نوشتن موثر برای نتایج

هنگام نوشتن برای یک دوست، همکار، مشتری یا یک شریک تجاری، محتوا باید واضح، مختصر، متقاعد کننده، دقیق و مطمئن باشد. برای دانستن نکاتی برای ارزشمند کردن نامه / یادداشت / ارائه به ادامه مطلب مراجعه کنید.

 

  1. اجتناب از پرحرفی: کلمات و جملات کوتاه تر را انتخاب کنید. به عنوان مثال “می خواستم به شما اطلاع دهم که جلسه لغو شده است”. [10 کلمه] این جمله را می توان به صورت «لطفاً توجه داشته باشید که جلسه لغو شده است» بازنویسی شود. [7 کلمه] 

     

  2. از خطوط موضوعی عینی استفاده کنید: موضوع یادداشت / نامه / ایمیل باید عینی باشد و محتوای پیام را منعکس کند. به عنوان مثال، «نکاتی در مورد نوشتن مؤثر برای تجارت» به خواننده می‌رساند که محتوای پیام با اطلاعاتی در مورد نوشتن مؤثر مرتبط است. 

     

  3. مخاطب خود را تعیین کنید: توصیه می‌شود برای یک مجموعه از مخاطبان بنویسید، زیرا نوشتن برای افراد حرفه‌ای مستلزم انتخاب کلمات صحیح است که توسط متخصصان مختلف به یک شکل درک می‌شود. همچنین از کلماتی که بسیار فنی هستند و فقط برای مخاطب خاصی قابل درک است استفاده نکنید. 

     

  4. درخواست اقدام: هرگز خواننده را رها نکنید که حدس بزند “بعدش چی؟” او باید بداند که از او چه انتظاری می رود. نامه / نامه خود را با اقدامی که انتظار دارید خواننده انجام دهد ببندید. 

     

  5. پیام‌های سراسر شرکت را با یک استراتژی به اشتراک بگذارید: کارمندان را با نامه‌های سنگین متنی زیاد شلوغ نکنید. پیام را تقسیم کنید به عنوان مثال، اگر شرکتی یک اتاق کنفرانس ویدئویی راه اندازی کرده باشد، تیم ارتباطات شرکتی باید اولین پیام را برای اعلام راه اندازی، پیام دوم در مورد نحوه استفاده از تجهیزات و پیام سوم در مورد نحوه مسدود کردن اتاق کنفرانس برای جلسات مشتری ارسال کند. و تماس می گیرد. 

     

  6. قالب بندی منطقی یک سند: اطمینان حاصل کنید که محتوای پیام به موضوع و محتوای زیر و بالای آن مرتبط است. باید یک ارتباط منطقی در پاراگراف های مختلف موجود در سند وجود داشته باشد. 

     

  7. متقاعد کننده باشید: به جای بسیاری از خوانندگان، به یک خواننده خطاب کنید زیرا تمرکز را افزایش می دهد و همچنین باعث ایجاد مسئولیت در خواننده می شود. 

     

  8. مخاطب را درگیر کنید: با مخاطب صحبت کنید. به عنوان مثال، به جای گفتن، “دو راه برای محاسبه هزینه وجود دارد.” فرستنده پیام می تواند بگوید: “تحلیلگران مالی می توانند یکی از دو روش را برای محاسبه هزینه انتخاب کنند.” 

     

  9. قبل از ارسال بررسی کنید: همیشه نامه / یادداشت / سندی را که قرار است ارسال شود تصحیح کنید. به یاد داشته باشید که اولین پیش نویس همیشه پیش نویس نهایی نیست. فقط محتوا را بررسی نکنید، بلکه قالب بندی، خطوط موضوع، مخاطبان و پیوست ها را نیز بررسی کنید. 

     

  10. با اطمینان اجرا کنید: هنگام ارسال ارتباط نترسید. اگر لازم است یادآوری ارسال شود، باید ارسال شود. سعی نکنید آن را به گروهی ارسال کنید، بلکه آن را برای کسانی که تاکنون گزارش ارسال نکرده اند ارسال کنید. به عنوان مثال، اگر گزارشی را که درخواست کرده‌اید دنبال می‌کنید، مخاطب را با این عنوان خطاب کنید که “از شما X، Y، Z برای ارسال گزارش‌ها متشکرم. ما همچنان منتظر گزارش‌هایی از A، B و C هستیم. از شما درخواست می‌کنیم تا حداکثر تا ساعت 4 بعد از ظهر امروز آنها را ارسال کنید.»

بدون نظر

پاسخ دهید