کارکنان را در کجا قرار دهیم تا از مهارت ها و استعدادهایشان به بهترین نحو استفاده کنند؟ چگونه نیاز به کارمندان جدید در سازمان را تعیین کنیم؟ چگونه مشاغل غیر ضروری را حذف کنیم؟ چگونه استانداردهای اندازه گیری عملکرد واقعی را تنظیم کنیم؟ چگونه می توان مشاغل را شناسایی کرد و برنامه ای برای تکمیل آنها تهیه کرد؟

خوب، همه اینها را می توان به طور موثر با تجزیه و تحلیل شغلی مناسب و کامل انجام داد. مدیران با این گونه چالش ها در عملیات روزانه شرکت مواجه می شوند که در آن نیاز به برآورده ساختن موثر و کارآمد الزامات سازمان مربوط به جذب نیروی انسانی، انتخاب، عملکرد، رضایت و کاهش و افزودن مسئولیت ها و وظایف اضافی دارند. و هیچ محدوده ای وجود ندارد که آنها بتوانند از خطر اشتباه جلوگیری کنند.

یک فرآیند مؤثر و درست در تجزیه و تحلیل یک شغل خاص برای آنها آرامش بزرگی است. این به آنها کمک می کند تا کیفیت مناسب کارکنان را حفظ کنند، عملکرد آنها را بر اساس استانداردهای واقع بینانه ارزیابی کنند، نیازهای آموزشی و توسعه آنها را ارزیابی کنند و بهره وری خود را افزایش دهند. بیایید در مورد فرآیند تجزیه و تحلیل شغل بحث کنیم و دریابیم که چگونه آن هدف را تامین می کند.

فرآیند تحلیل شغل

• شناسایی هدف تجزیه و تحلیل شغل: خوب هر فرآیندی تا زمانی که هدف آن شناسایی و تعریف نشود بیهوده است. بنابراین، اولین گام در این فرآیند، تعیین نیاز و خروجی مطلوب آن است. صرف تلاش های انسانی، انرژی و همچنین پول بی فایده است تا زمانی که مدیران منابع انسانی ندانند چرا داده ها باید جمع آوری شوند و با آن چه باید کرد. 

   

• چه کسی تجزیه و تحلیل شغل را انجام خواهد داد: دومین مرحله مهم در فرآیند تجزیه و تحلیل شغل این است که تصمیم بگیرید چه کسی آن را انجام خواهد داد. برخی از شرکت ها ترجیح می دهند این کار توسط بخش منابع انسانی خودشان انجام شود در حالی که برخی مشاوران تجزیه و تحلیل شغل را استخدام می کنند. مشاوران تجزیه و تحلیل شغل ممکن است بسیار مفید باشند زیرا توصیه ها، دستورالعمل ها و روش های بی طرفانه ای را ارائه می دهند. وقتی نوبت به تجزیه و تحلیل یک شغل می‌رسد، آن‌ها هیچ گونه علاقه و ناپسندی ندارند. 

   

• نحوه انجام فرآیند: تصمیم گیری در مورد روشی که فرآیند تجزیه و تحلیل شغل باید انجام شود، مطمئناً گام بعدی است. یک رویکرد برنامه ریزی شده در مورد چگونگی انجام کل فرآیند برای بررسی یک کار خاص مورد نیاز است. 

   

• تصمیم گیری استراتژیک: اکنون زمان تصمیم گیری استراتژیک است. تصمیم گیری درباره میزان مشارکت کارکنان در فرآیند، سطح جزئیاتی که باید جمع آوری و ثبت شود، منابعی که داده ها از آنجا جمع آوری می شوند، روش های جمع آوری داده ها، پردازش اطلاعات و تفکیک داده های جمع آوری شده است. 

   

• آموزش تحلیلگر شغل: در مرحله بعد آموزش تحلیلگر شغل در مورد نحوه انجام فرآیند و استفاده از روش های انتخاب شده برای جمع آوری و کدگذاری مجدد داده های شغلی است. 

   

• آماده سازی فرآیند تجزیه و تحلیل شغل: ارتباط آن در سازمان مرحله بعدی است. مدیران منابع انسانی باید همه چیز را به درستی در میان بگذارند تا کارمندان حمایت کامل خود را از تحلیلگر شغل ارائه دهند. این مرحله همچنین شامل تهیه اسناد، پرسشنامه، مصاحبه و فرم های بازخورد می باشد. 

   

• جمع‌آوری داده‌ها: بعد جمع‌آوری داده‌های مرتبط با شغل از جمله مدارک تحصیلی کارکنان، مهارت‌ها و توانایی‌های مورد نیاز برای انجام کار، شرایط کاری، فعالیت‌های شغلی، سلسله مراتب گزارش‌دهی، ویژگی‌های انسانی مورد نیاز، فعالیت‌های شغلی، وظایف و مسئولیت‌های درگیر و رفتار کارکنان است. 

   

• مستندسازی، تأیید و بررسی: مستندسازی مناسب برای تأیید صحت داده‌های جمع‌آوری‌شده و سپس بررسی آن‌ها انجام می‌شود. این اطلاعات نهایی است که برای توصیف یک شغل خاص استفاده می شود. 

   

• توسعه شرح شغل و مشخصات شغلی: اکنون زمان تفکیک داده های جمع آوری شده به اطلاعات مفید است. شرح شغل نقش ها، فعالیت ها، وظایف و مسئولیت های شغل را توصیف می کند در حالی که مشخصات شغل بیانیه ای از صلاحیت تحصیلی، تجربه، ویژگی های شخصی و مهارت های مورد نیاز برای انجام کار است. 

بنابراین، فرآیند تجزیه و تحلیل شغل به شناسایی ارزش یک شغل خاص، استفاده از استعدادهای انسانی به بهترین شکل ممکن، حذف مشاغل غیر ضروری و تعیین استانداردهای سنجش عملکرد واقع بینانه کمک می کند.