کنترل به عنوان یک تابع مدیریت شامل مراحل زیر است:

 

  1. ایجاد استانداردها – استانداردها برنامه ها یا اهدافی هستند که باید در جریان فعالیت تجاری به دست آیند. همچنین می توان از آنها به عنوان معیارهای داوری عملکرد نام برد. استانداردها به طور کلی به دو دسته تقسیم می شوند
    1. قابل اندازه گیری یا ملموس – استانداردهایی که قابل اندازه گیری و بیان هستند استانداردهای قابل اندازه گیری نامیده می شوند. آنها می توانند به صورت هزینه، خروجی، هزینه، زمان، سود و غیره باشند.
    2. غیر قابل اندازه گیری یا نامشهود – استانداردهایی وجود دارد که نمی توان آنها را به صورت پولی اندازه گیری کرد. به عنوان مثال: عملکرد یک مدیر، انحراف کارگران، نگرش آنها نسبت به یک نگرانی. اینها به عنوان استانداردهای نامشهود نامیده می شوند.

    کنترل با ایجاد این استانداردها آسان می شود زیرا کنترل بر اساس این استانداردها اعمال می شود.

     

  2. اندازه گیری عملکرد- دومین گام عمده در کنترل، اندازه گیری عملکرد است. یافتن انحرافات از طریق اندازه گیری عملکرد واقعی آسان می شود. سطوح عملکرد گاهی آسان و گاهی دشوار است. اندازه گیری استانداردهای ملموس آسان است زیرا می توان آن را در واحدها، هزینه، شرایط پولی و غیره بیان کرد. اندازه گیری کمی زمانی دشوار می شود که عملکرد مدیر باید اندازه گیری شود. عملکرد یک مدیر را نمی توان با کمیت سنجید. می توان آن را فقط با 
    1. نگرش کارگران،
    2. روحیه آنها برای کار،
    3. توسعه نگرش نسبت به محیط فیزیکی و
    4. ارتباط آنها با مافوق.

    همچنین گاهی اوقات از طریق گزارش های مختلف مانند گزارش های هفتگی، ماهانه، فصلی، سالانه انجام می شود.

     

  3. مقایسه عملکرد واقعی و استانداردمقایسه عملکرد واقعی با اهداف برنامه ریزی شده بسیار مهم است. انحراف را می توان به عنوان شکاف بین عملکرد واقعی و اهداف برنامه ریزی شده تعریف کرد. مدیر در اینجا باید دو چیز را دریابد: میزان انحراف و علت انحراف. میزان انحراف به این معناست که مدیر باید دریابد که آیا انحراف مثبت است یا منفی یا اینکه عملکرد واقعی با عملکرد برنامه ریزی شده مطابقت دارد. مدیران باید با استثناء کنترل را اعمال کنند. او باید آن انحرافاتی را که برای تجارت حیاتی و مهم هستند، بیابد. انحرافات جزئی را باید نادیده گرفت. انحرافات عمده مانند تعویض ماشین آلات، انتصاب کارگران، کیفیت مواد اولیه، نرخ سود و غیره را باید آگاهانه دید. بنابراین می گویند: «اگر مدیری همه چیز را کنترل کند، در نهایت هیچ چیز را کنترل نمی کند. به عنوان مثال، اگر هزینه های لوازم التحریر بین 5 تا 10 درصد افزایش یابد، می توان آن را یک انحراف جزئی نامید. از سوی دیگر، اگر تولید ماهانه به طور مداوم کاهش یابد، به آن انحراف عمده می گویند. 

    پس از شناسایی انحراف، یک مدیر باید به علل مختلفی فکر کند که منجر به انحراف شده است. علل می تواند –

    1. برنامه ریزی اشتباه،
    2. هماهنگی سست می شود،
    3. اجرای طرح ها معیوب است و
    4. نظارت و ارتباط بی اثر است و غیره.

     

  4. انجام اقدامات اصلاحی- پس از مشخص شدن علل و میزان انحرافات، مدیر باید آن خطاها را شناسایی کرده و اقدامات اصلاحی برای آن انجام دهد. در اینجا دو گزینه وجود دارد –
    1. انجام اقدامات اصلاحی برای انحرافات رخ داده؛ و
    2. پس از انجام اقدامات اصلاحی، در صورتی که عملکرد واقعی با برنامه ها مطابقت نداشته باشد، مدیر می تواند اهداف را مورد بازنگری قرار دهد. اینجاست که فرآیند کنترل به پایان می رسد. پیگیری یک گام مهم است زیرا تنها از طریق اتخاذ اقدامات اصلاحی است که یک مدیر می تواند اعمال کنترل کند.

بدون نظر

پاسخ دهید