برنامه ریزی به معنای نگاه به آینده و تعیین مسیرهای عملی آینده است. این یک مرحله مقدماتی است. این یک فعالیت سیستماتیک است که تعیین می کند چه زمانی، چگونه و چه کسی قرار است یک کار خاص را انجام دهد. برنامه ریزی یک برنامه مفصل در رابطه با دوره های اقدام آینده است.

به درستی گفته می‌شود که « برنامه خوب نیمه تمام است ». بنابراین برنامه ریزی منابع انسانی و فیزیکی موجود و آینده سازمان را مورد توجه قرار می دهد تا هماهنگی مؤثر، مشارکت و تعدیل کامل حاصل شود. این عملکرد مدیریتی اساسی است که شامل تدوین یک یا چند برنامه دقیق برای دستیابی به تعادل بهینه نیازها یا تقاضاها با منابع موجود است.

به گفته اورویک، «برنامه ریزی یک استعداد ذهنی برای انجام کارها به شیوه ای منظم، فکر کردن قبل از اقدام و عمل در پرتو واقعیت ها به جای حدس و گمان است». برنامه ریزی تصمیم گیری بهترین جایگزین در میان سایر موارد برای انجام وظایف مدیریتی مختلف به منظور دستیابی به اهداف از پیش تعیین شده است.

به گفته Koontz & O’Donell، “برنامه ریزی از قبل تصمیم گیری در مورد اینکه چه کاری انجام شود، چگونه انجام شود و چه کسی آن را انجام دهد، است. برنامه ریزی فاصله بین جایی که در آن قرار داریم و جایی که می خواهیم برویم را پر می کند. چیزهایی را ممکن می‌سازد که در غیر این صورت رخ نمی‌دادند.»

مراحل عملکرد برنامه ریزی

عملکرد برنامه ریزی مدیریت شامل مراحل زیر است:

 

  1. تعیین اهداف

    1. برنامه ریزی نیاز به یک رویکرد سیستماتیک دارد.
    2. برنامه ریزی با تعیین اهداف و اهدافی که باید به آنها دست یافت شروع می شود.
    3. اهداف، منطقی برای انجام فعالیت های مختلف و همچنین نشان دهنده جهت گیری تلاش ها هستند.
    4. علاوه بر این، اهداف، توجه مدیران را بر نتایج نهایی متمرکز می‌کنند.
    5. در حقیقت، اهداف هسته‌ای را برای فرآیند برنامه‌ریزی فراهم می‌کنند. بنابراین، اهداف باید به زبانی واضح، دقیق و بدون ابهام بیان شوند. در غیر این صورت فعالیت های انجام شده بی اثر خواهد بود.
    6. تا آنجا که ممکن است، اهداف باید به صورت کمی بیان شوند. به عنوان مثال، تعداد افراد شاغل، دستمزد داده شده، واحدهای تولید شده، و غیره. اما چنین هدفی را نمی توان به صورت کمی مانند عملکرد مدیر کنترل کیفیت، اثربخشی مدیر پرسنل بیان کرد.
    7. چنین اهدافی باید از نظر کیفی مشخص شوند.
    8. از این رو اهداف باید عملی، قابل قبول، قابل اجرا و دست یافتنی باشند.

     

     

  2. ایجاد محل برنامه ریزی

    1. مقدمات برنامه ریزی مفروضاتی در مورد شکل پر جنب و جوش رویدادها در آینده است.
    2. آنها به عنوان مبنای برنامه ریزی عمل می کنند.
    3. ایجاد مکان های برنامه ریزی به تعیین محل تمایل به انحراف از برنامه های واقعی و علل چنین انحرافی مربوط می شود.
    4. این است که بفهمیم در طول عملیات چه موانعی بر سر راه تجارت وجود دارد.
    5. ایجاد فضاهای برنامه ریزی به دنبال انجام اقداماتی است که تا حد زیادی از این موانع جلوگیری کند.
    6. محل برنامه ریزی ممکن است داخلی یا خارجی باشد. داخلی شامل سیاست سرمایه گذاری سرمایه، روابط کار مدیریت، فلسفه مدیریت و غیره است. در حالی که خارجی شامل تغییرات اجتماعی، اقتصادی، سیاسی و اقتصادی است.
    7. اماکن داخلی قابل کنترل هستند در حالی که خارجی غیر قابل کنترل هستند.

     

     

  3. انتخاب روش جایگزین

    1. هنگامی که پیش‌بینی در دسترس است و محل ایجاد می‌شود، تعدادی از اقدامات جایگزین باید در نظر گرفته شود.
    2. برای این منظور، هر جایگزینی با سنجیدن مزایا و معایب آن با توجه به منابع موجود و نیازهای سازمان مورد ارزیابی قرار خواهد گرفت.
    3. مزایا، معایب و همچنین پیامدهای هر گزینه باید قبل از انتخاب مورد بررسی قرار گیرد.
    4. پس از ارزیابی عینی و علمی، بهترین جایگزین انتخاب می شود.
    5. برنامه ریزان باید از تکنیک های کمی مختلف برای قضاوت در مورد ثبات یک جایگزین کمک بگیرند.

     

     

  4. تدوین طرح های مشتق

    1. طرح های مشتق، طرح های فرعی یا فرعی هستند که به دستیابی به طرح اصلی کمک می کنند.
    2. طرح های ثانویه از طرح اولیه سرچشمه می گیرند. اینها برای حمایت و تسریع در دستیابی به برنامه های اساسی است.
    3. این طرح‌های جزئی شامل سیاست‌ها، رویه‌ها، قوانین، برنامه‌ها، بودجه‌ها، زمان‌بندی‌ها و غیره می‌شود. برای مثال، اگر حداکثر کردن سود هدف اصلی شرکت باشد، طرح‌های مشتقه شامل حداکثر کردن فروش، حداکثرسازی تولید و به حداقل رساندن هزینه‌ها خواهد بود.
    4. طرح های مشتق نشان دهنده برنامه زمانی و توالی انجام وظایف مختلف است.

     

     

  5. تامین همکاری

    1. پس از مشخص شدن برنامه ها، بهتر است افراد زیردستان یا کسانی که باید این برنامه ها را اجرا کنند، محرمانه در نظر بگیرید.
    2. اهداف پشت سر گذاشتن اعتماد به آنها عبارتند از:
      1. زیردستان ممکن است احساس انگیزه کنند زیرا در فرآیند تصمیم گیری دخیل هستند.
      2. سازمان ممکن است بتواند در تدوین و اجرای برنامه ها پیشنهادات و بهبودهای ارزشمندی را دریافت کند.
      3. همچنین کارکنان علاقه بیشتری به اجرای این طرح ها خواهند داشت.

     

     

  6. پیگیری/ارزیابی طرح ها

    1. پس از انتخاب یک روش خاص، عملی می شود.
    2. پس از اجرای طرح انتخابی، ارزیابی اثربخشی آن مهم است.
    3. این کار بر اساس بازخورد یا اطلاعات دریافتی از بخش ها یا افراد مربوطه انجام می شود.
    4. این امر مدیریت را قادر می سازد تا انحرافات را تصحیح یا طرح را اصلاح کند.
    5. این مرحله بین عملکرد برنامه ریزی و کنترل ارتباط برقرار می کند.
    6. پیگیری ها باید دوشادوش اجرای برنامه ها پیش برود تا با توجه به مشاهدات انجام شده، برنامه های آتی واقعی تر شود.

بدون نظر

پاسخ دهید