چرا مدیران پروژه باید در هنر مقابله با اختلالات تسلط داشته باشند؟

انواع اختلالات

در مواقعی که اختلال به جای استثنا، یک امر عادی است، مدیران پروژه باید بر هنر برخورد با اختلالات از هر نوع و انواعی مسلط باشند. اختلالات می توانند فنی، مرتبط با افراد، ماهیت سیاسی و جهت گیری استراتژیک باشند.

به عنوان مثال، فناوری مورد استفاده در پروژه ممکن است ناگهان تغییر کند یا با نسخه های جدید جایگزین شود، به این معنی که برنامه ریزی پروژه باید شامل برنامه های احتمالی برای مقابله با چنین تغییرات ناگهانی در فناوری باشد.

علاوه بر این، منابع یا افراد کلیدی ممکن است در اواسط راه کار را ترک کنند یا به سمت پروژه‌های دیگر حرکت کنند، به این معنی که مدیران پروژه نباید بیش از حد به منابع خاص تکیه کنند و در عوض، ریسک را متنوع کنند یا خطر را برای رسیدگی به چنین شرایط ضروری گسترش دهند.

علاوه بر این، در پروژه‌های بزرگ و پیچیده در بخش‌های ساخت‌وساز و زیرساخت و همچنین بخش‌های تولیدی، یک دولت جدید ممکن است پروژه را متوقف کند یا آن را به طور کلی لغو کند، جدا از چالش‌های جدید در مورد مسائل مربوط به زمین و کار.

مدیران پروژه باید برای مقابله با این چالش‌ها با برنامه‌ریزی از قبل با پیش‌بینی حداقل برخی از زمینه‌های تغییر بر اساس جریان‌های زیرزمینی آماده باشند.

جدای از این، می‌تواند تغییری در استراتژی سازمان یا مشتری ایجاد کند که در آن استراتژی‌های جدیدتر فرموله می‌شوند که منجر به مختل شدن پروژه‌های فعلی و پرت شدن در عدم اطمینان می‌شود، به این معنی که مدیران پروژه باید دوباره پیش‌بینی کنند یا حتی برای چنین اختلالاتی آماده باشند.

آماده شدن برای ناشناخته های شناخته شده و پاسخ به مجهولات ناشناخته

در واقع، هنگامی که اختلال نام بازی است، مدیران پروژه باید برای هر گونه تغییر یا غافلگیری ناگهانی به دلیل موارد فوق یا هر نوع اختلالی آماده شوند. این را می توان از طریق برنامه ریزی ریسک و برنامه ریزی اضطراری انجام داد که در آن مدیران پروژه با در نظر گرفتن تعداد زیادی از عوامل خطر ممکن، برای اختلالات بودجه بودجه می گیرند.

این در دنیای واقعی نیز صدق می‌کند، زمانی که نمونه‌هایی از ارتش ایالات متحده را در نظر بگیریم که در برنامه‌ریزی جنگ خود، «ناشناخته‌هایی» را که می‌توان از قبل شناخت، از هیچ ناشناخته‌ای ناشی می‌شود و می‌تواند به شدت مخرب باشد، به حساب می‌آورد. در طبیعت.

در واقع، این واقعیت که نیروهای دفاعی ایالات متحده برای چنین احتمالاتی آماده شده بودند را می توان در روشی که دونالد رامسفلد، وزیر دفاع سابق، برای اولین بار ناشناخته ها، ناشناخته ها و خطرات مختلف برای حمله به عراق در سال 2003 بیان کرد، مشاهده می شود.

طعنه آمیز است که علیرغم چنین برنامه ریزی و قدرت نظامی ایالات متحده، جنگ دوم عراق به بدی پیش رفت، نشان می دهد که حتی بهترین برنامه هایی که مدیران توانا و مطمئن انجام می دهند اغلب در هرج و مرج و عدم اطمینان قرار می گیرند.

بنابراین، این یک درس مهم برای مدیران پروژه است، زمانی که آنها برای احتمالات برنامه ریزی می کنند و برای غافلگیری هایی که می تواند از هر جهت و هر کجا به وجود بیاید، آماده می شوند.

چگونه مدیران پروژه می توانند اختلالات را پیش بینی کنند و به آن واکنش نشان دهند

اگر مدیران پروژه به اندازه کافی زیرک باشند و ابزارها و اطلاعات لازم را در اختیار داشته باشند، در واقع می توانند برخی از خطرات و اختلالات را پیش بینی کنند. اغلب اوقات، زمانی که مدیران پروژه اطلاعات لازم را از قبل ندارند یا زمانی که اختلالاتی رخ می دهد که در آن گرمای وضعیت ناگهانی به حدی است که هرج و مرج و سردرگمی مطلق وجود دارد، اختلالات غیرقابل مدیریت هستند.

به عبارت دیگر، کلید دسترسی به اطلاعات قابل اعتماد و دقیق است که می تواند تفاوت بین پاسخ به تهدیدات و اختلالات و غافل شدن را ایجاد کند که منجر به مشکلاتی در اطراف می شود. در واقع، اصطلاح کورکورانه توسط اختلالات راهی مناسب برای توصیف اینکه چگونه مدیران پروژه در مواجهه با اختلالات تسلیم آنچه به عنوان ” فلج تجزیه و تحلیل” شناخته می شود که در آن توانایی آنها در واکنش به اختلالات به شدت آسیب می بیند و در نتیجه خود پروژه را به خطر می اندازد، تسلیم می شوند.

به عبارت دیگر، کاری که مدیران پروژه باید انجام دهند این است که تا حد امکان خطرات و اختلالات را آماده و پیش‌بینی کنند و در برابر هر شرایط اضطراری ناگهانی واکنش سریع نشان دهند. این امر مستلزم حس شهودی و پیش‌بینی خطرات و اختلالات است که تنها با چیزی که به عنوان « همیشه روی توپ بودن » شناخته می‌شود و مهم‌تر از آن، « دست ندادن توپ » در مواقع بحران انجام می‌شود.

این به مدیران پروژه نیاز دارد که حس تفکر شبکه ای را داشته باشند که با “احساس درونی” ذاتی تکمیل شود. به عبارت دیگر، مدیران پروژه باید حس کنند “باد از کدام طرف می وزد” و بر این اساس واکنش نشان دهند و همچنین تصمیمات خود را بر اساس داده ها و همچنین “صدای درونی” قرار دهند.

برای توضیح، مدیران پروژه باید یاد بگیرند که با روش های علمی جمع آوری داده ها و تجزیه و تحلیل داده ها با اختلالات برخورد کنند و در عین حال به احساس درونی خود که هنر مقابله با تغییرات ناگهانی است اعتماد کنند.

هنر و علم مقابله با اختلالات

به همین دلیل است که مدیریت پروژه اغلب به عنوان یک هنر و علم شناخته می شود و از این رو، مدیران پروژه برای موفقیت در دنیای واقعی باید بر این ویژگی ها تسلط داشته باشند. یکی از جنبه‌های مهم مدیریت پروژه، توانایی ایجاد یک “زنجیره فرمان” است که در آن تصمیمات اتخاذ شده در بالا به آرامی در رده‌ها نفوذ می‌کنند و در همان زمان، بازخورد و اطلاعات زمینی از پایین به بالا منتقل می‌شوند.

این امر مستلزم مدیریت روان جریان‌های اطلاعاتی است که در آن «شریان‌های بدون اصطکاک» و «رگ‌های مسدود نشده» که چنین جریان‌هایی را تسهیل می‌کنند، کلید موفقیت هستند. به عبارت دیگر، کانال های ارتباطی باید شفاف و عاری از «نویز» باشند و در عین حال سلسله مراتب و همچنین شبکه از مسائل مردم و سایر عوامل این چنینی آسیب نبیند.

برای نتیجه گیری، امیدواریم که بحث تا کنون مواد لازم برای مقابله با اختلالات را روشن کرده باشد و به شما بینشی در مورد چگونگی مدیریت پروژه در دنیای واقعی داده باشد.