جمع آوری اطلاعات مربوط به شغل مستلزم تلاش و زمان زیادی است. اگر هدف اصلی آن مشخص نباشد، ممکن است فرآیند دست و پا گیر شود. هر اطلاعاتی را می توان جمع آوری و ثبت کرد، اما اگر مشخص نباشد چه چیزی و چرا لازم است، ممکن است برای سلامتی و مالی سازمان خطرناک باشد.

قبل از شروع فرآیند تجزیه و تحلیل شغل، بسیار ضروری است که تصمیم بگیرید چه نوع محتوا یا اطلاعاتی باید جمع آوری شود و چرا. هدف از این فرآیند ممکن است از کشف خطرات پنهان برای سازمان یا ایجاد تناسب مناسب با شغل، ایجاد شیوه‌های استخدام مؤثر، تجزیه و تحلیل نیازهای آموزشی، ارزیابی شغل، تجزیه و تحلیل عملکرد یک کارمند، تعیین استانداردهای سازمانی و غیره باشد. هر یک از این اهداف به نوع اطلاعات یا محتوای متفاوتی نیاز دارد.

در حین جمع‌آوری محتوای مرتبط با شغل، یک تحلیلگر شغل یا شخص اختصاصی باید هدف این اقدام را بداند و سعی کند تا حد امکان داده‌ها را دقیق جمع‌آوری کند. اگرچه داده‌های جمع‌آوری‌شده بعداً به دو مجموعه تقسیم می‌شوند – شرح شغل و مشخصات شغل، اما اطلاعات در طول فرآیند تجزیه و تحلیل یک شغل خاص در سه دسته مختلف – محتوای شغل، زمینه شغلی و الزامات شغلی قرار می‌گیرند.

چه چیزی را جمع آوری کنیم؟

• محتوای شغلی
• زمینه شغلی
• الزامات شغلی

1. محتوای شغلی: حاوی اطلاعاتی در مورد فعالیت های شغلی مختلف موجود در یک شغل خاص است. این یک گزارش دقیق از اقداماتی است که یک کارمند باید در طول مدت تصدی خود انجام دهد. اطلاعات زیر باید توسط یک تحلیلگر شغل جمع آوری شود: 
   • وظایف یک کارمند
   • کاری که در واقع یک کارمند انجام می دهد
   • ماشین آلات، ابزار و تجهیزات مورد استفاده در هنگام انجام یک کار خاص
   • وظایف اضافی درگیر در یک شغل
   • سطح خروجی مطلوب (از یک کارمند چه انتظاری می رود؟)
   • نوع آموزش مورد نیاز
   شکل 1.1 طبقه بندی اطلاعات تجزیه و تحلیل شغل
   محتوا بستگی به نوع شغل در یک بخش یا بخش خاص دارد. برای مثال، محتوای شغلی یک کارگر خط کارخانه کاملاً با یک مدیر بازاریابی یا پرسنل منابع انسانی متفاوت است.

    

2. زمینه شغلی: زمینه شغلی به موقعیت یا شرایطی اشاره دارد که در آن یک کارمند یک کار خاص را انجام می دهد. مجموعه اطلاعات شامل موارد زیر خواهد بود: 
   • شرایط کاری
   • خطرات درگیر
   • چه کسی را گزارش کنید
   • که همه به او گزارش خواهند داد
   • خطرات
   • خواسته های جسمی و روحی
   • داوری

   مانند محتوای شغلی، داده‌های جمع‌آوری‌شده در این دسته نیز بسته به نوع شغل در یک بخش یا بخش خاص در معرض تغییر هستند.

    

3. الزامات شغلی: این موارد شامل الزامات اساسی اما خاص است که یک نامزد را واجد شرایط شغلی خاص می کند. داده های جمع آوری شده شامل: 
   • دانش یا اطلاعات اولیه مورد نیاز برای انجام موفقیت آمیز یک کار
   • مهارت‌های خاص مانند مهارت‌های ارتباطی، مهارت‌های فناوری اطلاعات، مهارت‌های عملیاتی، مهارت‌های حرکتی، مهارت‌های پردازش و غیره
   • توانایی شخصی شامل استعداد، استدلال، توانایی های دستکاری، مدیریت موقعیت های ناگهانی و غیرمنتظره، توانایی حل مسئله، توانایی های ریاضی و غیره
   • مدارک تحصیلی شامل مدرک، دیپلم، گواهینامه یا مجوز
   • ویژگی های فردی مانند توانایی سازگاری با محیط های مختلف، استقامت، تمایل، اخلاق کاری، اشتیاق به یادگیری و درک مطالب، رفتار با همکاران، زیردستان و ارشد، احساس تعلق به سازمان و غیره.

برای مشاغل مختلف، پارامترها متفاوت خواهد بود. آنها به نوع شغل، تعیین، درجه غرامت و مسئولیت ها و خطرات موجود در یک شغل بستگی دارند.