استراتژی هایی برای بهبود ارتباطات در تیم های با عملکرد بالا

استراتژی هایی برای بهبود ارتباطات در تیم های با عملکرد بالا

تیم های با کارایی بالا بسته به اهداف یا اهدافی که باید انجام شوند می توانند انواع مختلفی داشته باشند که بر اساس ویژگی ها قابل تشخیص هستند. ارتباط مهم ترین عاملی است که میزان انسجام یا اثربخشی یک تیم را تعیین می کند. طبق مطالعه تحقیقاتی انجام شده توسط مدرسه بازرگانی اشریج، ارتباطات تقریباً 50 تا 70 درصد از تیم یک رهبر را برای ایجاد یک پایه قوی برای تیم با عملکرد بالا به خود اختصاص می دهد.

در چنین تیم‌هایی، اعضا باید در مدیریت تعاملات و برقراری ارتباط با دیگران از نظر ارائه و دریافت بازخورد، حل تعارض یا رسیدگی به اختلافات، شایستگی داشته باشند. موفقیت یک تیم با عملکرد بالا به استراتژی های ارتباطی بستگی دارد که توسط یک رهبر دنبال می شود تا همه اعضای تیم را در مورد تصمیمات اصلی مطلع نگه دارد و آنها را در فرآیند مشارکت دهد.

استراتژی‌های ارتباطی نقشی اساسی در تسهیل تغییرات مثبت در محیط سازمانی و افزایش عملکرد بالا دارند. یک استراتژی ارتباطی جامع، جهت و لحن اصلاحات پیشرو را تعیین می کند و روابط بین اعضای تیم را تقویت می کند. ارتباط موثر باعث می شود که هر یک از اعضای تیم به اهداف خود و تبادل بازخورد در زمینه های احتمالی پیشرفت ها و نقاط قوت متمرکز شوند. تأثیر قابل توجهی بر ظرفیت سازمان برای یادگیری، تکامل و نوآوری دارد.

 

    • با برگزاری منظم جلسات: با برگزاری جلسات منظم، همه اعضای تیم می توانند درگیر شوند و از تصمیمات مربوط به پروژه اصلی یا تغییرات استراتژیک مطلع شوند. جلسات مکرر به ارائه یک فرصت برابر یا منصفانه یا فرصتی برای اعضای تیم کمک می کند تا ایده های خود را بیان کنند یا به روز رسانی های وضعیت خاص را به اشتراک بگذارند. برای کاهش اتلاف وقت احتمالی در یک جلسه، جلسه نباید بیش از 50 دقیقه برنامه ریزی شود، زیرا زمان کافی را در اختیار همه اعضای تیم قرار می دهد تا نظرات خود را به اشتراک بگذارند و نیازهای اداری مورد نیاز را انجام دهند.برای اطمینان از اینکه جلسات طبق برنامه برگزار می شود، می توان مراحل زیر را دنبال کرد:

 

 

      1. سپردن مسئولیت زمان سنجی برای نظارت مستمر بر زمان.

 

 

      1. توزیع دستور جلسه بین کلیه اعضای تیم قبل از شروع جلسه.

 

 

      1. درخواست از اعضای تیم برای آماده شدن با موضوعات یا موارد کلیدی دستور کار که می خواهند در جلسه برجسته شوند.

 

 

      1. مگر اینکه موضوع فوری باشد، موضوع غیر دستور کار را در اولویت آخر قرار دهید یا بعداً مورد بحث قرار گیرد تا وقت غیرضروری برای موارد بی اهمیت تلف نشود.

 

 

      1. جلسه بعدی باید از قبل برنامه ریزی شده باشد و باید طبق آن به اعضای تیم اطلاع داده شود. اعضای تیم می توانند پرونده ای از تمام موضوعات یا موضوعات بحثی که ممکن است بخواهند در جلسه بعدی مطرح کنند، حفظ کنند.

 

 

    • تمرین فراگیری : فراگیر بودن به معنای مشارکت دادن هر یک از اعضای تیم در تصمیم گیری های تیم یا اطمینان از ارسال ارتباطات یا اطلاعات مهم در قالب گزارش برای هر یک از اعضای تیم است. در طول جلسه آغازین، رهبر تیم باید با گرفتن رضایت همه اعضای تیم در مورد شیوه های ارتباطی ترجیحی آنها شروع کند. برخلاف اشتراک‌گذاری گزارش‌ها از طریق ایمیل، پورتالی می‌تواند ایجاد شود که می‌تواند به عنوان یک مرکز مرکزی برای تبادل اطلاعات، گزارش‌ها و شرکت در گفتگو با مشارکت هر یک از اعضای تیم عمل کند.

 

 

    • اطمینان از شفافیت، وضوح و مختصر بودن: شفافیت، وضوح و مختصر بودن را می توان با توجه به نکات زیر قبل از انجام هر نوع فعالیت ارتباطی تضمین کرد:

 

 

      1. درک هدف یا هدف ارتباط.

 

 

      1. توجه به مخاطبان و پیشینه آنها. آیا آنها اعضای تیم، فروشندگان، مشتریان یا ذینفعان هستند)

 

 

      1. وضوح در مورد نتایج مورد نظر.

 

 

      1. انتخاب بهترین رسانه ارتباطی برای تحقق اهداف از پیش تعریف شده با تنظیم فرآیندها و حصول اطمینان از ارتباط موثر در سراسر تیم.

 

 

    • اعضای تیم باید برای یکدیگر احترام زیادی قائل باشند : همه اعضای تیم باید برای حضور هر یک از اعضای تیم ارزش قائل باشند و صرف نظر از موقعیت آنها در چارچوب سلسله مراتبی، همه اعضا باید به یکدیگر احترام بگذارند. اعضای تیم باید این آزادی را داشته باشند که افکار خود را آزادانه بیان کنند یا با دیگران ارتباط برقرار کنند بدون اینکه ترسی از مورد تمسخر یا انتقاد قرار بگیرند.

 

تیم های منسجم با رعایت عدالت و احترام به موقعیت یکدیگر به عنوان عضوی حیاتی در تیم، نتایج مثال زدنی ارائه می دهند و به معیارهای برتر در پروژه ها دست می یابند.

 

    • استفاده از ابزارهای آنلاین برای برقراری ارتباط و همکاری : ابزارهای آنلاین راحتی در انجام تکالیف را تسهیل می‌کنند و جریان آزاد ارتباط را بین اعضای تیم و همچنین ذینفعان تسهیل می‌کنند. اعضای تیم رویه ها و شیوه های خود را برای تبادل اطلاعات یا ارتباط بین اعضای تیم تکامل می دهند. پیشرفت‌ها در زمینه فناوری ارتباطات طیف وسیعی از انتخاب‌ها را برای انتخاب بهترین ابزار یا روش‌های ارتباطی برای انتقال اطلاعات فراهم کرده است.

 

برای نتیجه گیری، استراتژی ارتباط موثر باید به عوامل زیر اهمیت زیادی بدهد:

 

    • اعضای تیم باید ارتباطات خود را با در نظر گرفتن منافع سازمان به دقت برنامه ریزی کنند.

 

 

    • حصول اطمینان از ارسال پیام های واضح در تمام بخش های سازمان.

 

 

    • اطمینان از اینکه پیام های ارسالی ساده و قابل درک با حداقل مترجم یا فیلتر هستند که می تواند باعث سوء تفاهم های ارتباطی غیر ضروری شود.

 

 

    • استراتژی ارتباط موثر باید بتواند اعضای تیم را برای ارائه برتری در کار الهام بخش و نیرو بخشد.

 

 

    • هر آنچه که در حال برقراری ارتباط است، پیام های ارسال شده باید کاربرپسند، آسان برای دسترسی و دارای زیر و بم شخصی باشد.

 

 

    • برای انتشار اطلاعات باید از چندین کانال استفاده کرد. اطلاعات باید به طور یکسان برای همه اعضای تیم بدون توجه به موقعیت یا سطح آنها در سلسله مراتب قابل دسترسی باشد.

 

 

    • ارتباط موثر می تواند در محیطی از اعتماد و گشاده رویی صورت گیرد.

 

 

    • استراتژی های ارتباطی ابعاد یا فرآیندهایی را برای افراد تعیین می کند تا بهترین نتایج حرفه ای را ارائه دهند.

 

 

    • اعضای تیم‌های با کارایی بالا برای ارائه نتایج سریع و قابل اندازه‌گیری از نظر بهبود سودآوری یا دستیابی به اهداف پروژه، در ارتباطات چند جهته افراط می‌کنند.

 

 

بدون نظر

پاسخ دهید