمانند، استفاده کند.