مستندات – مکانیزم کنترلی لجستیک زنجیره تامین

عملیات و شبکه زنجیره تامین فراتر از مرزهای داخلی و مرزهای جهانی همه کشورها است. یک تمرین لجستیکی از انتهای خریداران شروع می شود و آژانس های متعددی از جمله خریدار، فروشنده، حمل و نقل بار 3PL، حمل و نقل در مقاطع مختلف، خطوط کشتیرانی، خطوط هوایی، آژانس های دولتی مختلف، ادارات گمرک در مکان های مختلف و موسسات مالی مانند بانک ها را درگیر می کند تا کل عرضه را تکمیل کنند. چرخه زنجیره ای

روان شدن روان مواد در سفری که از یک نقطه مبدأ می شود و تمام چرخه صادرات و واردات را طی می کند تا به نقطه مصرف برسد، به معنای تعامل و تعامل با کلیه نمایندگی های فوق است که در معامله مذکور سهیم هستند. نیاز به تصمیم گیری در مورد مسائل مالی، تجاری، فنی، عملیاتی در مورد محموله ها در زمان های مختلف چرخه ایجاد می شود، که ایجاب می کند که 3PL، حامل تدارکات، خریدار، تامین کننده فعالانه درگیر باشند و اطلاعات و اسناد مربوط به آن را در معرض دید قرار دهند. جریان روان در نقاط مختلف حمل و نقل در واقع، در عملیات لجستیکی بی عیب، اسناد و جریان اطلاعات باید مقدم بر حرکت فیزیکی کالا باشد.

اسناد و مدارک نه تنها برای عملیات لجستیک فیزیکی که شامل چندین آژانس درگیر در کل زنجیره می‌شود، اهمیت دارد، فرآیندهای مالی، تجاری و حسابداری سازمان‌های خریدار و فروشنده و بانک‌های شریک درگیر نیز به مجموعه مستندات مربوط به هر معامله بستگی دارد. بتواند فروش را تشخیص دهد، ارزش محموله را تشخیص دهد و پرداخت لازم را انجام دهد. شیوه های حسابداری سازمان ها به مستندات دقیق مطابق با شیوه ها و هنجارهای حسابداری نیاز دارد. در نهایت، کالاها و خدمات در هر مرحله تنها با مجموعه ای از اسناد و مدارک احراز هویت شده که نشان دهنده مالکیت است که بر اساس آن گمرک اجازه صادرات یا واردات آنها را به داخل یا خارج از کشور می دهد، شناسایی و شناسایی می شوند. جنبه‌های بسیار بیشتری مانند شرایط حمل توسط شرکت حمل‌ونقل همراه با تعهدات بیمه‌ای و پوشش‌هایی وجود دارد که نیازمند مجموعه‌ای از اسناد است که جنبه‌های خاصی از هر معامله را پوشش می‌دهد.

بنابراین کل معامله زنجیره تامین شامل مجموعه ای از اسناد استاندارد شده از خریدار و فروشنده، از حامل های 3PL و اسناد مورد نیاز گمرک در کشور صادرکننده و کشور واردکننده همراه با اسناد تجاری یا الزامات بانکی است. مجموعه کامل اسناد و شرایط تجارت در همه کشورها برای تسهیل تجارت بین المللی تدوین و استاندارد شده است.

شرایط INCO و اسناد استاندارد تایید شده/فعال EDI صادرات و واردات را روان‌تر و بدون دردسر کرده است، بنابراین تنگناها و تاخیرهای ناشی از الزامات اسناد را کاهش داده است.

امروزه نرم افزارهای کاربردی در ارائه الگوها و ماژول های مستندسازی استاندارد شده ای ساخته اند که باعث کاهش زمان و تلاش برای تهیه مستندات می شود. ماژول های ERP شامل فرمت های مستندات به عنوان بخشی جدایی ناپذیر از فرآیندهای داخلی آن هستند. ارائه دهندگان تدارکات 3PL با برنامه های نرم افزاری مختلفی کار می کنند که اسناد حمل و نقل را در فرآیندهای عملیاتی آن تعبیه کرده اند و ردیابی و ردیابی را با قابلیت مشاهده اسناد به مشتریان در وب ارائه می دهند. بایگانی اسناد در گمرک EDI فعال شده است. اسناد الکترونیکی به بخشی از عملیات در بین تمام آژانس ها تبدیل شده است. اما در باجه های گمرکی و بانکی برای ترخیص محموله ها باید اصل اسناد به عنوان اسناد مذاکره و قانونی معتبر ارائه شود.

یک مدیر زنجیره تامین باید از مجموعه کامل اسناد مورد نیاز همراه با جنبه های مختلف آگاه باشد تا بتواند فرآیندها و مکانیسم های کنترل اسناد را طراحی کند. اشتباهات در اسناد منجر به آسیب مالی، تاخیر در تحویل و عملکرد می شود که هدف هر مدیری از آن اجتناب است.