مدیریت پروژه – تعریف و مفاهیم مهم

مدیریت پروژه هنر مدیریت تمام جنبه های یک پروژه از آغاز تا پایان با استفاده از یک روش علمی و ساختار یافته است. اصطلاح پروژه ممکن است برای تعریف هر تلاشی که ماهیت موقتی دارد و دارای آغاز یا پایان است به کار رود. پروژه باید چیزی منحصر به فرد ایجاد کند، خواه یک محصول، خدمات یا نتیجه باشد و باید به تدریج شرح داده شود. همانطور که از تعریف پیداست، هر کاری را نمی توان یک پروژه در نظر گرفت. در هنگام دسته بندی پروژه ها و مطالعه نقش آنها در موفقیت سازمان، رعایت این تعریف ارزشمند است. با تعریف فوق از پروژه، ایده روشنی در مورد چیستی پروژه به دست می آید.

مدیریت برنامه به عنوان بخشی تعریف می شود که مدیریت پروژه ها را متمرکز می کند . منظور این است که PMO یا دفتر مدیریت پروژه مخزن تمام پروژه هایی است که در یک سازمان در حال اجرا هستند. مدیریت برنامه در خدمت CIO (مدیر ارشد اطلاعات) با ارائه به‌روزرسانی‌های منظم وضعیت در رابطه با پیشرفت همه پروژه‌های شرکت است.

نقش PMO این است که اطمینان حاصل کند که پروژه ها از نظر مالی قابل دوام هستند و هر زمان که احتمال یا وقوع گرانی هزینه وجود دارد، هشدار می دهد. PMO همچنین در مورد صورتحساب و سایر جزئیات مربوط به پروژه اطلاعاتی را حفظ می کند. بنابراین، وظیفه PMO نظارت بر پروژه‌هایی است که تحت حوزه خود قرار می‌گیرند و به‌عنوان نوعی آژانس نظارتی برای آنها عمل می‌کند. در سناریوی فعلی، علاوه بر رهبری فنی، نیاز به رهبری رویایی توسط CIOها نیز وجود دارد.

رهبری فنی توانایی تشخیص روندها در فضای فنی و استفاده از آنها برای موفقیت پروژه است. این امر مستلزم انتخاب فناوری مناسب و توانایی جلوتر از منحنی با توجه به فناوری های جدید است. از سوی دیگر، رهبری رویایی برنامه برای کنترل هزینه ها و مدیریت موثر افزایش بهره وری و ادغام دقیق تر فرآیندها مورد نیاز است. این موضوع در زمینه بحران اقتصادی جاری که در آن تاکید بر کاهش هزینه ها و بهبود درآمد است، مرتبط است.

نقش مدیر پروژه شبیه نقش رهبر ارکستر در یک سمفونی است. هر یک از هنرمندان به طور جداگانه می‌دانند که برای نقش خود چه باید کرد. اما، باید شخصی وجود داشته باشد که “تصویر بزرگ” یا چشم انداز جمعی را داشته باشد تا عملکرد را به موفقیت برساند. به طور مشابه، مدیر پروژه، کل تیم پروژه را در جهت دستیابی به اهداف مشترک هدایت می کند.

نقش مدیر پروژه این است که اطمینان حاصل کند که اهداف کلی پروژه با مشارکت تک تک اعضا محقق می شود . مدیر پروژه مانند پریما دونا است و زیرکی او به این بستگی دارد که چگونه می تواند از نقاط قوت اعضای فردی استفاده کند و در عین حال تأثیر ضعف های آنها را به حداقل برساند. مدیران برنامه همان دیدگاه را دارند اما در سطحی بسیار بالاتر. کار آنها در مجموع برای بخش یا شرکت مهم است و مدیران پروژه را هدایت می کنند. این شبیه به هرمی است که در آن CIO یا مدیر برنامه در راس قرار دارد و مدیر پروژه در سطح بعدی، پروژه منجر به پایین تر و غیره می شود.