اگرچه روش‌های مختلفی برای جمع‌آوری اطلاعات تحلیل شغل وجود دارد، اما انتخاب یک یا ترکیبی از بیش از یک روش به نیازها و الزامات سازمان و اهداف فرآیند تحلیل شغل بستگی دارد. به طور معمول، تمام روش‌ها بر جمع‌آوری اطلاعات اولیه مرتبط با شغل تمرکز می‌کنند، اما زمانی که به صورت ترکیبی مورد استفاده قرار می‌گیرند ممکن است اطلاعات پنهان یا نادیده گرفته شده را آشکار کنند و ثابت کنند که ابزار عالی برای ایجاد یک تناسب کامل با نامزد شغل هستند.

انتخاب روش تحلیل شغل مناسب به ساختار سازمان، سطوح سلسله مراتبی، ماهیت شغل و مسئولیت ها و وظایف مربوط به آن بستگی دارد. بنابراین، قبل از اجرای هر روشی، باید تمام مزایا و معایب مورد تجزیه و تحلیل قرار گیرد، زیرا داده‌های جمع‌آوری‌شده از طریق این فرآیند بسیار مفید است و به سازمان‌ها کمک می‌کند تا با روندهای فعلی بازار، تغییرات سازمانی، نرخ فرسایش بالا و بسیاری از مشکلات روزمره دیگر کنار بیایند.

بیایید چند روش تجزیه و تحلیل شغل را که معمولاً توسط سازمان ها برای بررسی خواسته های یک شغل خاص استفاده می شود، مورد بحث قرار دهیم.

روش های تجزیه و تحلیل شغل

• روش مشاهده: تحلیلگر شغل، کارمندی را مشاهده می کند و تمام وظایف انجام شده و انجام نشده، مسئولیت ها و وظایف انجام شده و انجام نشده، روش ها، راه ها و مهارت های مورد استفاده او برای انجام وظایف مختلف و ذهنی یا عاطفی او را ثبت می کند. توانایی مقابله با چالش ها و ریسک ها با این حال، به نظر می رسد یکی از ساده ترین روش ها برای تجزیه و تحلیل یک شغل خاص باشد، اما حقیقت این است که سخت ترین روش است. چرا؟ بیایید کشف کنیم. 

  این به این دلیل است که هر فردی روش خاص خود را برای مشاهده چیزها دارد. افراد مختلف متفاوت فکر می کنند و یافته ها را به روش های مختلف تفسیر می کنند. بنابراین، این فرآیند ممکن است شامل سوگیری شخصی یا دوست داشتن و دوست نداشتن باشد و ممکن است نتایج واقعی ایجاد نکند. با آموزش مناسب تحلیلگر شغل یا هر کسی که فرآیند تحلیل شغل را انجام می دهد، می توان از این خطا جلوگیری کرد.

  این روش خاص شامل سه تکنیک است: مشاهده مستقیم، تجزیه و تحلیل روش کار و تکنیک رویداد بحرانی. روش اول شامل مشاهده مستقیم و ثبت رفتار یک کارمند در موقعیت های مختلف است. دومی شامل مطالعه زمان و حرکت است و به ویژه برای کارگران خط مونتاژ یا کارخانه استفاده می شود. مورد سوم در مورد شناسایی رفتارهای کاری است که منجر به عملکرد می شود.

   

• روش مصاحبه: در این روش با یک کارمند مصاحبه می شود تا سبک کار، مشکلات پیش روی خود، استفاده از مهارت ها و تکنیک های خاص در حین انجام کار و ناامنی ها و ترس های شغلی خود را بیان کند. 

  این روش به مصاحبه کننده کمک می کند تا بداند کارمند دقیقاً در مورد شغل و مسئولیت های مربوط به آن چه فکر می کند. این شامل تجزیه و تحلیل شغل توسط خود کارمند است. به منظور ایجاد بازخورد صادقانه و واقعی یا جمع آوری داده های واقعی، سوالاتی که در طول مصاحبه پرسیده می شوند باید با دقت تصمیم گیری شوند. و برای جلوگیری از خطا، همیشه خوب است که با بیش از یک فرد مصاحبه کنید تا مجموعه ای از پاسخ ها را دریافت کنید. سپس می توان آن را تعمیم داد و برای کل گروه استفاده کرد.

   

• روش پرسشنامه: یکی دیگر از روش های رایج تجزیه و تحلیل شغل، پر کردن پرسشنامه از کارکنان، مافوق آنها و مدیران است. با این حال، این روش همچنین از تعصب شخصی رنج می برد. در چارچوب بندی سوالات برای درجه های مختلف کارمندان باید دقت زیادی به خرج داد. 

  برای به دست آوردن اطلاعات واقعی مربوط به شغل، مدیریت باید به طور مؤثر آن را به کارکنان منتقل کند که داده‌های جمع‌آوری‌شده به نفع خودشان استفاده می‌شوند. بسیار مهم است که اطمینان حاصل شود که به هیچ وجه علیه آنها استفاده نخواهد شد. اگر به درستی انجام نشود، اتلاف وقت، پول و نیروی انسانی محض خواهد بود.

اینها برخی از رایج ترین روش های تجزیه و تحلیل شغل هستند. با این حال، چندین روش تخصصی دیگر از جمله فهرست وظایف، روش عناصر شغلی، پروفایل شایستگی، کنفرانس فنی، سیستم تجزیه و تحلیل صفات آستانه و ترکیبی از این روش ها وجود دارد. هنگام انتخاب یک روش، مدیران منابع انسانی باید زمان، هزینه و تلاش های انسانی را که در اجرای فرآیند گنجانده شده است در نظر بگیرند.