در اعمال واردات و صادرات، مستندسازی نقش بسیار مهمی دارد. خصوصاً در مورد واردات، وجود مدارک صحیح، صحت اطلاعات موجود در اسناد و همچنین به موقع بودن تحویل مدارک و ثبت درخواست های لازم برای ترخیص کالا از گمرک، کارایی فرآیند ترخیص کالا از گمرک را تعیین می کند. هر گونه تأخیر در تشکیل پرونده یا در دسترس نبودن اسناد می تواند فرآیند را به تأخیر بیندازد و در نتیجه واردکننده نه تنها متحمل خسارت در بارهای وارداتی می شود بلکه فرصت های تجاری را نیز از دست می دهد.

فرآیند ترخیص کالا از گمرک مستلزم ارائه مجموعه‌ای از اسناد توسط واردکننده، شرکت هواپیمایی، خط کشتی‌رانی یا حمل‌ونقل مربوطه و همچنین اسناد گمرکی است که توسط کارگزار ترخیص از طرف واردکننده تهیه و ارسال می‌شود.

برخی از مدارک مورد نیاز واردکننده از پایان وی عبارتند از:

• فاکتور تجاری – این مهمترین سندی است که فروش را تأیید می کند و همچنین شرح اقلام را ارائه می دهد و همچنین قیمت یا ارزش محموله را منعکس می کند. 

  ارزش گذاری گمرکی بر اساس ارزش منعکس شده در فاکتور تجاری است. گمرک همچنین نرخ های در نظر گرفته شده در فاکتور تجاری را تأیید می کند و می تواند نرخ های اعمال شده را زیر سوال ببرد در صورتی که دلایل کافی برای این باور وجود داشته باشد که نرخ های اعمال شده مطابق با نرخ های بازار بین المللی نیست یا برای اجتناب از عوارض، قیمت فاکتور پایین تر است.

   

• لیست بسته بندی – قرار دادن علائم حمل و نقل روی تمام محموله هایی که هر قطعه یا بسته را پوشش می دهد، الزامی است. جزئیات تعداد بسته ها در محموله، ابعاد آنها، علائم حمل و نقل، وزن ناخالص و خالص هر یک از بسته ها به همراه تعداد واحدهای موجود در هر بسته در قالب لیست بسته بندی فهرست بندی می شود. 

  لیست بسته بندی برای شناسایی بسته ها به عنوان متعلق به محموله خاص تحت فاکتور مذکور استفاده می شود.

   

• گواهی مبدا – برخی از موافقت نامه های دوجانبه و توافق نامه های چند جانبه از تعرفه های مطلوب برای عوارض واردات برخوردار خواهند بود. در چنین مواردی که محموله ها از کشورهای عضو صادر می شود، آژانس صادرات تعیین شده برای واردکننده گواهی مبدأ را برای ارائه به گمرک صادر می کند. بر اساس این گواهی، اداره گمرک کشور واردکننده، محموله را بر اساس برنامه زمانی مشخص طبقه بندی می کند. 

  گواهی مبدا همچنین کمک می کند تا کشورهای شخص ثالث از مسیریابی واردات از طریق کشورهای عضو و اعمال صادرات شخص ثالث برای جلوگیری از محدودیت های گمرکی، کمیت یا مجوز جلوگیری کنند.

   

• بارنامه یا بارنامه حمل و نقل هوایی – بارنامه یک سند حمل و نقل چند وجهی قابل معامله است که توسط خط کشتیرانی گواهی حمل محموله مذکور را تحت فاکتور خاص از طرف صادرکننده یا واردکننده بسته به شرایط فروش صادر می کند. بارنامه حمل بار معمولاً به عنوان بارنامه مناسبی در نظر گرفته می شود که نشان می دهد محموله در کشتی یا کشتی بارگیری شده است. این یکی از مدارک مورد نیاز برای مذاکره پرداخت از واردکننده به صادرکننده است. 

  قبض راه هوایی سند حمل و نقل قابل مذاکره است که توسط یک شرکت هواپیمایی یا یک حمل و نقل بار صادر می شود که محموله حمل و نقل هوایی را یکپارچه می کند.

  در مورد حمل‌ونقل جاده‌ای، حمل‌کننده یک صورت‌حساب مذاکره‌ای را صادر می‌کند که محموله را پوشش می‌دهد.

بسته به نوع حمل و نقل، یکی از این اسناد باید همراه با فاکتور تجاری و لیست بسته بندی برای ترخیص به گمرک ارائه شود.